Quadrupler la productivité chez Discordia

Discordia figure parmi les 20 premières entreprises européennes de transport et de logistique. Elle compte plus de 2 400 employés et une flotte de plus de 1 500 camions. Elle assure le transport routier international ainsi que le fret ferroviaire, maritime et aérien, et intervient dans plus de 70 pays.

Avec plus de 2 000 chauffeurs présents dans plus de 70 pays, Discordia voyait ses difficultés s'accumuler. Chaque mois, plus de 25 000 notes de frais devaient être saisies manuellement dans son système ERP. Les reçus arrivaient tard, endommagés ou rédigés dans des langues étrangères, ce qui ralentissait le rapprochement des dépenses et favorisait les erreurs. Le recours aux cartes personnelles des chauffeurs entraînait des délais et des frais bancaires, tout en limitant la visibilité de Discordia sur les dépenses. En déplacement, les chauffeurs devaient attendre pour obtenir des fonds d'urgence, ce qui compliquait leur travail.

Les achats effectués en déplacement étaient tout aussi laborieux. Lorsqu'un chauffeur avait besoin de faire un achat en cours de route, il devait appeler le service d'assistance de Discordia et expliquer ce qu'il lui fallait. Le service créait alors un ticket, puis le transmettait à une équipe chargée de l'approbation. Chaque transfert rallongeait le délai. Faute de savoir clairement qui devait approuver chaque demande, les tickets étaient souvent transmis à la mauvaise personne, ce qui prolongeait encore l'attente.

Discordia a déployé Payhawk pour numériser et automatiser la gestion des dépenses dans toute l'entreprise. Les chauffeurs utilisent désormais des cartes d'entreprise et une application mobile pour enregistrer leurs dépenses immédiatement, sans documents papier. Les équipes financières n'ont plus à saisir les données manuellement : les dépenses sont traitées automatiquement et synchronisées avec l'ERP, ce qui évite les erreurs de saisie et fait gagner du temps. Des cartes émises à l'avance permettent d'équiper immédiatement les nouveaux chauffeurs ou les chauffeurs de remplacement.

Discordia a ensuite commencé à utiliser Payhawk pour gérer les demandes d'achat, au moment où la plateforme lançait son nouveau Procurement AI Agent. Cet agent accélère et simplifie l'approbation des demandes et le rechargement des fonds, tout en permettant aux équipes financières de garder le contrôle des dépenses.

Les chauffeurs peuvent désormais demander des fonds supplémentaires par un simple message dans un chat. Le Procurement AI Agent de Payhawk transforme leur message en demande complète et l'adresse directement à la personne chargée de l'approuver. Des règles d'approbation définies à l'avance permettent d'appliquer automatiquement la politique de dépenses adaptée à chaque demande. L'agent accompagne les chauffeurs à chaque étape, quelle que soit leur langue maternelle, ce qui représente un véritable atout pour cette équipe internationale toujours en déplacement.

Le traitement manuel des dépenses a été entièrement supprimé et la productivité a quadruplé. Les chauffeurs n'avancent plus d'argent personnel et ne remplissent plus de rapports manuels. Ils paient avec des cartes d'entreprise et transmettent leurs justificatifs dans l'application. Ce fonctionnement leur fait gagner du temps et leur permet de travailler plus sereinement sur la route. Les équipes financières suivent désormais les dépenses en temps réel, ce qui leur permet de mieux les contrôler et de maîtriser les coûts.

Les demandes d'achat sont elles aussi traitées beaucoup plus vite. Depuis le lancement, Discordia en a traité plus de 7 000 par l'intermédiaire de l'agent, soit environ 660 par semaine. Plus des deux tiers sont approuvées dans les 32 minutes suivant leur soumission, deux fois plus vite qu'auparavant. Grâce à ces règles d'approbation, les demandes sont désormais presque toujours transmises à la bonne personne. Chaque mois, le système traite des demandes d'un montant total supérieur à 350 000 €. Environ deux tiers des dépenses sont automatiquement rapprochées de leur demande, sans intervention manuelle.

L'adoption a été rapide elle aussi. L'agent ressemble à un chat ordinaire : les chauffeurs l'ont adopté presque immédiatement, qu'ils soient ou non à l'aise avec les outils numériques et quelle que soit leur langue maternelle.