Wat is nieuw bij Payhawk?

Je kunt nu alle geavanceerde limieten en controles direct toepassen op individuele kaarten, voor meer flexibiliteit en precisie in het beheren van je kaarten!

Hoe helpt deze functie jou?

Met deze update kun je elke kaart aanpassen voor specifieke doeleinden zonder een aparte uitgavenpolicy aan te maken.

Belangrijkste voordelen:

• Stel uitgavenlimieten en controles direct in voor individuele kaarten.
• Pas elke kaart aan op unieke behoeften en gebruiksscenario's.
• Vereenvoudig je kaartbeheerproces zonder extra policies.

We hebben het beheer van verlopen kaarten verbeterd, waardoor het heruitgifteproces soepeler en efficiënter verloopt.

Belangrijkste verbeteringen:

• Geautomatiseerde heruitgifte van kaarten: Fysieke kaarten worden nu standaard 60 dagen voor het verlopen van de geldigheidsdatum opnieuw uitgegeven op het bedrijfsadres, zodat ze op tijd worden vervangen.
• Bevestiging adres werknemer: Wanneer een kaart verloopt, kunnen werknemers het verzendadres bevestigen of bijwerken, waardoor ze meer controle hebben over het heruitgifteproces.
• Geavanceerde heruitgave in bulk: Beheer eenvoudig de heruitgave van kaarten in bulk met meer verfijnde verzendopties, waardoor het proces voor grote teams wordt gestroomlijnd.

Deze updates maken het beheer van verlopen kaarten een fluitje van een cent, wat tijd bespaart en handmatige inspanningen vermindert.

Je kunt nu de start- en einddatums instellen voor virtuele kaarten, zodat je precies kunt bepalen wanneer een kaart actief is. Deze functie is ideaal voor zakenreizen of projecten met vastgestelde tijdlijnen. Kaarten kunnen van tevoren worden uitgegeven en worden automatisch gedeactiveerd zodra ze niet meer nodig zijn, wat het beheer vereenvoudigt en de beveiliging verbetert.

Je kunt nu virtuele kaarten voor eenmalig gebruik uitgeven die automatisch worden gedeactiveerd na één transactie.

Hoe helpt deze functie jou?

Met virtuele kaarten voor eenmalig gebruik (single-use kaarten) heb je meer controle over je uitgaven. Je kunt een transactiebedrag instellen, een specifiek verkooppunt aanwijzen en extra beperkingen toevoegen om te bepalen waar en wanneer de kaart kan worden gebruikt.

Belangrijkste kenmerken zijn:

• Transactielimiet: Stel een maximumbedrag in voor elke kaart.
• Beperking op verkooppunten: Beperk de kaart tot een specifiek verkooppunt
• Flexibele controles: Voeg aangepaste beperkingen toe, zoals tijd of locatie, om het gebruik van de kaart af te stemmen op jouw wensen.

Deze functie biedt een extra beveiligingslaag en flexibiliteit, waardoor je betalingsproces efficiënter en beter gecontroleerd verloopt!

Krijg meer controle en flexibiliteit in het beheren en categoriseren van je uitgaven door één enkele kaarttransactie op te splitsen in meerdere uitgaven.

Hoe helpt deze functie je?

Deze update is vooral handig wanneer een enkele betaling meerdere leveranciers dekt, zoals aankopen bij Amazon of geldopnames bij verschillende leveranciers. Het stelt je in staat om één transactie te verdelen over meerdere uitgaven, waardoor je administratie overzichtelijk en gemakkelijk te beheren blijft.

Wat is inbegrepen?

• Gekoppelde uitgaven: Elke uitgave die voortkomt uit een splitsing is gekoppeld aan de oorspronkelijke transactie, zodat je eenvoudig de bron kunt traceren.
• Documentbeheer: Documenten van de oorspronkelijke transactie worden niet meegenomen naar de nieuwe uitgaven, waardoor je per splitsing een schone lei hebt.
• Tijdstempels: Elke uitgave krijgt het exacte tijdstip van de splitsing voor nauwkeurige tracking.
• Goedkeuringsstatus: Nieuwe uitgaven beginnen als "niet ingediend" (als de optie Indienen is ingeschakeld), en de goedkeuringsstatus van de oorspronkelijke uitgave wordt gereset, waardoor je volledige controle hebt over het goedkeuringsproces.

We hope this feature enhances your expense management process, making it even more efficient and organised!

Snel belangrijke contextuele informatie direct in de footer bekijken!

Hoe helpt deze functie jou?

De footer voegt een extra rij toe aan de onderkant van het uitgebreide menu, met essentiële details zoals Uitgaventype, onkosten-ID, en eigenaar. Alle informatie in deze voettekst is selecteerbaar, zodat je deze gemakkelijk kunt kopiëren en gebruiken wanneer dat nodig is.

Wat is inbegrepen?

• Uitgaventype: Geeft duidelijk het type uitgave aan zodat je er snel naar kunt verwijzen.
• Uitgave-ID: Toont de unieke identificatiecode die aan de uitgave is gekoppeld.
• Eigenaar: Toont de persoon die verantwoordelijk is voor de uitgave.

Deze kleine maar impactvolle verandering helpt jouw workflow te stroomlijnen door belangrijke details gemakkelijk toegankelijk te maken en klaar voor snelle actie.

Krijg meer controle en flexibiliteit om je uitgaven efficiënt te beheren en te analyseren met de release van nieuwe filters in de uitgavenmodule.

Hoe helpen deze filters je?

Deze nieuwe filters vereenvoudigen de manier waarop je uitgaven bijhoudt en organiseert door meer gerichte opties te bieden om je zoekopdrachten te verfijnen. Hier alle nieuwe filters op een rij:

1. Belastingtarief filters:

• Belastingtarief: Filter je uitgaven op specifieke codes voor belastingtarieven, zodat je meer controle hebt over belastinggerelateerde transacties.
• Belastingtarief % (hernoemd): Blijf het bestaande filter gebruiken, nu hernoemd voor meer duidelijkheid.

2. Leveranciersfilters:

• Land leverancier: Beheer internationale uitgaven door leveranciers te filteren op basis van het land waar ze actief zijn.
• Extern ID leverancier: Identificeer uitgaven eenvoudig aan de hand van het externe ID van de leverancier.
• Belastingnummer leverancier: Organiseer uitgaven door ze te volgen via het belastingnummer van de leverancier.

Deze verbeteringen maken het sneller en eenvoudiger om specifieke uitgaven te vinden, waardoor jouw taken op het gebied van financieel beheer worden gestroomlijnd.

We introduceren een nieuwe optie waarmee je veldsuggesties voor het leveranciersveld in medewerkersuitgaven kunt uitschakelen. Dit is vooral handig als je ervoor kiest om geen leveranciers toe te voegen voor dit soort uitgaven, vooral bij integratie met ERP-systemen die gebruikmaken van onkostendeclaraties.

Belangrijk: Veldsuggesties voor leveranciers blijven actief voor bankoverboekingen, aangezien de leverancier in die gevallen een verplicht veld is.

Je kunt nu eenvoudig waarden voor vrije tekstvelden selecteren direct vanuit documenten met behulp van onze OCR (optische tekenherkenning) technologie. Deze kleine maar impactvolle verbetering geldt ook voor het Opmerking-veld.

Belangrijk: Houd er rekening mee dat de gegevensextractie niet leert van deze invoer, dus dezelfde waarde zal niet automatisch worden voorgesteld bij de volgende factuur.

Zorg ervoor dat je goedkeuringsprocessen naadloos blijven verlopen met Workflow Fallbacks, zelfs wanneer specifieke rollen in een workflow niet beschikbaar zijn.

Hoe helpt deze functie jou?

Workflow Fallbacks grijpen automatisch in wanneer een vereiste rol – zoals een Team Manager – niet beschikbaar is, zodat vertragingen bij uitgavegoedkeuringen worden voorkomen.

Fallbacks aanpassen en bekijken

Je kunt het gedrag van de fallbacks aanpassen aan de behoeften van je bedrijf:

1. Ga naar Instellingen > Workflows > Geavanceerd.
2. Klik op Fallbacks bewerken.
3. Kies je gewenste fallback-acties.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Je kunt de huidige Workflow Fallbacks bekijken in de bewerkingsmodus van elke workflow-stap.