Budget 2025 : l’heure est aux prévisions

Alors que nous entamons le dernier trimestre de l'année 2024, c'est le moment idéal pour les DAF et les responsables financiers de faire le point sur l'année écoulée et de planifier les mois à venir. Plutôt prudent, vous avez réussi à tenir vos budgets ? Ou plutôt dépensier et la fin de l’année est serrée ? Voyons donc comment tirer les leçons de tout cela afin d’identifier les ajustements nécessaires et prendre des décisions éclairées l'année 2025.

Évaluer l’année 2024

Passons d’abord en revue les mois écoulés : qu'est-ce qui a bien fonctionné ? Qu'est-ce qui n'a pas marché ? Pourquoi certaines stratégies ont-elles réussi ou échoué ? Examinez vos performances financières pour repérer les tendances et les habitudes de dépenses, puis réfléchissez à ce que vous pouvez modifier pour améliorer les performances en 2025.

• Analyse des plans stratégiques : Vos stratégies actuelles sont-elles toujours pertinentes ? Tenez compte des évolutions du marché ou des nouvelles tendances.
• Évaluation de votre gestion budgétaire : Vos budgets et les contrôles des dépenses associés s'alignent-ils sur vos objectifs stratégiques ? Doivent-ils être ajustés ?
• Vérification de la conformité : Y a-t-il des changements réglementaires à venir qui pourraient avoir un impact sur votre entreprise ?

Chez Payhawk, notre solution (et nos intégrations natives) vous donne une visibilité complète sur les dépenses. Andrew Jacobi, VP of US Finance chez State of Play Hospitality, explique comment la visibilité des dépenses en temps réel dans notre solution les aide à prendre des décisions plus intelligentes sur les coûts, l'allocation, et plus encore :

À la fin de la période, nous examinons deux choses. Premièrement, avons-nous été en mesure de prévoir correctement nos dépenses ? Pour cela, nous mettons Payhawk directement entre les mains de nos responsables de sites afin qu'ils puissent rendre compte de leurs dépenses. Cette approche signifie qu'ils peuvent suivre les dépenses par rapport à leur budget et s'assurer qu'ils le respectent dans chaque catégorie du grand livre. Ensuite, à la fin de la période, nous examinons l'écart par rapport au budget, pour voir si une catégorie de dépenses a dépassé ou n'a pas atteint le budget. Payhawk nous permet de repérer très rapidement les dépassements de budget sur des points spécifiques. Par exemple, si nous constatons que nous dépensons trop ou plus que prévu pour les DJ dans un lieu particulier.

Améliorer la qualité des rapports financiers

Aujourd’hui, la pression est de plus en plus forte pour améliorer les contrôles internes et les workflows et garantir la transparence des rapports financiers. Il ne s'agit pas seulement d'exactitude, mais aussi de prouver cette exactitude aux parties prenantes.

• Accroître la transparence : Veillez à ce que les indicateurs de performance soient communiqués clairement à tous les services. Cela permet à chacun de comprendre son rôle dans la réalisation des objectifs de l'entreprise.
• Préparer le prochain exercice budgétaire : La transparence des processus de reporting rend le quotidien des équipes Finance plus simple.

Howard Thompson, contrôleur financier chez GDS Group, explique comment son équipe a réussi à améliorer son reporting grâce à notre solution :

Comme nous avons codé toutes nos dépenses jusqu'aux codes de projet dans la solution Payhawk, nous pouvons maintenant rendre compte de nos marges par événement à la fin de chaque mois. Payhawk a fait un excellent travail en veillant à ce que nous puissions obtenir ce champ personnalisé et le code de projet à partir de NetSuite.

Augmenter la productivité grâce à l'automatisation

Les directeurs financiers sont constamment à la recherche de moyens d'accroître l'efficacité, à la fois de leurs équipes mais aussi de leurs processus. L'automatisation est essentielle pour gagner du temps et stimuler l'agilité de l'organisation, ce qui se traduit par une meilleure rentabilité.

• Investir dans des logiciels d'automatisation : Chez Payhawk, nous nous intégrons avec les meilleurs outils du marché (NetSuite, Microsoft Dynamics, plusieurs SIRH…) pour améliorer l'efficacité et la gouvernance financière.
• Réduire les tâches manuelles : Automatisez les processus tels que le suivi des abonnements, les remboursements de frais et la visibilité sur les dépenses de l'entreprise. Cela permet de libérer du temps pour des initiatives stratégiques telles que la croissance du chiffre d'affaires ou la réduction des coûts.

Alexander Sakakushev, responsable financier chez Plan A, en témoigne :

Depuis que nous utilisons Payhawk, nous avons économisé deux jours de tâches administratives manuelles par mois grâce à l'automatisation et à l'IA de la solution !

Affiner les allocations budgétaires

La planification financière est toujours un défi, mais elle est essentielle pour maintenir l'efficacité et la rentabilité.

• Utilisez une solution de suivi budgétaire : Des outils comme les nôtres (combinés à un ERP ou à un logiciel comptable) aident les équipes financières à simplifier le suivi budgétaire des différents départements de l’entreprise grâce à des éléments tels que les catégories et les champs personnalisés. Nous proposons également des cartes d'entreprise pour suivre et contrôler les dépenses.

Uchenna, directeur financier chez MDM Props, explique :

Chaque détenteur de carte entre ses propres dépenses et les attribue à son projet. Cela permet de rassembler toutes les informations au même endroit et de mieux gérer les budgets par projet. Et maintenant, nous avons même du temps pour réaliser des analyses plus poussées sur les dépenses engagées sur chaque projet, ce que nous ne pouvions pas faire avant, puisque nous perdions un temps considérable à courir après les reçus !

Se concentrer sur la planification stratégique et les prévisions

En tant que responsable financier, il est essentiel de trouver un équilibre pour avoir une bonne vision d’ensemble sur le marché et être en capacité d’adopter une stratégie agile.

• Préparez-vous aux incertitudes économiques : Veillez à disposer de réserves suffisantes pour faire face aux risques potentiels. Concentrez-vous à la fois sur la croissance du chiffre d'affaires et sur le maintien de la rentabilité en contrôlant les coûts.

Dans notre eBook intitulé “Dans la tête du DAF”, Konstantin Dzhengozov, directeur financier de Payhawk, explique :

*Le principal problème auquel les entreprises sont confrontées est la voie vers la rentabilité. Les taux d'intérêt sont élevés et devraient le rester, du moins dans un avenir proche. C'est pourquoi, chaque trimestre, nous évaluons l’intégralité des différents outils que nous utilisons avant de renouveler un abonnement logiciel. Nous effectuons une analyse approfondie en interne et nous nous demandons si nous utilisons cet outil. En avons-nous besoin ? Existe-t-il un autre fournisseur qui peut offrir la même chose à un coût plus avantageux ? Nous portons une attention particulière aux dépenses d’abonnement qui représentent une charge très importante, pour nous comme pour de nombreuses entreprises. *

• Mettez en place une budgétisation proactive à base zéro : Justifiez chaque dépense avant de la renouveler. Cette méthode permet d'évaluer objectivement les dépenses en se basant sur les résultats réels plutôt que sur des projections.

À vous de jouer

La solution Payhawk est pensée pour vous permettre d’améliorer la visibilité sur vos opérations commerciales, en fournissant des données en temps réel pour suivre les coûts et les dépenses et ainsi de prendre des décisions plus éclairées.

Avec notre solution, nos clients obtiennent en moyenne un ROI dès 10 mois d’utilisation ! De plus, vous pouvez économiser entre 2 heures par jour et 4 jours par semaine grâce à la réduction des tâches manuelles !

Découvrez comment notre logiciel de gestion des dépenses peut vous aider à préparer votre budget 2025, réservez une démo personnalisée dès aujourd'hui.