IA et automatisation : le secret de la performance des DAF

Les responsables des départements Finance doivent être capables de se poser quotidiennement les bonnes questions afin de favoriser la croissance financière de leur entreprise et d’améliorer les flux de trésorerie.

Adopter des solutions technologiques financières adaptées peut leur permettre de mener leur entreprise sur la voie de la réussite. À titre d’exemple, le cabinet de conseil McKinsey prévoit de mettre à contribution l’IA pour automatiser jusqu’à 30 % des tâches de ses équipes au Royaume-Uni, dans l’Union européenne et aux États-Unis.

Toutes les solutions ne sont néanmoins pas forcément adaptées aux besoins des entreprises et la qualité des décisions dépend souvent des outils dont celles-ci disposent. Malheureusement, il arrive souvent qu’une solution qui était destinée à vous faciliter la tâche se révèle être un handicap et ralentisse le travail de vos équipes en freinant l’innovation.

Selon le rapport de Payhawk intitulé « Dans la tête du DAF : rationaliser la Finance pour accélérer la croissance », 98 % des responsables de départements Finance estiment que les solutions technologiques financières les aident à prendre de meilleures décisions. Pourtant, 93 % des DAF ont des difficultés à en tirer parti, car leurs écosystèmes sont trop disparates et leurs données déconnectées.

C’est pourquoi il est essentiel d’investir dans une solution financière adaptée afin d’exploiter les informations pertinentes et d’optimiser la prise de décisions. Nous allons nous intéresser aux conditions que doivent remplir ces technologies pour aider votre entreprise en 2025.

La fintech comme partenaire de confiance pour améliorer la prise de décisions

La vaste majorité (91 %) des chefs d’entreprise considèrent les technologies financières comme des outils précieux qui permettent de prendre de meilleures décisions. Pourtant, ils sont nombreux à avoir des difficultés à se décider face à la multitude d’options qui s’offrent à eux et à déterminer quelle solution sera la mieux adaptée à leurs besoins et à leurs priorités.

Voici cinq critères que les solutions financières doivent remplir pour permettre à votre entreprise de poursuivre sa croissance tout en minimisant les risques :

1. Rassembler, intégrer et synthétiser les données pour prendre des décisions plus rapidement

Les meilleurs outils financiers ne se contentent pas de réduire la charge de travail de vos équipes, ils favorisent également une meilleure prise de décisions, tout en permettant d’exécuter les tâches plus rapidement. Grâce à eux, vos équipes disposent d’informations en temps réel, essentielles à des décisions stratégiques.

Par exemple, les entreprises qui utilisent l'IA pour leurs rapports financiers constatent une augmentation de 33 % de leur productivité et de 37 % de leur précision, tout en réduisant de quatre jours la durée de la clôture mensuelle.

2. Monitorer efficacement les informations pour atteindre les objectifs fixés

Si votre entreprise dispose de plusieurs entités ou filiales, il est nécessaire d’avoir de la visibilité sur toutes les dépenses engagées. Pour cela, recherchez des solutions qui proposent des fonctionnalités comme le tableau de bord de suivi, le rapprochement en temps réel etc. C’est le cas de Payhawk : notre plateforme permet à l’équipe Finance de se concentrer sur les éléments qui nécessitent vraiment leur attention (flux de liquidités, dépenses non autorisées, ou mouvements anormaux) pendant que tout le reste est automatisé.

En disposant d’une vue d’ensemble de la situation financière de l’entreprise, il est alors possible d’ajuster avec confiance vos stratégies en vous alignant sur les objectifs de l’entreprise.

3. Gagner en productivité et en précision

Afin de prendre une longueur d’avance sur la concurrence au sein d’un marché extrêmement compétitif, il est impératif de faire preuve de rapidité, néanmoins :

• Près de la moitié (47 %) des collaborateurs qui utilisent des outils numériques ont des difficultés à trouver les données dont ils ont besoin pour travailler de manière efficace.
• Même si 81 % des entreprises considèrent que leur prise de décisions devrait s’appuyer sur des informations tirées de leurs données, la plupart estiment qu’elles exploitent ces dernières de manière inefficace.
• En adoptant des outils technologiques adaptés, les équipes Finance peuvent accéder aux données de manière efficace, et évaluer rapidement l’impact d’une hausse des matières premières sur les marges bénéficiaires par exemple, ce qui permet d’ajuster le prix des produits ou de renégocier avec les fournisseurs. Les entreprises qui s'appuient sur des données font état d’une productivité et d’une rentabilité respectivement supérieure de 6 % et 5 % par rapport à la concurrence.

4. Se tourner vers l'avenir pour faire face aux aléas

Les membres des équipes Finance passent en moyenne 75 % de leur temps à collecter des données, ce qui ne leur permet d’en consacrer que 25 % à l’analyse de ces dernières afin de prendre de meilleures décisions.

Grâce à l’analyse prédictive et aux prévisions avancées obtenues à partir de données historiques internes et externes, ces outils permettent de contrôler certains aspects essentiels, comme les liquidités, les dépenses et les stocks. Cela permet d’élaborer des stratégies proactives afin de réduire les risques, d’éviter les dépenses imprévues et d’améliorer les performances globales de l'entreprise.

Les entreprises qui s’appuient sur de l'analytique avancée ont 2,7 fois plus de chances de faire partie des plus performantes au sein de leur secteur d’activité. Cela leur permet non seulement d’obtenir des informations de meilleure qualité, mais également de garder une longueur d’avance sur la concurrence.

5. Renforcer la conformité réglementaire et optimiser la gestion des risques

La sécurité des données financières de votre entreprise est une priorité absolue. De l'authentification biométrique sur notre application mobile aux connexions chiffrées, nos clients peuvent fonctionner en ayant confiance dans le fait que seules les personnes autorisées ont accès aux informations financières. La plateforme Payhawk offre notamment les fonctionnalités suivantes :

• Authentification 2FA,
• Données chiffrées conformément à la norme AES 256,
• Authentification unique via Okta, Microsoft Azure et Google Workspace,
• Paiements sécurisés 3D pour protéger les transactions en ligne,
• Conformité parfaite avec les normes ISO 27001, SOC 2 Type 2 et PCI DSS,
• Tests de résistance réguliers permettant de s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données.

Simplifier le processus de gestion des dépenses grâce à des intégrations SIRH

Permettre aux équipes de dépenser comme elles le souhaitent tout en contrôlant les dépenses et en gardant une trace des entrées et des sorties peut être un véritable casse-tête, surtout lorsque vos équipes s’agrandissent. Mais la gestion des liquidités de l'entreprise peut être simplifiée.

Une solution de gestion des dépenses adaptée vous permet d'intégrer ou de retirer instantanément les membres de l'équipe qui quittent l'entreprise, en donnant aux équipes RH et IT un moyen simple et automatisé de contrôler l’accès aux cartes d'entreprise.

L’automatisation de ces processus permet d’éliminer les tâches manuelles fastidieuses et de minimiser le risque d'erreurs, en maintenant ainsi le contrôle sur les dépenses de votre entreprise.

Gérer des outils disparates : un véritable casse-tête pour les équipes Finance et les DAF

Les solutions financières « tout-en-un » présentent un avantage certain par rapport aux écosystèmes composés d’outils multiples :

Pour procéder à la clôture mensuelle à partir de multiples solutions déconnectées – systèmes de cartes distincts, virements bancaires, logiciels de gestion des notes de frais, logiciels de comptabilité – il faut produire un rapport par solution. La charge de travail liée à la saisie et à la vérification des données critiques s’en trouve décuplée. Cette fragmentation est source d'inefficacité et de retards, ce qui empêche de préparer rapidement des documents financiers exacts.

Les efforts de recherche manuels liés aux reçus papier perdus ou manquants représentent une perte de temps et d’énergie considérable. Or, sans ces documents, c'est l’entreprise qui risque de ne pas bénéficier de déductions fiscales, ce qui peut avoir un impact sur la rentabilité et freiner la croissance.

Les outils de rapprochement manuels ont un impact sur le résultat net. En effet, en l’absence de données financières synchronisées, l’équipe Finance se retrouve obligée d’extraire les informations de chaque système et de les comparer aux relevés bancaires. Elle doit ensuite vérifier les chiffres plusieurs fois et espérer n’avoir fait aucune erreur. Un tel processus est non seulement lent, mais coûteux. Les heures supplémentaires et éventuelles erreurs dans les rapports financiers représentent alors des coûts additionnels pour l’entreprise.

Comment trouver le juste équilibre entre standardisation et spécificités locales ?

Même si elles ont opéré leur transformation numérique et adopté des outils qui répondaient à leurs différents besoins, il arrive souvent que les entreprises finissent par disposer d’un trop grand nombre de solutions. Il est alors temps d’opter pour une solution tout-en-un, boostée à l'IA, qui offre des capacités d’automatisation ainsi que d’autres fonctionnalités avancées.

Gérez efficacement les informations grâce à l'extraction, à l'intégration et à l'analyse des données.

Pour assurer une bonne gestion des données et minimiser le risque d’erreur, il est essentiel de disposer d’une solution technologique qui dispose des fonctionnalités nécessaires pour accélérer le partage et favoriser la cohérence des données.
En voici quelques-unes :

• Une application mobile dotée d'un appareil photo IA et de la technologie OCR afin d’extraire les données essentielles des justificatifs de dépenses,
• Des workflows d’approbation automatisés pour les notes de frais, les factures et les bons de commande,
• Un suivi automatisé des frais kilométriques pour les déplacements professionnels, qui inclut un calcul des distances parcourues et des coûts associés,
• Un logiciel de gestion des notes de frais ou une API qui transfère les données vers des tableaux de bord personnalisables afin de bénéficier d’une vue d’ensemble rapide sur les informations financières,
• Des intégrations natives entre avec vos outils RH, votre ERP ou votre logiciel comptable,
• Des capacités d’analyse prédictive pour mieux comprendre les défis à venir et repérer les opportunités à saisir.

Optimisez le suivi, la visibilité et le contrôle grâce à un logiciel de gestion des notes de frais efficace

Afin d’éviter les réunions de dernière minute pour régler des problèmes de dépenses excessives, il est important d’opter pour une technologie qui offre une vue d’ensemble et un contrôle en temps réel sur les transactions, les dépenses et les flux de trésorerie.

Grâce à Payhawk, vous pouvez optimiser vos flux de trésorerie et vos dépenses, quel que soit l'endroit où vous opérez. Notre solution de gestion des notes de frais permet à votre équipe :

• De collecter toutes les informations sur les dépenses professionnelles effectuées par les collaborateurs grâce aux cartes d'entreprise Payhawk, y compris des détails spécifiques sur les transactions, comme l'heure, le lieu et le vendeur. Les plafonds de dépenses ajustables et le blocage des retraits DAB renforcent la responsabilité budgétaire et la sécurité.
• D’accéder à des fonctionnalités permettant de contrôler les flux de trésorerie entre les différentes entités et devises et d'accélérer la clôture mensuelle grâce à notre solution de gestion multi-entités. Vous bénéficiez également d'un suivi, d'une visibilité et d'un contrôle efficaces sur vos dépenses grâce à nos tableaux de bord.
• D’optimiser le reporting financier et d’améliorer la visibilité et le contrôle sur les dépenses grâce à nos filtres.

Avant l’adoption de Payhawk, Astrid & Miyu, marque internationale de bijouterie, gérait ses dépenses à l'aide de plusieurs outils : une solution pour les remboursements d’avances de frais et un système de gestion des notes de frais en plug-in.

Stephen Wilkinson, Directeur Finance et Opérations chez Astrid & Miyu, raconte :

Avant l’adoption de Payhawk, nous employions plusieurs méthodes disparates et inadaptées, qui allaient de notre système de remboursement d’avances de frais à une plateforme qui ne répondait pas à nos besoins.

Le rapprochement comptable et la classification des dépenses prenaient également beaucoup de temps et il était difficile de suivre les dépenses liées aux différentes boutiques et projets.

Depuis l’adoption de Payhawk, l’équipe Finance est parvenue à :

• Diviser le temps de traitement des dépenses par trois – en permettant à l’équipe Finance de gagner plus de 40 heures par semaine
• Traiter plus de 15 000 notes de frais en un an, soit près de 1 500 par mois
• Procéder à la clôture mensuelle deux jours plus tôt, comparé au système précédent
• Offrir une solution à 137 détenteurs de cartes et à 224 utilisateurs répartis dans quatre pays, tout en garantissant une gestion des dépenses fluide dans plusieurs devises
• Se débarrasser des avances de frais non nécessaires

Selon Lucy Payne, Responsable du contrôle financier et du reporting chez Astrid & Miyu :

Lorsque nous avons sélectionné Payhawk, il ne s’agissait pas simplement de résoudre nos problèmes actuels. Nous avions besoin d’une plateforme qui nous aide à mettre à l’échelle nos processus et à faire face aux futures évolutions - et Payhawk remplissait toutes les conditions.

Automatiser les tâches financières répétitives pour améliorer l'efficacité opérationnelle et réduire les coûts

Les équipes Finance consacrent souvent trop de temps au travail administratif routinier, au détriment de tâches plus stratégiques. L'automatisation des processus financiers permet de prendre en charge ce travail chronophage, de se libérer du temps, d’améliorer l'efficacité et, in fine, d’obtenir de meilleurs résultats. Grâce à Payhawk, vous pouvez :

• Automatiser le Procure-to-Pay pour un traitement des dépenses en temps réel. Grâce aux capacités d’automatisation des factures fournisseurs, il n’est plus nécessaire de passer d’un outil à l’autre afin d’approuver les dépenses. Votre équipe bénéficie d'un rapprochement automatique entre les e-mails, les factures et les reçus. Vous pouvez également fixer des limites pour des dépenses spécifiques. Ainsi, les transactions inférieures au montant plafond sont approuvées automatiquement. Les transactions qui dépassent ces paramètres sont signalées et bloquées.
• Optimiser et accélérer les paiements au sein d’une seule et même plateforme. Les remboursements d’avances de frais et les paiements des fournisseurs internationaux peuvent se révéler coûteux et le processus lent et fastidieux. Grâce à notre fonctionnalité de paiements internationaux, le règlement des factures est moins onéreux. Les clients Payhawk ont accès à de multiples devises et à des IBAN dédiés afin de protéger leurs liquidités.
• Générer automatiquement des rapports sur les dépenses essentielles. La clôture mensuelle est facilitée à l’aide d’outils financiers adaptés. Le processus devient alors rapide et facile et vous pouvez importer et mettre à jour votre plan comptable, vos catégories de dépenses et vos taux d'imposition grâce à notre solution de gestion des dépenses et des champs personnalisés étendus.

Optez pour une solution qui répond à vos enjeux

Voici quatre conseils pour faire le bon choix en matière de gestion des dépenses :

1. Prenez du recul et évaluez les forces et les faiblesses de vos outils financiers existants.
2. Comblez les éventuelles lacunes, en commençant par les domaines qui vous rapporteront le plus, comme la gestion des dépenses. Mettez-vous en quête de solutions intégrées, complètes et sécurisées qui tirent parti de l'automatisation pour obtenir les meilleurs résultats possibles.
3. Assurez-vous de l'adhésion de toutes les équipes. Puis, planifiez le changement de solution en procédant à des déploiements progressifs et en ajustant votre approche en fonction des résultats.
4. Enfin, proposez à vos équipes une formation adaptée concernant l'utilisation des outils financiers afin d'augmenter le taux d'adoption.

En suivant ces quelques étapes, vous serez en mesure de vous doter des outils financiers qui mettront votre équipe et votre entreprise sur la voie de la réussite.

Vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme Payhawk ? Prenez le temps de découvrir notre démo interactive.