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Halber Zeitaufwand fürs Ausgabenmanagement: Wie Payhawk Kamera Express effizienter macht

Kamera Express ist ein führender Händler für Foto- und Videoequipment mit über 35 Filialen in den Niederlanden, Belgien, Deutschland und Luxemburg. Als Spezialist richtet sich das Unternehmen sowohl an Profis als auch an Hobbyfotografen – mit einem umfangreichen Sortiment an Produkten und Services. Neben den stationären Geschäften bietet Kamera Express ein inspirierendes Online-Shopping-Erlebnis sowie zahlreiche Workshops, die Kunden dabei unterstützen, ihre kreative Leidenschaft voll auszuleben.

Hauptsitz
Capelle aan den IJssel
Branche
Einzelhandel
Mitarbeitende
600
Payhawk-Kunde seit
December 2023
Beliebteste Produktfunktionen
  • Virtuelle Karten
  • Spesenabrechnungsprozess
  • Workflows
Ahmed Mustafa – Financial Controller bei Kamera Express

„Mit Payhawk konnte mein Kollege die Zeit, die er für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen aufwendete, halbieren.“

Ahmed Mustafa, Financial Controller bij Kamera Express

Das Leben vor Payhawk

Bei Kamera Express waren die Finanzprozesse vor der Einführung von Payhawk kompliziert und zeitraubend. Mitarbeitende ohne Firmenkreditkarte mussten Ausgaben zunächst aus eigener Tasche vorstrecken und anschließend einen aufwendigen manuellen Prozess durchlaufen, um ihre Auslagen erstattet zu bekommen. Ahmed Mustafa, Financial Controller bei Kamera Express, erklärt:

Für Erstattungen mussten Mitarbeitende ein Formular herunterladen, ausfüllen, von ihrer Führungskraft unterschreiben lassen und es dann per E-Mail an die Finanzabteilung senden. Dieser Prozess konnte sich über mehrere Tage hinziehen.

Zudem wurden Zahlungen über verschiedene Kanäle abgewickelt. Mitglieder der Geschäftsführung nutzten persönliche Karten einer traditionellen Bank, deren Transaktionen manuell in die Buchhaltung übernommen werden mussten. Gleichzeitig waren Abonnements auf unterschiedliche Karten im Unternehmen verteilt. Der Mangel an Flexibilität und Transparenz erschwerte ein effizientes Arbeiten erheblich.

Die Entscheidung für Payhawk

Kamera Express suchte nach einer Lösung, die den Erstattungsprozess vereinfachen, Transparenz bei Abonnements schaffen und mehr Flexibilität im Kartenmanagement bieten konnte. Nach einer umfassenden Prüfung verschiedener Anbieter entschied sich das Unternehmen für Payhawk.

Ahmed berichtet, warum:

Viele Anbieter haben ähnliche Lösungen im Portfolio, aber Payhawk bot genau die Funktionen, die wir gebraucht haben – und das zu einem fairen Preis. Es war die perfekte Lösung für unser Unternehmen.

Ausgabenkultur

Der erste Schritt zu einer smarten und effizienten Ausgabenkultur beginnt genau hier

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Benutzerfreundlich und flexibel

Die Entscheidung für Payhawk wurde maßgeblich durch die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität des Tools beeinflusst. Eine zentrale Funktion war die Möglichkeit, virtuelle Karten mit individuellen Limits zu erstellen – so mussten bei Team-Events oder operativen Ausgaben keine Beträge mehr vorgestreckt werden. Ahmed:

Mit Payhawk können wir virtuelle Karten erstellen und sofort Limits festlegen. Das verschafft uns deutlich mehr Kontrolle und Flexibilität.

Auch der Überblick über Abonnements hat sich dank der integrierten Abo-Verwaltung spürbar verbessert. Ahmed erhält nun automatische Benachrichtigungen über ungenutzte Abos. Durch einen einfachen Workflow wurde zudem das Spesenmanagement deutlich vereinfacht – und die Buchhaltung spart wertvolle Zeit.

Tausende Euro pro Jahr durch Mehrwertsteuer-Rückerstattung gespart

Die Vorteile von Payhawk wurden bei Kamera Express schnell sichtbar. Das Unternehmen hat nicht nur deutlich mehr Überblick über seine Ausgaben gewonnen, sondern profitiert auch von spürbaren Verbesserungen in den täglichen Abläufen und der Finanzverwaltung.

Eine der größten Veränderungen ist der enorme Zeitgewinn für das Team. Ahmed berichtet:

Die Bearbeitung von Spesenabrechnungen hat früher viel Zeit gekostet. Jetzt dauert das nur noch halb so lang.

Weniger Zeit für administrative Aufgaben bedeutet mehr Fokus auf das Wesentliche.

Auch in puncto Kosteneinsparung hat sich Payhawk klar bewährt. Durch den besseren Überblick bei der Mehrwertsteuer-Rückerstattung spart Kamera Express jährlich tausende Euro. Ahmed erklärt:

Mit Payhawk können wir die Mehrwertsteuer pro Spesenabrechnung exakt erfassen – das war vorher nicht möglich. So haben wir bereits tausende Euro gespart.

Der Einfluss von Payhawk auf die Ausgabenkultur

Die Einführung von Payhawk hat bei Kamera Express für mehr Transparenz und Kontrolle gesorgt. Mitarbeitende profitieren von der neuen Ausgaben-Flexibilität, während die Buchhaltung deutlich mehr Kontrolle über die Prozesse hat.

Dank Payhawk haben wir jetzt einen viel besseren Überblick über unsere Ausgaben und können schneller auf Veränderungen reagieren. Das fördert eine Kultur der Verantwortung und Effizienz.

Neugierig, wie Payhawk deine Ausgabenkultur verändern kann? Fordere noch heute eine Demo an und entdecke, wie du mit unserer Lösung Zeit und Geld sparen kannst.

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