“De CFO is de nieuwe CIO” is een uitspraak die onze klanten regelmatig gebruiken. Wat is de oorsprong van deze uitspraak? Aan de ene kant komt dit door de toenemende technologiestack van de CFO. Aan de andere kant oefent digitalisering steeds meer invloed uit op het functioneren van bedrijven, wat betekent dat dit ook vaker op de strategische agenda van de CFO verschijnt.
Toch is slechts 35% van de CFO's van mening dat hun huidige techstack beantwoordt aan de eisen van hun onderneming. In deze blog bespreken we hoe een technologietool modern uitgavenbeheer kan bevorderen en tot een positieve uitgavencultuur kan leiden.
Finance professionals streven ernaar om financiële processen zoveel mogelijk te automatiseren, zodat zij zich kunnen richten op het nemen van strategische beslissingen. Dit geldt ook voor het automatiseren van uitgavenbeheer.
Met een effectief uitgavenbeheersysteem kunnen de CFO en het finance-team een grote digitaliseringsslag maken binnen de organisatie, en onder meer de tijd die besteed wordt aan de maandafsluiting drastisch terugdringen. Dit draagt bij aan tijdwinst voor de finance-afdeling, maar ook aan vereenvoudiging van het werk en aan een productiever werkklimaat.
Andere voordelen die je kan halen uit een effectiever en gedigitaliseerd uitgavenbeheer systeem zijn:
Bovendien leidt de inzet van een uitgaventool tot een grote besparing op de tijd die verloren gaat aan het achterhalen van declaraties. Veel werknemers dienen declaraties niet in door werkdruk of kwijtgeraakte bonnetjes. Daarnaast vindt 39% het invullen van formulieren en 24% het verzamelen van bonnetjes hinderlijk. Uit onderzoek van Payhawk blijkt dat slechts 31% van de bedrijven een vastomlijnde uitgavencultuur heeft, met bijbehorende technologie. Digitale declaratiesystemen nemen deze drempels weg, versnellen het proces en zorgen voor efficiënter uitgavenbeheer.
Dit merkt ook Hans Unger, Business Manager bij Pathé:
Het gebruiksgemak [van Payhawk] voor de theatermanagers is enorm. Ze scannen een bonnetje, en het systeem vult alles automatisch in. Geen gedoe meer met papieren declaraties.
Bij het implementeren van een goede uitgaventool of techstack stuiten CFO’s vaak op weerstand van werknemers. Daarom is het belangrijk om bij de keuze voor een uitgavenbeheertool rekening te houden met de volgende factoren:
Petyo Kozarov, chauffeur bij transport & logistiek bedrijf Discordia, ervaart als intensieve gebruiker van de Payhawk app veel voordelen sinds de implementatie:
Voor mij is Payhawk een grote verbetering, omdat ik nu altijd aangewezen bedrijfsmiddelen heb als ik onderweg ben. Ik hoef geen persoonlijke middelen meer te gebruiken voor parkeergeld, tol of boetes. En ik hoef geen extra rapportages meer te maken – met de mobiele app van Payhawk maak ik foto's van bonnetjes, en die gaan rechtstreeks naar het kantoor.
Technologie biedt tal van voordelen voor uitgavenbeheer. Ten eerste zorgt het voor een aanzienlijke tijdsbesparing. Door processen te automatiseren, kunnen werknemers zich richten op belangrijker taken in plaats van op administratieve rompslomp. Daarnaast verhoogt technologie de nauwkeurigheid van uitgavenbeheer. Digitale systemen minimaliseren menselijke fouten en zorgen voor een betere controle en transparantie van uitgaven. Dit leidt tot een efficiënter gebruik van middelen, minder frustratie en tot een betere financiële gezondheid van de organisatie.
Ook Neli Dobreva, Lead of Process & Technology Center of Excellence bij Baton, ervaart de voordelen van digitale tools:
Met traditionele bankkaarten hadden we geen zicht op de uitgaven van chauffeurs en hun behoefte aan extra limiet. In het verleden moesten we geld overmaken naar de debetkaarten van onze medewerkers, maar nu staan we hen toe om tot een bepaald limiet uit onze bedrijfsrekeningen te besteden. Met Payhawk-kaarten zie je direct wie wat, wanneer en waarom heeft uitgegeven én kun je het uitgavenbeleid indien nodig aanpassen.
Een ander belangrijk voordeel is het real-time inzicht dat technologie biedt. Dashboards tonen actuele data waarmee bedrijven direct inzicht krijgen in hun financiële situatie. Dit stelt CFO's in staat om snel en accuraat de juiste beslissingen te nemen. Real-time dashboards helpen ook bij het identificeren van trends en afwijkingen, waardoor bedrijven proactief kunnen reageren op financiële uitdagingen en kansen.
Vóór Payhawk, had AthenaStudies geen real-time inzicht in uitgaven. Dit resulteerde zelfs in onnodige kosten, omdat bepaalde abonnementskosten bleven doorlopen zonder dat ze daadwerkelijk werden gebruikt. Jan-Willem Gmelig Meyling vertelt over de situatie vóór en ná Payhawk:
Onze grootste uitdaging was het hoge transactievolume en de beperkte toegang tot kaartafschriften door gebrekkige ondersteuning van de bank. We hadden totaal geen zicht op waar de kosten naartoe gingen. Pas bij de jaarafsluiting, tijdens het opstellen van het jaarrekeningdossier, konden we alle kaartafschriften downloaden—en zelfs dan maakten we alleen verzamelboekingen. Daardoor ontbrak real-time inzicht in onze marketing- en IT-uitgaven. Nu hebben we dat wél, per maand en per leverancier.
De toekomst van uitgavenbeheer ligt in de integratie van AI (kunstmatige intelligentie) en machine learning. Deze technologieën kunnen patronen en trends in uitgaven analyseren, waardoor CFO's beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. AI kan ook voorspellende analyses uitvoeren, waardoor finance teams proactief kunnen inspelen op financiële uitdagingen.
Machine learning kan bovendien helpen bij het opsporen van frauduleuze activiteiten; dit door afwijkingen in uitgavenpatronen te identificeren. Met inzet van AI en machine learning kunnen organisaties hun uitgavenbeheer naar een hoger niveau tillen en een sterke, toekomstbestendige financiële strategie ontwikkelen.
Hans Unger, Business Manager bij Pathé is het daarmee eens:
AI kan ons helpen met het analyseren van financiële data en het signaleren van patronen die we anders misschien niet zouden zien.
Voor CFO's is het essentieel om de juiste technologietools te integreren in hun uitgavenbeheer teneinde een efficiënte en transparante uitgavencultuur te creëren. Door te investeren in moderne technologieën, kunnen CFO's en finance teams niet alleen hun huidige processen verbeteren, maar ook strategische voordelen behalen en zich beter voorbereiden op de toekomst. Vraag vandaag nog een demo aan en ontdek hoe tech jouw bedrijf kan helpen.
In haar rol als Content Manager koestert Nerissa Goedhart haar passie om waardevolle inzichten en oplossingen te delen via boeiende content. Dit, met een duidelijke missie om bedrijven in de regio te helpen, inspireren en motiveren om hun uitgavenbeheer te verbeteren.
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven van je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
