Cuadriplicando la productividad en Discordia

Discordia es una de las 20 principales empresas de transporte y logística de Europa. Cuenta con más de 2400 empleados y una flota de más de 1500 camiones; ofrece transporte internacional por carretera, además de transporte de mercancías por ferrocarril, mar y aire, y opera en más de 70 países.

Discordia, que opera con más de 2000 conductores en más de 70 países, se enfrentaba cada vez a mayores retos. Procesar las más de 25.000 notas de gasto de la empresa requería introducir estos datos manualmente en su sistema ERP. Los recibos llegaban tarde, dañados o en otros idiomas, lo que ralentizaba la conciliación y aumentaba los errores. Los conductores dependían de sus tarjetas personales, lo que iba aparejado a retrasos, comisiones bancarias y poca capacidad de supervisión de los gastos. El acceso a fondos de emergencia durante los trayectos seguía siendo lento y problemático.

Comprar bienes durante los trayectos era igual de complicado. Para solicitar una compra, los conductores tenían que llamar al servicio de asistencia de Discordia y describir lo que necesitaban. A continuación, el servicio de asistencia registraba su solicitud y la remitía a un equipo de aprobación. Con cada eslabón en la cadena, se añadía tiempo de retraso. A menudo, no estaba claro quién debía aprobar cada solicitud concreta, por lo que las solicitudes se remitían a la persona errónea y era habitual tener que esperar mucho hasta su resolución.

Discordia implantó Payhawk para digitalizar y automatizar la gestión de los gastos de toda la empresa. Ahora, los conductores utilizan tarjetas corporativas y aplicaciones móviles para registrar los gastos al instante, lo que elimina el papeleo. Los equipos de Finanzas ya no necesitan introducir datos manualmente: los gastos se procesan y sincronizan automáticamente con su ERP, lo que elimina errores y ahorra tiempo. Las tarjetas preconcedidas permiten incorporar al instante a conductores nuevos o sustitutos.

Discordia amplió más tarde su uso de Payhawk para incluir las compras, justo cuando Payhawk lanzó su nuevo Agente de Compras por IA. El agente agiliza y simplifica las aprobaciones y las recargas de fondos, al tiempo que mantiene un control firme de las finanzas.

Ahora, los conductores solicitan fondos adicionales enviando un solo mensaje de chat. El Agente de Compras por IA de Payhawk convierte cada mensaje en una solicitud completa y la envía directamente al responsable adecuado para su aprobación. La matriz predefinida de aprobación aplica automáticamente las políticas de gastos correspondientes. El agente guía a los conductores paso a paso y los entiende en su propio idioma, algo esencial para un equipo multinacional en constante desplazamiento.

Se ha eliminado por completo el procesamiento manual de gastos y se ha multiplicado por cuatro la productividad. Los conductores ya no utilizan sus fondos personales ni elaboran informes manuales. Pagan con tarjetas de empresa y suben los recibos mediante la aplicación. Esto ahorra tiempo y mejora la satisfacción de los conductores, al tiempo que reduce el estrés financiero durante los trayectos. Los equipos financieros ahora disponen de visibilidad del gasto en tiempo real, lo que permite un mayor control y una mejor gestión de costes.

Las compras también se han agilizado hasta límites insospechados. Desde su implantación, Discordia ha gestionado más de 7000 solicitudes de compra a través del agente, unas 660 a la semana. Más de 2/3 se aprueban a los 32 minutos de su envío, el doble de rápido que antes, y la matriz de aprobación ha eliminado prácticamente los errores de asignación. Cada mes se tramitan solicitudes por valor de más de 350.000€. Alrededor de dos tercios de los gastos se concilian de manera automática a su solicitud, sin intervención manual.

La adopción también fue rápida. Dado que el agente parece chat normal, y no un sistema complejo, los conductores lo empezaron a utilizar casi de inmediato, sin importar sus conocimientos técnicos o su idioma.