Tout ce que vous devez savoir sur les cartes virtuelles

Les cartes virtuelles contribuent à transformer la façon dont les entreprises gèrent leurs dépenses professionnelles. Bien sûr, tous les fournisseurs et toutes les solutions ne se valent pas, mais les cartes virtuelles offrent un suivi des dépenses en temps réel, un contrôle des dépenses amélioré et des analyses détaillées qui permettent de prendre des décisions financières plus éclairées.

Qu'est-ce qu'une carte virtuelle ?

Tout comme les cartes d’entreprise physiques, les cartes virtuelles sont liées au fonds de votre entreprise (et non au compte personnel d'un salarié). En termes d'utilisation, elles sont similaires à une carte de crédit ou de débit classique, sauf qu'elles sont virtuelles. En d'autres termes, elles permettent aux employés d'effectuer des paiements professionnels directement et à distance avec n'importe quel appareil compatible NFC.

Votre équipe peut utiliser ces cartes d'entreprise pour tous types de dépenses professionnelles : des fournitures de bureau aux frais de déplacements professionnels. Pour obtenir des cartes virtuelles, les salariés peuvent généralement en faire la demande via une application en ligne. Ils obtiennent ensuite un numéro de carte unique et toutes les dépenses peuvent être effectuées en quelques clics, débitées directement sur le compte d'entreprise approprié.

Quelles fonctionnalités rechercher pour une carte virtuelle ?

Les cartes virtuelles sont désormais un élément essentiel de la boîte à outils des équipes Finance. En effet, elles simplifient la gestion des dépenses de manière globale, en offrant des fonctionnalités qui deviennent incontournables :

• Gestion efficace des notes de frais : Centralisez et contrôlez toutes les notes de frais de vos salariés à partir d’une plateforme unique pour toutes vos entités.
• Optimisation des processus : Simplifiez vos processus comptables en automatisant le rapprochement des factures et évitant les remboursements manuels.
• Contrôle des dépenses : Fixez des limites et intégrez vos propres politiques de dépenses pour mieux contrôler l'utilisation des fonds.
• Accès à distance sécurisé : Accédez à distance aux fonds de l'entreprise par le biais d’une plateforme sécurisée, pour limiter le risque de fraude ou de dépenses non autorisées.
• Enregistrement et catégorisation automatique des dépenses : Suite à chaque transaction par carte virtuelle, votre dépense est enregistrée et catégorisée automatiquement, il suffit de prendre en photo le reçu et le tour est joué !
• Facilité de gestion des voyages d'affaires : Gérez tous vos frais de déplacements professionnels en quelques clics grâce à notre application mobile.

Les cartes d'entreprise virtuelles sont-elles sécurisées ?

Pour ceux qui ne connaissent pas le fonctionnement des cartes d'entreprise virtuelles, la sécurité peut être un sujet de préoccupation. Cependant, c’est une priorité absolue pour les fournisseurs de cartes d’entreprise.

Chez Payhawk, la sécurité est un élément fondamental de notre plateforme. Nos cartes virtuelles sont protégées par des mesures de sécurité avancées, qui garantissent l'intégrité des transactions et la protection des fonds de l'entreprise :

• L'authentification à deux facteurs. Il s'agit d’un système d'authentification qui nécessite plusieurs niveaux de vérification pour autoriser les transactions.
• Des fonctionnalités de contrôle et le blocage automatique des cartes. En fixant des limites de dépenses et des contrôles en cas d'urgence ou de suspicion de fraude, vous pouvez bloquer ou désactiver les transitions non autorisées.
• Enregistrement détaillé des transactions. Les transactions par carte virtuelle sont enregistrées, de façon à identifier rapidement les activités suspectes.

Les avantages des cartes d'entreprise virtuelles

Outre la sécurité, les cartes virtuelles offrent de nombreux avantages par rapport aux cartes d’entreprise classiques :

1. Flexibilité et agilité. Les cartes virtuelles sont numériques, ce qui signifie que vous pouvez générer et attribuer des cartes d'entreprise à vos employés instantanément, sans délai ni frais de livraison. Par conséquent, vous pouvez rapidement distribuer les cartes dans toute l'organisation et vos collaborateurs peuvent payer ce dont ils ont besoin beaucoup plus rapidement, favorisant ainsi l'agilité et la flexibilité.
2. Contrôle et transparence. Comme évoqué plus haut, les cartes de paiement virtuelles offrent davantage de contrôle et de visibilité sur vos dépenses professionnelles, car elles fournissent des données détaillées en temps réel sur chaque transaction.
3. Réduction des coûts et durabilité. Les cartes virtuelles n’entraînent pas de coûts liés à l'émission et à l'envoi des cartes (commissions, dépenses matérielles, etc.) et participent ainsi au respect de l'environnement grâce à la réduction de l'utilisation du plastique.
4. Sécurité renforcée. Les cartes virtuelles disposent d’un niveau de sécurité avancé grâce à des fonctionnalités telles que la tokenisation ou l'authentification multifacteur, ce qui réduit le risque de fraude.
5. Transformation digitale. Les cartes virtuelles participent à une démarche de digitalisation et de dématérialisation des processus financiers, et s’inscrivent dans une volonté de permettre aux équipes de travailler à distance et d’avoir un accès immédiat aux outils financiers.

L’exemple de Kolsquare : une carte pour chaque collaborateur

Depuis le déploiement de Payhawk, les cycles de vie des dépenses sont devenus nettement plus rapides, et c’est un gain de temps considérable pour les collaborateurs Kolsquare. La gestion des notes de frais est devenue simple et rapide, grâce aux cartes d’entreprise, à la personnalisation des workflows d’approbations et aux remboursements automatisés.

Auparavant, chaque collaborateur Kolsquare devait créer une nouvelle carte pour chaque dépense. Autre alternative : utiliser directement la carte professionnelle d’Alexis Klahr, le DAF. Ces méthodes étaient, soit chronophages, soit peu agiles lorsqu’il faut utiliser la carte pour des déplacements professionnels par exemple. Désormais, les collaborateurs Kolsquare disposent d’une carte Payhawk par personne. Pour Alexis Klahr, “la transition vers une carte par personne avec Payhawk a été un changement décisif, cela autonomise et responsabilise les équipes.”

Comme Kolsquare, vous souhaitez passer aux cartes d’entreprise ? Prenez rendez-vous avec l’un de nos experts.