Vervierfachung der Produktivität bei Discordia

Discordia zählt zu den 20 führenden Transport- und Logistikunternehmen Europas. Mit mehr als 2.400 Mitarbeitenden und einer Flotte von über 1.500 Lkws bietet das Unternehmen internationalen Straßentransport sowie Speditionsdienstleistungen für Schienen-, See- und Luftfracht in mehr als 70 Ländern an.

Discordia beschäftigt über 2.000 Fahrer in mehr als 70 Ländern und stand vor wachsenden Herausforderungen. Die monatliche Verarbeitung von über 25.000 Ausgabenbelegen erforderte die manuelle Eingabe in das ERP-System. Belege gingen verspätet, beschädigt oder in Fremdsprachen ein, was die Abstimmung verlangsamte und mehr Fehler verursachte. Die Fahrer waren auf private Karten angewiesen, was zu Verzögerungen, Bankgebühren und eingeschränkter Ausgabenkontrolle führte. Auch der Zugriff auf Notfallmittel während der Fahrten blieb langsam und umständlich.

Der Kauf von Waren unterwegs war ebenso aufwendig. Um einen Einkauf zu beantragen, mussten Fahrer beim Helpdesk von Discordia anrufen und ihren Bedarf schildern. Der Helpdesk registrierte dann ein Ticket und leitete es an ein Genehmigungsteam weiter – jede Weitergabe führte zu weiteren Verzögerungen. Oft war unklar, wer eine bestimmte Anfrage genehmigen sollte, sodass falsch weitergeleitete Anfragen und lange Wartezeiten häufig vorkamen.

Discordia hat Payhawk eingeführt, um das Ausgabenmanagement im gesamten Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Fahrer nutzen jetzt Firmenkarten und Mobile Apps, um Ausgaben sofort zu erfassen – ganz ohne Papierkram. Finanzteams müssen Daten nicht mehr manuell eingeben: Ausgaben werden automatisch verarbeitet und mit dem ERP synchronisiert. Das reduziert Fehler und spart Zeit. Bereits im Voraus ausgestellte Karten werden an neue oder Ersatzfahrer ausgegeben.

Discordia weitete Payhawk auf die Beschaffung aus, gerade als Payhawk seinen neuen Procurement AI Agent einführte. Der Agent macht Genehmigungen und Aufstockungen von Geldmitteln schnell und intuitiv, während das Finanzteam die volle Kontrolle behält.

Fahrer fordern zusätzliche Geldmittel jetzt mit einer Nachricht im Chat an. Der Procurement AI Agent von Payhawk wandelt jede Nachricht in eine vollständige Anfrage um und leitet sie direkt an die zuständige genehmigende Person weiter. Eine vordefinierte Genehmigungsmatrix wendet automatisch die passenden Ausgabenrichtlinien an. Der Agent begleitet die Fahrer Schritt für Schritt und versteht sie in ihrer jeweiligen Sprache – entscheidend für ein multinationales Team unterwegs.

Die manuelle Bearbeitung von Ausgaben wurde vollständig abgeschafft, wodurch sich die Produktivität vervierfacht hat. Fahrer nutzen keine privaten Mittel mehr und müssen keine manuellen Berichte erstellen. Sie bezahlen mit Firmenkarten und laden Belege über die App hoch. Das spart Zeit, erhöht die Zufriedenheit der Fahrer und reduziert die finanzielle Belastung unterwegs. Finanzteams haben nun Ausgabentransparenz in Echtzeit, was eine stärkere Kontrolle und ein besseres Kostenmanagement ermöglicht.

Auch die Beschaffung wurde erheblich beschleunigt. Seit der Einführung hat Discordia über den Agenten mehr als 7.000 Bestellanfragen bearbeitet, rund 660 pro Woche. Mehr als zwei Drittel werden innerhalb von 32 Minuten nach der Einreichung genehmigt – doppelt so schnell wie zuvor. Die Genehmigungsmatrix hat Weiterleitungsfehler praktisch vollständig beseitigt. Monatlich werden Anfragen im Wert von über 350.000 € über das System abgewickelt. Rund zwei Drittel der Ausgaben werden automatisch und ohne manuelle Eingriffe der jeweiligen Anfrage zugeordnet.

Auch die Einführung verlief schnell. Da sich der Agent wie ein gewöhnlicher Chat und nicht wie ein komplexes System anfühlt, nahmen die Fahrer ihn unabhängig von ihren technischen Kenntnissen oder ihrer Sprache nahezu sofort an.