Jouw gids voor een gestroomlijnd financieel rapportageproces

Worstelt je bedrijf met een overvloed aan financiële rapportagetools? Verschillende teams gebruiken verschillende platforms, waaronder Excel, Google Sheets, e-mail, boekhoudsoftware, tools voor de voorbereidingen voor de belastingdienst en nog veel meer, om budgetten, inkooporders, btw-terugvordering, en andere financiële taken te beheren.

Bovendien bemoeilijkt het gegoochel met meerdere betalingsmethoden zoals creditcards, bankoverschrijvingen en digitale portemonnees de controle over bedrijfsuitgaven. Wat begint als een manier om de financiële rapportageprocessen met behulp van technologie te stroomlijnen, maakt uiteindelijk ieders werk moeilijker. Dit scenario met meerdere oplossingen komt vaak voor. De typische financiële plannings- en analysemedewerker besteedt 75% van zijn tijd aan het verzamelen van gegevens, waardoor er slechts 25% overblijft voor het uitvoeren van analyses met toegevoegde waarde.

Het resultaat? Ingewikkelde processen, gegevens all over the place, gestresst personeel en gemiste kansen.

Maar er is een andere manier om dit op te lossen. In dit artikel gaan we in op de kernfuncties van een financial controller, plus medewerkers voor financiële planning en analyse (FP&A) om je te helpen bepaalde, drukke werkzaamheden te herkennen en in te dammen. We behandelen ook een aantal onmisbare strategieën en tools om de boekhoudkundige rapportage te vereenvoudigen.

De belangrijkste verantwoordelijkheden van finance controllers

Als de CFO de kapitein is, dan is de financial controller de tweede in rang. Zij houden toezicht op de financiële gezondheid van het bedrijf en zorgen voor de integriteit van de financiële verslaglegging. Een financieel controller stuurt het bedrijf ook op monetaire doelen en zorgt ervoor dat elk team de middelen heeft om deze doelen te bereiken. Laten we eens inzoomen op deze cruciale rol en zijn specifieke taken.

De ICAEW beschrijft een financieel controller als volgt:

De financial controller (FC) is een vitale en senior rol op de boekhoudkundige of financiële afdeling. De financial controller rapporteert meestal aan een financieel directeur of chief financial officer en is verantwoordelijk voor de boekhoudkundige activiteiten van een bedrijf.

Wat is de rol van een finance controller?

In de afgelopen jaren is de rol van een finance controller geëvolueerd met een aantal nieuwe en verschillende taken. Afhankelijk van de opzet van je bedrijf, omvatten de essentiële functies van deze functie meestal:

• Toezicht houden op de financiële rapportage om ervoor te zorgen dat de teams accurate en tijdige financiële overzichten en rapporten maken.
• Leiding geven aan of ondersteuning bieden bij het opstellen van budgetten en prognoses. Deze taak omvat het voorspellen en volgen van financiële prestaties op basis van historische gegevens, markttrends en bedrijfsstrategieën.
• Toezien op naleving van boekhoudnormen, regelgeving en intern beleid. De financial controller beheert ook audits om de nauwkeurigheid van de financiële rapportage te waarborgen
• Interne controles ontwikkelen en afdwingen, zoals beleid en procedures om financiële middelen te beschermen
• Kasstroom en kosten beheren om liquiditeit en financiële stabiliteit te behouden. Deze functie houdt ook toezicht op financiële activiteiten zoals salarisadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie om de cashflow te optimaliseren.
• Financiële analyses maken ter ondersteuning van strategische besluitvorming. Deze taak ziet er vaak uit als het beoordelen van financiële prestaties en investeringsmogelijkheden
• Het creëren en implementeren van financiële strategieën afgestemd op de doelstellingen en doelen van het bedrijf en het verschaffen van inzichten en advies
• Kosten beheersen. Een financieel controller analyseert uitgaven om mogelijkheden voor kostenbesparing te ontdekken. Hij of zij werkt ook samen met andere afdelingen om het gebruik en de inzet van middelen te optimaliseren.
• Toezicht houden op de toepassing en het onderhoud van technologie en systemen om te zorgen voor nauwkeurige gegevensvastlegging en -verwerking voor boekhoudkundige rapportage
• Risicobeheer, waaronder het identificeren van krediet-, markt-, operationele en marktrisico's en het creëren van strategieën om deze te beperken
• Communiceren van financiële prestaties en informatie aan belanghebbenden door middel van duidelijke en beknopte rapporten en presentaties

Belangrijkste verantwoordelijkheden bij financiële planning en analyse

We hebben een handvol financial controllers gevraagd naar hun topprioriteiten op het gebied van financiële planning en analyse, ook wel FP&A genoemd. Het is een cruciale functie voor elke financiële afdeling en ondersteunt strategische besluitvorming, efficiëntie en nog veel meer.

De toptien prioriteiten omvatten:

1. Budgettering, bijv. opstellen en bewaken van het budget om de uitgaven op schema te houden
2. Inkomsten- en uitgavenprognoses, zoals scenarioanalyses en doorlopende prognoses om kansen en uitdagingen vroegtijdig te signaleren
3. Financiële analyse zoals prestatie, winstgevendheid en kosten-batenanalyse
4. Rapportage om rapporten voor het management, de raad van bestuur en regelgevende instanties tot leven te brengen
5. Strategische planning, zoals het maken van financiële modellen en het evalueren van kapitaalallocatie om financiële doelen te halen
6. Gegevensanalyse, zoals trend- en variantieanalyses om bruikbare inzichten te verschaffen
7. Procesverbetering, zoals het upgraden van tools en procedures voor operationele uitmuntendheid
8. Samenwerkingmet andere afdelingen en belanghebbenden om inzichten te verzamelen en de drijfveren van het bedrijf te begrijpen
9. Communicatie met belanghebbenden om financiële gegevens te delen en advies te geven
10. Risicobeoordeling, waaronder het in de gaten houden van wettelijke verplichtingen en potentiële bedreigingen
11. Teams samenstellen en managen, inclusief personeel werven, trainen en begeleiden om een goed presterende financiële functie op te bouwen

En één rode draad die al deze zaken met elkaar verbindt? Nauwkeurige uitgavengegevens. Zonder deze gegevens kun je geen van de bovenstaande prioriteiten aanpakken. je moet je uitgaven nauwkeurig kunnen bijhouden om de gezondheid van je bedrijf nu en in de toekomst te kunnen beoordelen.

Hoe beheer je het financiële rapportageproces?

Als financieel manager is het verbeteren van de financiële rapportage een grote prioriteit, maar waar begin je? Verrassend genoeg aan het einde. Bepaal de doelen van wat je wilt bereiken en waarom om een duidelijker pad te smeden. Voordat je dingen verandert, moet je de huidige positie van je bedrijf beoordelen.

Hier zijn enkele vragen die je per categorie kunt stellen:

Doelstellingen en beleid

• Wat zijn de belangrijkste doelstellingen voor financiële verslaglegging?
• Hoe sluiten de doelstellingen van onze boekhoudkundige rapportage aan bij de strategische doelstellingen van het bedrijf?
• Wat hebben we nodig om consistentie en nauwkeurigheid in onze boekhoudkundige rapportage te garanderen?

Technologie en systemen

• Hoe goed ondersteunt onze huidige technologie (techstack) onze boekhoudkundige rapportageverplichtingen?
• Welke taken kunnen we automatiseren om fouten te verminderen en middelen te besparen?
• Welke hiaten of problemen bestaan er in onze gegevensintegratieprocessen?

Interne controles

• Hoe succesvol hebben onze bestaande regels en processen geholpen bij het handhaven van compliance en beveiliging?
• Welke acties kunnen we ondernemen om de beveiliging binnen Finance te versterken?
• Hoe kunnen we goedkeuringsworkflows stroomlijnen zonder de beveiliging en controles in gevaar te brengen?

Wet- en regelgeving

• Wat zijn onze bestaande financiële rapportageverplichtingen en hoe blijven we op de hoogte?
• Welke stappen kunnen we nemen om ons voor te bereiden op audits en beoordelingen?
• Welke documenten en rapporten moeten we bijhouden voor audits?

Structuur van het team

• Welke vaardigheden ontbreken er in ons huidige financiële team?
• Welke training moeten we volgen om op de hoogte te blijven van best practices en wijzigingen in de regelgeving?
• Hoe verdelen we de taken onder het personeel om de productiviteit en veiligheid te maximaliseren?

Boekhoudprocessen stroomlijnen door automatisering van financiële rapportage

Automatisering kan enorme voordelen opleveren. Van verhoogde efficiëntie tot verbeterd cashflowbeheer, hier zijn enkele van de belangrijkste redenen waarom je gebruik zou moeten maken van automatisering van boekhoudrapportages.

Verhoog de efficiëntie (en tevredenheid) van je team

De gemiddelde financiële professional heeft veel petten op. Het eindeloos switchen tussen onhandige oplossingen en handmatige werkzaamheden vertraagt hen.

Volgens ons onderzoek dat wij in samenwerking met Raconteur hebben gedaan: De toekomst van de CFO: Kansen om te groeien in een veranderende omgeving, zegt 85% van de CFO's dat zichtbaarheid de grootste uitdaging is bij het beheren van meerdere tools (samen met datakwaliteit en -consistentie, goed voor 73%).

Maar automatisering kan ervoor zorgen dat je team niet alle tijd hoeven te besteden aan handmatig werk zoals archivering en gegevensinvoer, zodat je meer tijd hebt om je te richten op taken die waarde toevoegen.

Neem bijvoorbeeld automatisering van de crediteurenadministratie; automatisering hiervan kan 70-80% van de tijd van medewerkers besparen, zonder menselijke fouten en zonder handmatige invoer.

Door handmatige gegevensinvoer te automatiseren, kunnen financiële teams en accountants zich richten op strategische initiatieven die groei stimuleren, wat leidt tot meer tevreden medewerkers en een grotere algehele efficiëntie.

Vereenvoudig workflows om processen te versnellen en de nauwkeurigheid te verbeteren

Bij het gebruik van handmatige en gecompliceerde tools is een typefoutje of een medewerker die met verlof is al voldoende om een ravage aan te richten. Financiële automatisering neemt deze hindernissen weg en verhoogt de operationele efficiëntie. Je team kan bijvoorbeeld tijd terugwinnen door volledig aanpasbare goedkeuringsworkflows en uitzonderingen in te stellen voor alle uitgaven, facturen en inkooporders.

Neem bijvoorbeeld Parkos, een online marktplaats die miljoenen mensen wereldwijd helpt bij het vinden van de beste parkeerplaatsen op luchthavens, heeft de maandafsluiting met meer dan de helft kunnen verminderen. Steven Packer, Head of Finance bij Parkos zegt:

We besparen meer tijd en geld met elke functie die Payhawk uitbrengt! En deze besparingen samen hebben ons geholpen onze tijd om de maand af te sluiten terug te brengen van meer dan 30 dagen tot 14 dagen. En dit allemaal door slimme financiële automatisering.

Verbeteren van cashflowbeheer en relaties met leveranciers

Door gebruik te maken van financiële automatisering hoef je je nooit meer zorgen te maken over de cash status van je bedrijf. Je krijgt realtime inzicht in je passiva zodat je nauwkeuriger kunt voorspellen. Je team kan deze inzichten ook gebruiken om betalingen te timen om de liquiditeit te maximaliseren en tegelijkertijd de voorwaarden van leveranciers in acht te nemen. Deze positie verbetert niet alleen de financiële gezondheid van je bedrijf, maar ook de relaties met leveranciers.

Interne controles en naleving versterken

Moet je de beveiliging verbeteren? Automatisering kan helpen. Binnen Payhawk kun je bijvoorbeeld verschillende controles voor zakelijke creditcarduitgaven aanmaken op basis van landen, regio's, tijden en verkooppunten. Je kunt ook het scheiden van taken vergemakkelijken om de beveiliging te verbeteren en risico's te beperken.

Gegevensverzameling automatiseren voor inzichten en analyses

Veel tools en processen voor financiële rapportage verstikken financiële teams. Financieel analisten besteden 49% van hun tijd aan het verzamelen, valideren en beheren van gegevens, maar slechts 10% aan het kraken van cijfers. Bovendien besteedt 45% van de bedrijven te veel tijd aan taken met weinig toegevoegde waarde zoals het beheren van spreadsheets en het valideren van gegevens. Deze statistieken zijn zorgwekkend, gezien de opportuniteitskosten en het feit dat 65% van de FP&A-medewerkers op of boven de 100% werkt. Het is tijd om een nieuwe bladzijde om te slaan.

Hier lees je hoe je het verzamelen en analyseren van gegevens kunt automatiseren:

Stap 1: Stel doelen en vereisten vast

Bepaal eerst welke inzichten en analyses op het gebied van boekhoudrapportage het belangrijkst zijn. Noteer de vereiste gegevenstypes en -bronnen en hoe vaak je inzichten moet verzamelen om je doel te bereiken.

Stap 2: Kies de juiste oplossingen en tools

Uit ons rapport blijkt dat 61% van de mensen het er helemaal mee eens is dat betere financiële technologie zorgt voor betere kostenbesparende beslissingen.
Wees dus bereid om je techstack te upgraden. Elke oplossing moet uitgebreid zijn en goed samenwerken met andere tools. Het moet ook gebruik maken van automatisering van boekhoudrapportages en ingebouwde beveiligingsfuncties hebben. Dit kan er bijvoorbeeld uitzien als software voor uitgavenbeheer, zakelijke betaalkaarten, aanpasbare uitgavencontroles en integraties. Plus, inkoop-, multi-entity- en crediteurenbeheer. Idealiter, is dit alles in één tool verwerkt.

Stap 3: Gegevensbronnen en technische systemen integreren

• Je bedrijf gebruikt waarschijnlijk veel tools voor financiële rapportage. Het heeft misschien geen zin om ze te elimineren. Dit scenario komt vaak voor. 90% van de FP&A teams vult financiële planningsystemen aan met Excel. Dus integreer alle relevante gegevens en systemen om één bron van de waarheid te creëren.
• In sommige gevallen is directe integratie niet mogelijk. Zoek oplossingen waarmee gebruikers gegevens kunnen aanpassen en exporteren via financiële Excel-templates zonder native integratie. Neem bijvoorbeeld onze Excel-boekhoudtemplate en -builder. Hiermee kan ons platform integreren met meer dan 90% van de ERP- en boekhoudsystemen en kunnen gebruikers financiële gegevens importeren met volledig aanpasbare Excel- en CSV-templates.

Stap 4: Gegevensextractie en -organisatie automatiseren

Stel kanalen in om relevante gegevens uit verschillende bronnen te halen. Dit kan eruit zien als:

• Kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) tools die automatisch gegevens extraheren en sorteren (later meer hierover)
• Native integraties, API's en connectoren voor een naadloze gegevensuitwisseling

Gebruik cloud-gebaseerde oplossingen voor real-time rapportage

Data in silo’s, of ze nu in fysieke bestanden of op harde schijven staan, houden je bedrijf tegen. Waarom? Je zou die inzichten kunnen gebruiken om je activiteiten te verbeteren. Door je team toegang te geven tot realtime gegevens wordt de nauwkeurigheid van de boekhoudkundige rapportage verbeterd.

Bovendien kunnen andere afdelingen in je organisatie dan betere beslissingen nemen. Zoek dus naar cloud-gebaseerde oplossingen met live datatracking.

Als je niet in één keer voor de cloud kunt kiezen, maak je dan geen zorgen. Begin met oplossingen die de meest bedrijfskritische rapporten maken, zoals het bijhouden van uitgaven, cashflowbeheer, P&L-overzichten en KPI's.

Volgens het rapport in samenwerking met Raconteur, beschouwen bedrijfsleiders de volgende tools als het meest nuttig: 1, boekhoudsoftware (58%) en 2, BI-software (59%).

Gebruik AI bij gegevensverwerking voor meer nauwkeurigheid

Administratie elimineren is cruciaal voor het succes van je financiële afdeling. Toch zegt 67% van de C-suite directeuren dat hun team zich richt op het najagen van bonnetjes en facturen.

Hier komt AI om de hoek kijken, als de vertrouwde assistent van je team die de puntjes op de i zet. AI zorgt ook voor efficiënte gegevensverwerking en snellere maandafsluiting. Desondanks gebruikt slechts 24% van de financiële afdelingen regelmatig AI-tools en gebruikt 36% helemaal geen AI-tools. Ook gebruikt slechts 20% van de financiële bedrijven vaak Machine Learning-tools, terwijl 37% hier geen gebruik van maakt.

Laten we eens een paar baanbrekende oplossingen doornemen om je AI-technologiestrategie te inspireren:

• AI-camera, OCR-technologie, en Machine Learning: Bevrijd je team uit de greep van onkostendeclaraties met onze geautomatiseerde tools voor het vastleggen van gegevens. Deze oplossingen extraheren facturen en ontvangstbewijzen zonder menselijke tussenkomst. Ze herkennen en corrigeren ook fouten in transactiegegevens via een eenvoudige app en online software. ML zorgt er ook voor dat onze software leert en beter wordt in taken zonder directe instructies
• Geautomatiseerde workflows en verwerking in realtime: Je hoeft geen collega's meer op te zoeken om uitgaven te laten aanpassen of aftekenen. Bespaar tijd en energie met onze 3-way matching voor inkooporders en onkostenfilters. Je kunt ook gebruikmaken van onze automatisering om limieten in te stellen voor goedkeuringen en afwijkingen. Alle afwijkingen onder de ingestelde limiet worden automatisch goedgekeurd. Alle geplande uitgaven die de ingestelde parameters overschrijden worden gemarkeerd
• Automatische discrepantie detectie: Automatische matching van inkooporders, ontvangstbewijzen en facturen om discrepanties te identificeren voordat betalingen aan leveranciers worden gedaan
• Zakelijke betaalkaarten met uitgavencontrole: Geef je financieel team direct inzicht in alle transacties met onze zakelijke betaalkaarten. Je kunt ook de veiligheid en de naleving van het budget verhogen door uitgavenlimieten en blokkades bij geldautomaten in te stellen.

Voordat Payhawk er was, had Porsche e-Bikes bijvoorbeeld een onhandig systeem voor het beheren van reiskosten. Inzendingen en goedkeuringen waren traag en ingewikkeld.

Het team integreerde onze virtuele kaarten, OCR, Per Diem en uitgavenbeheersoftware. Ze integreerden ook TravelPerk in onze oplossing. Nu heeft het Porsche e-Bike team real-time inzicht in de uitgaven, een efficiënt boekhoudproces en sterke interne controles. Deze opzet maakt het beheren van reiskosten, het bijhouden van kilometers en het boeken van reizen eenvoudig. Het team heeft ook tijd, geld en energie bespaard door de administratieve rompslomp af te schaffen, die ze hebben omgebogen naar naaldbewegende taken zoals analyses.

Hoe de communicatie en samenwerking in de financiële rapportage te verbeteren

Zoals het gezegde luidt: "Teamwork makes the dream work". 43% van de financiële leiders zegt dat het positioneren van Finance als business partner een van de drie belangrijkste prioriteiten is voor de komende 12 maanden. Toch is het in sommige bedrijven niet altijd gebruikelijk dat Finance de krachten bundelt met andere afdelingen.

In ons rapport: De toekomst van de CFO, gaf 59% van de respondenten aan dat het een grote uitdaging is om een volledige, gecentraliseerde controle te krijgen over de uitgaven en uitgaven van het hele bedrijf voor privé- en afdelingsdoeleinden.

Verbeter de communicatie met belanghebbenden

Wanneer je hyper gefocust bent op taken zoals analyse en rapportage, is het gemakkelijk om de samenwerking met belanghebbenden op een laag pitje te zetten. Maar communicatie is net zo essentieel. Het heeft bedrijven geholpen fondsen te werven, contracten binnen te halen, conflicten op te lossen en sociaal bewijs op te bouwen.

Zorg er dus voor dat de communicatie opvalt:

1. Ontwikkel een communicatiestrategie. Identificeer de belangrijkste belanghebbenden en pas de boodschap aan voor elke groep.
2. Gebruik meerdere communicatiekanalen. Bijvoorbeeld een website voor investeerdersrelaties, een e-mailnieuwsbrief en sociale media.
3. Transparantie verbeteren. Een opendeurbeleid voeren, regelmatig updates geven en snel reageren op problemen.
4. Zorg voor tijdige en accurate rapporten. Visuele hulpmiddelen gebruiken om complexe onderwerpen op te splitsen en samenvattingen maken om belangrijke punten te benadrukken.
5. Persoonlijke relaties opbouwen. Plan vergaderingen met belanghebbenden, luister actief naar zorgen en stel feedback sessies op.

Hoe zorg je voor compliance en veiligheid bij het rapporteren?

Cybercriminaliteit zal niet snel verdwijnen. In 2023 had 72,7% van de bedrijven te maken gehad met een ransomware-aanval. Het is dus essentieel om je financiële gegevens en fondsen te beschermen. Laten we eens kijken naar een aantal manieren om de beveiliging en compliance te verbeteren.

Implementeer interne controles voor gegevensbeveiliging

Strategie en technologie zijn je vertrouwde kameraden in de strijd tegen cybercriminaliteit. Ze maken offensieve en defensieve benaderingen mogelijk, wat cruciaal is voor een robuuste bescherming. Om de beveiliging te versterken kan je verder:

• Een risicobeoordeling uitvoeren om kwetsbaarheden in je financiële rapportageproces aan het licht te brengen
• Een bestuurskader opstellen, inclusief een uitgebreid beleid voor gegevensbeveiliging, normen en procedures
• AI gebruiken voor het uitvoeren van risicobeperking, interne controles en gegevensanalyse
• Het cyberrisicoraamwerk integreren in het bedrijfsrisicoraamwerk van je bedrijf. Zorg ervoor dat de leiding en cyberbeveiligingsactiviteiten het eens zijn over prioriteiten en beoordeel risico's holistisch (65% van de cybertransformers neemt deze maatregelen om te gedijen)
• Toegangscontrole en versleuteling gebruiken. Bijvoorbeeld rolgebaseerde toegang, meerfactorige authenticatie, controlesporen en SSL/TLS protocollen.
• Taken segregeren om te voorkomen dat een enkele werknemer alle aspecten van boekhoudkundige rapportage en transacties controleert
• Geautomatiseerde, meerstaps goedkeuringen voor financiële transacties hebben
• Zorgen voor regelmatige back-ups van gegevens en maak een noodherstelplan
• Firewalls, antivirus, antimalware en inbraakdetectiesystemen gebruiken om mogelijke beveiligingsinbreuken te identificeren en blokkeren

Voldoen aan wettelijke rapportagenormen

Vervolgens wil je voldoen aan de wettelijke vereisten voor financiële rapportage. Deze stap houdt je bedrijf uit de juridische problemen. Bovendien bouw je zo het vertrouwen van belanghebbenden op en behoud je de integriteit van je boekhoudkundige rapportage. Hier zijn enkele manieren om naleving te verbeteren:

• Automatiseer routinematige rapportagetaken en gebruik tools voor gegevensanalyse om potentiële problemen vroegtijdig op te sporen.
• Een robuuste controleomgeving creëren die ethisch gedrag en naleving stimuleert
• Stel mijlpalen en herinneringen in om tijdige indiening te garanderen
• Stimuleer een nalevingscultuur door het voorbeeld van de leidinggevenden, trainingsprogramma's en een klokkenluidersbeleid
• Stel een compliancecommissie in
• Blijf op de hoogte van de huidige regelgeving en normen van instanties zoals de:

• FCA, PRA, FRC (UK)
• ESMA, EBA, EIOPA, IASB (EU)
• SEC, FINRA en FASB (VS)

Blijf voorbereid op audits

Jouw schat aan kennis en ervaring zal bepalen hoe je audits benadert. Er zijn echter een aantal belangrijke punten die je moet halen om de nauwkeurigheid van de financiële verslaglegging te verbeteren, ongeacht de branche of bedrijfsgrootte. Deze omvatten:

• Het creëren van een auditplan en -team met een goed begrip van het boekhoudkundige rapportageproces, regelgeving en boekhoudkundige principes.
• Het uitvoeren van geplande audits om transacties en bestaande processen door te nemen
• Uitvoeren van onaangekondigde audits om fraude te voorkomen en problemen op te sporen die bij de geplande audits niet naar voren kwamen
• Het uitvoeren van een gedetailleerde controle van financiële overzichten en vergelijkende analyse met voorgaande perioden om eventuele grote afwijkingen aan het licht te brengen
• Regelmatig reconciliaties controleren voor kritieke rekeningen. Bijv. crediteuren, bankrekeningen, vorderingen en inventaris
• Subgrootboekrekeningen afstemmen op grootboekrekeningen
• Het bijhouden van grondige documentatie van het boekhoudkundige rapportageproces en interne controles
• Een cultuur van verantwoording stimuleren

Een eenvoudige manier om succes te meten en voortdurende verbetering te stimuleren

Alle aanpassingen aan de financiële rapportage zullen je bedrijf voorbereiden op grote successen. Maar voor blijvend succes moet je van het upgraden van de boekhoudrapportage de norm maken. Laten we eens kijken naar enkele manieren om dat te doen.

Stel KPI's op voor het bewaken van de efficiëntie van je boekhoudrapportage

Op weg naar gestroomlijnde boekhoudrapportage is het essentieel om je voortgang te controleren om op de juiste weg te blijven. KPI's fungeren als je GPS en geven instructies over welke afslag je als volgende moet nemen en hoe lang je nog hebt voordat je de gewenste bestemming bereikt. Welke KPI's je moet volgen, hangt af van de doelstellingen van je bedrijf. Enkele veelgebruikte KPI's voor financiële afdelingen:

1. Accuracy-gerelateerde KPI's: Foutenpercentage en reconciliatie verschillen
2. Tijdgerichte KPI's: Rapportvoorbereidingstijd en afsluitingstijd
3. Efficiëntiegerichte KPI's: Nalevingspercentage en aantal gemaakte aanpassingen
4. Stakeholdertevredenheid KPI's: Klant-, werknemers- en beleggerstevredenheidsbeoordelingen en gebruikersfoutenrapporten
5. Financiële gegevens: Groeipercentage van de inkomsten, brutowinstmarge, nettowinstmarge, rendement op activa en rendement op eigen vermogen
6. Liquiditeitskengetallen: Current ratio en quick ratio
7. Operationele maatstaven: Aantal dagen uitstaande omzet, voorraadrotatie en bedrijfskostenratio
8. Efficiëntiegegevens: Verloop van activa en productiviteit van werknemers
9. Klanten- en marktkengetallen: Klantenlevensduur en klantacquisitiekosten

Gegevens analyseren voor prestatie-evaluatie

Als je eenmaal KPI's en meetgegevens hebt geselecteerd, bouw dan de juiste setup om ze te volgen. Dit kan er als volgt uitzien:

• Dashboards en financiële rapportagetools gebruiken om de voortgang in real-time te volgen en te visualiseren
• Regelmatig evalueren om vast te stellen wat moet worden aangepast of verwijderd om de doelen te halen
• Benchmarks creëren ten opzichte van branchegenoten om realistische doelen te kunnen stellen
• Inzetten op voortdurende verbetering en agile praktijken

Zorg voor voortdurende training en ontwikkeling voor het controller-team

Je zult slechts zo effectief zijn als de capaciteiten van je team toelaten. Investeren in je personeel zal hun competentie en de bedrijfsresultaten verbeteren. Bedrijven die betrokken werknemers opleiden zijn 17% productiever en 21% winstgevender. Om te beginnen zijn hier de belangrijkste vaardigheden om training in te geven

• Financiële modellering
• Financiële planning en analyse
• Technische boekhouding
• Gegevensbeheer en -analyse
• Naleving van regelgeving
• Ethische normen
• Projectbeheer
• Communicatie
• Leiderschap en teamontwikkeling

De blauwdruk voor succesvolle financiële rapportage

Een geoptimaliseerde financiële rapportage is de sleutel tot het ontsluiten van groei, nieuwe kansen en grotere winsten. Maar het bereiken ervan is een teamprestatie.

Werk samen met je managementteam om haalbare doelen en processen vast te stellen. Maak vervolgens van het upgraden van technologie een prioriteit. Kies voor uitgebreide oplossingen waarmee je financiële team eenvoudig boekhoudkundige rapportagetaken kan uitvoeren zonder dat dit ten koste gaat van de beveiliging en compliance.

Maak ten slotte gebruik van innovatieve hulpmiddelen voor fraudedetectie om bronnen te beschermen tegen potentiële bedreigingen, of het personeel nu aan het werk is of niet. Neem deze stappen, blijf tools en procedures verbeteren en het zal niet lang meer duren voordat je een winnend financieel rapportageproces hebt.

Wil je meer weten over rapportage - en nog belangrijker - het verzamelen van nauwkeurige gegevens voor rapportage? Boek dan nu een persoonlijke demo om te zien hoe Payhawk in de praktijk kan werken in jouw bedrijf.