De vier beste apps om je uitgaven bij te houden voor je bedrijf

Het volgende scenario komt je wellicht bekend voor wanneer jij je uitgavenbeheer nog niet hebt geautomatiseerd: Kim, Managing Director van een scale-up, verwacht goede resultaten voor de maand maart. Er is namelijk afgelopen maand een grote klant binnengehaald. In alle drukte heeft ze daarnaast toestemming gegeven aan verschillende werknemers voor hotelovernachtingen, enkele laptops, een training, catering voor een evenement en zakelijke etentjes. Van de precieze kosten heeft Kim totaal geen overzicht, maar ze verwacht dat het allemaal wel meevalt. Ze is veel te druk om zich daar überhaupt mee bezig te houden. Aan het eind van de maand komen de eerste voorlopige resultaten binnen. Kim schrikt; hoe kan het nou dat de resultaten een stuk lager zijn uitgevallen dan in de forecast staat? Wanneer Kim de uitgavenposten bekijkt ziet ze het meteen. Ongemerkt is er drie keer zo veel uitgegeven.

Een collega die ook niet blij is met deze werkwijze is Esther. Verantwoordelijk voor de backoffice moet ze alle bonnetjes bij elkaar gaan zoeken. Sommige werknemers kunnen de bonnetjes niet vinden. Ook moeten de losse declaraties van al deze werknemers worden uitbetaald. Esther zucht. Ze heeft toch al genoeg te doen?

Apps om uitgaven bij te houden bieden je, los van tijdbesparing, ook een ander voordeel: realtime inzicht in de in- en uitgaven van je bedrijf, in plaats van pas aan het einde van de maand. Zo kun je op tijd bijsturen en belangrijke beslissingen nemen. Een app of tool voor uitgaven biedt dus vele voordelen voor je bedrijf.

Wat zijn uitgaven

Bedrijfsuitgaven zijn alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan software, huur, evenementen en reiskosten. De kosten kunnen vast of incidenteel zijn en kunnen flink oplopen. Daarbij ontbreekt het wel eens aan overzicht of zijn de uitgaven pas aan het eind van de maand inzichtelijk.

Zeker scale-ups en snelgroeiende bedrijven kunnen het overzicht kwijtraken omdat er nog geen goede systemen zijn of zij hier de noodzaak nog niet van inzien. Dit kan grote gevolgen hebben op het bedrijfsresultaat.

Wat zijn incidentele uitgaven

Bij de vraag ‘wat zijn uitgaven’ kijken we ook naar de incidentele uitgaven. Dit zijn uitgaven die je af en toe doet en niet onder je vaste reguliere uitgaven vallen. Denk aan tijdelijk een externe partij inhuren of een evenement in het buitenland bezoeken met meerdere werknemers. Zeker in het geval van incidentele uitgaven is er niet altijd een realtime inzicht in de uitgaven, wat kan leiden tot hogere kosten dan verwacht.

Uitgavenbeheer voor bedrijven automatiseren

Naast de dagelijkse uitgaven gaat uitgavenbeheer (expense management) verder dan alleen bonnetjes en facturen matchen. Het effectief beheren van alle uitgaven kan veel tijd en personeelskosten besparen. Dit was ook het geval voor Essentia Analytics, een fintech gevestigd in Londen. Dit bedrijf besteedt sinds het gebruik van Payhawk, een app om uitgaven bij te houden, nog maar 5 dagen aan de maandafsluiting in plaats van de gebruikelijke 10 dagen.

Binnen je bedrijf kan automatisering een belangrijke rol spelen in het uitgavenbeheer. Van declaratie apps tot betaalkaarten koppelen aan software; er zijn tegenwoordig eindeloos veel mogelijkheden voor in- en uitgaven bijhouden. Inmiddels zijn er allerlei declaratie apps en tools op de markt om bonnen te bewaren.

Wat zijn apps voor het bijhouden van uitgaven?

Apps voor het bijhouden van zakelijke uitgaven zijn krachtige tools die bedrijven helpen bij het beheren van hun financiële uitgaven. Deze apps bieden geautomatiseerde oplossingen om het proces van bijhouden, indienen en goedkeuren van zakelijke uitgaven te vereenvoudigen. Ze zijn bovendien ontworpen om de efficiëntie te vergroten, nauwkeurigheid te waarborgen en natuurlijk om het uitgavenbeheer proces te verbeteren.

Enkele waardevolle kenmerken van apps voor het bijhouden van uitgaven zijn:

• Real-time uitgavenbeheer en analyse: doordat je met bepaalde apps en/of tools de mogelijkheid hebt om uitgaven real-time te volgen, kan het management beter geïnformeerde beslissingen nemen en bijvoorbeeld mogelijkheden tot kostenbesparing identificeren.
• Automatische uitgavenregistratie: apps voor het bijhouden van uitgaven bieden de mogelijkheid om uitgaven automatisch vast te leggen door middel van bijvoorbeeld slimme OCR technologie.
• Integratie met zakelijke betaalkaarten: veel tools en apps, zoals Payhawk, integreren naadloos met zakelijke betaalkaarten. Hierdoor wordt het beheer van transacties en controle over zakelijke uitgaven geoptimaliseerd.

App voor uitgaven bijhouden

Continu in één oogopslag inzicht in de uitgaven en niet pas aan het einde van de maand? Zeker snelgroeiende bedrijven kunnen het overzicht kwijtraken of tijd verliezen omdat er nog geen goede processen zijn neergezet of omdat het simpelweg nog geen prioriteit is. Hieronder volgen 4 apps om uitgaven bij te houden voor bedrijven.

QuickBooks

QuickBooks is een app gericht op kleine bedrijven. De boekhoudsoftware en app van QuickBooks wordt inmiddels al door ruim 3,3 miljoen klanten gebruikt. QuickBooks biedt zijn klanten een inzichtelijk en makkelijk bruikbaar dashboard. Deze app staat dan ook voornamelijk bekend om het gebruiksgemak. QuickBooks heeft veel verschillende functionaliteiten, maar je kunt zelf kiezen waar je gebruik van wilt maken en voor welke functionaliteiten je betaalt.

Wist je dat: Payhawk een directe integratie heeft met QuickBooks Online waardoor er een feilloze export van uitgaven, betalingen en stortingen van Payhawk naar QuickBooks is. Lees hier meer over de integratie tussen Payhawk en QuickBooks.

Exact Online

Een andere handige app (en complete tool) voor in- en uitgaven bijhouden is Exact Online. Naast het bijhouden van uitgaven is Exact Online een ERP (Enterprise Resource Planning) wat betekent dat niet alleen het boekhouden, maar vrijwel alle data in- en rondom je bedrijf overzichtelijk wordt gemaakt. Daarnaast worden er specifieke oplossingen aangeboden voor jouw branche. Ook Exact Online integreert gemakkelijk met Payhawk, de oplossing voor uitgavenbeheer, waardoor handmatig gegevens overzetten tot het verleden behoort. Exact Online is een Nederlands bedrijf dat zich voornamelijk richt op kleine en middelgrote bedrijven.

NetSuite

Een app voor declaraties die nog uitgebreider is dan Exact Online is Oracle NetSuite. NetSuite kan worden gebruikt voor zowel kleine als grote bedrijven en is net als Exact Online ook een ERP oplossing. Netsuite biedt één geïntegreerd systeem voor alle zakelijke processen: van financieel, CRM tot inventaris.

Wellicht maak je al gebruik van de ERP-mogelijkheden van NetSuite maar ben je toch op zoek naar meer controle over de bedrijfsuitgaven en wil je vooral geen gegevens meer handmatig invoeren. In onze blog over de directe integratie met NetSuite lees je meer voordelen en inzichten.

Payhawk

Payhawk biedt al vele scale-ups en andere snelgroeiende bedrijven een oplossing. Maar, ook gevestigde bedrijven kunnen bij Payhawk terecht. Payhawk biedt in één overzicht realtime gegevens van alle bedrijfsuitgaven en cashflows in overzichtelijke rapporten. Daarnaast zijn er nog vele andere voordelen. Door een persoonlijke betaalkaart per werknemer aan te bieden is het zoeken naar bonnetjes verleden tijd. Ook bespaart het gebruik van de persoonlijke betaalkaart je veel tijd in het uitbetalen van onkosten én heb je in één klap inzicht in de uitgaven van je werknemers, waarvoor je uitgavenlimieten kunt instellen. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar houd je ook met gemak grip op de kosten.

Payhawk gaat verder dan een app voor in- en uitgaven bijhouden. Deze app biedt veel mogelijkheden wat betreft integraties van apps en ERP’s. Zoals aangegeven integreren alle bovengenoemde apps met Payhawk.

Een ander groot voordeel van Payhawk is de OCR technologie om bonnen en facturen in te scannen. Deze technologie kan maar liefst in 60 talen facturen aflezen en bespaart dus erg veel tijd.

Slotopmerkingen

En app voor uitgaven bijhouden kan zonder twijfel bijdragen aan de groei van je bedrijf. Door tijdsbesparing én beter financieel inzicht krijg je grip op onnodige kosten en kun jij je waardevolle tijd besteden aan de groei van het bedrijf.

Onze oplossing voor uitgavebeheer biedt realtime overzicht van alle bedrijfsuitgaven op één gebruiksvriendelijk dashboard. Door het gehele proces te automatiseren is er continu inzicht in de uitgaven en wordt er geen onnodige tijd besteed aan het zoeken van bonnetjes, matchen van facturen en handmatig declaraties uitbetalen.

Ontdek meer over de mogelijkheden met Payhawk en boek een demo.