Naadloze Payhawk integraties - van Netsuite en Exact tot AFAS

Handmatige taken minimaliseren, tijd besparen en minder fouten maken. Dat is eigenlijk waar iedereen naar op zoek is in zijn of haar organisatie, toch? Hoe meer de systemen die in je organisatie gebruikt worden met elkaar geïntegreerd zijn, hoe makkelijker je dit kunt vinden. En dat is precies waarom wij bij Payhawk ons best doen om met de meest toonaangevende systemen een native integratie op te zetten, zodat jij jezelf en je collega’s tijd, energie en hoofdpijn kunt besparen.

Zo zijn we bij Payhawk een aantal jaar geleden een succesvolle samenwerking gestart met TravelPerk, een systeem waarmee je eenvoudig je zakelijke reizen regelt. Maar denk bijvoorbeeld ook aan onze integratie met Nmbrs, één van de vele HR systemen waarmee we integreren, voor het automatisch beheren van werknemersgegevens én gebruikers in Payhawk.

Maar naast de integraties met dit soort tools, zijn we ook trots op de native integraties met verschillende ERP’s en boekhoudpakketten. Van deze integraties willen we er in deze blog een aantal uitlichten: de integraties met NetSuite, Exact Online (en Globe) en AFAS. Welk toonaangevend ERP of boekhoudpakket je ook gebruikt, grote kans dat er een naadloze integratie met Payhawk gemaakt kan worden. Hieronder nemen we je mee in wat zo’n integratie jou kan brengen, hoe je de juiste integratiepartner kiest en hoe je eenvoudig de koppeling kunt maken met de drie ERP’s die we hierboven genoemd hebben. Laten we beginnen!

Waarom integreren?

Allereerst willen we je laten zien waarom het integreren van je verschillende systemen zo belangrijk is. Als je als bedrijf niet-geïntegreerde (financiële) systemen gebruikt, krijg je vaak te maken met handmatige taken. Dit zijn taken die uitgevoerd moeten worden, zodat gegevens van systeem A in systeem B komen. Denk bijvoorbeeld aan het handmatig boeken van facturen, wat naast dat het veel tijd kost ook nog eens fouten in de hand werkt.

Laten we als voorbeeld kijken naar de volgende twee systemen: een ERP en uitgavenbeheeroplossing. Op zichzelf natuurlijk al krachtige systemen, die je op verschillende manieren helpen. Zo helpt een ERP als NetSuite of AFAS je met het inzichtelijk houden van de orderstroom, het verwerken van salarissen en HR management. Aan de andere kant helpt een uitgavenbeheeroplossing als Payhawk je grip te krijgen op wereldwijde uitgaven, met het uitgeven van creditcards en het in realtime inzicht geven in je uitgaven.

Beiden mooie tools en belangrijk voor iedere toekomstbestendige organisatie. Maar, nog mooier zou het natuurlijk zijn als deze systemen in realtime met elkaar praten, niet? Door dit soort systemen met elkaar te integreren zorg je ervoor dat betalingen uit je uitgavenbeheeroplossing direct in je ERP gezet worden, met alle bijbehorende gegevens. Maar ook werkt het de andere kant op, bijvoorbeeld als je een nieuwe grootboekrekening of leverancier aanmaakt in je ERP, die direct zichtbaar wordt in je uitgavenbeheeroplossing.

Chris van Dongen, Country Director van Payhawk Benelux zegt het volgende over dit soort integraties, ditmaal specifiek over de integratie van Payhawk met AFAS:

Niet-geïntegreerde systemen dwingen bedrijven tot handmatig werk, wat niet alleen inefficiënt is maar ook foutgevoelig. Onze samenwerking met AFAS stelt ons in staat om deze problemen te verhelpen door een naadloze integratie die zorgt voor nauwkeurigheid en besparing van tijd en middelen.

Hoe kies je de juiste integratiepartner?

Zoals je kunt lezen reden genoeg om de verschillende systemen die je binnen je organisatie gebruikt met elkaar te integreren. Minder handmatig werk, sneller werken en ook nog eens minder kans op fouten–een no-brainer eigenlijk. Maar hoe kies je nu de juiste tools om te integreren met je ERP of boekhoudpakket? Hieronder 5 belangrijke factoren op een rij.

1. Wat kan het systeem?

Op de eerste plaats staat natuurlijk wat het systeem wat je wilt gaan gebruiken precies kan. Voor verschillende processen zijn er namelijk verschillende systemen op de markt. Denk bijvoorbeeld nog eens aan TravelPerk, waarmee je zakelijke reiskosten eenvoudig kunt bijhouden. Of Payhawk, waarmee je je uitgavenbeheer eenvoudig maakt. Denk goed na wat je nodig hebt en welke partijen jou dit kunnen geven.

2. Expertise en ervaring

Daarna is belangrijk hoeveel ervaring het systeem heeft waar je mee wil gaan integreren. Kent de integratiepartner jouw ERP? Of zijn het nog onbekenden voor elkaar? En als ze elkaar al kennen, hoe lang? Dit zijn belangrijke vragen om te stellen, voordat je een nieuwe integratiepartner aanschaft.

3. Kosten

Ook de kostencomponent mogen we niet vergeten. Als je uit twee systemen kunt kiezen die allebei hetzelfde kunnen, maar systeem X is twee keer zo goedkoop als systeem B, dan is het natuurlijk een makkelijke keuze voor welke je gaat. Het totaal pakket dat je krijgt is simpelweg belangrijk.

4. Certificeringen

Hoe doet de beoogde integratiepartner het op het gebied van certificeringen? Met certificeringen kunnen bedrijven aantonen of ze voldoen aan wet- en regelgeving en de geldende normen in de markt. Dit kun je op de volgende manier doen: bekijk welke certificeringen gebruikelijk zijn in de markt, waarna je vervolgens kunt nagaan of de beoogde integratiepartner ook beschikt over deze certificeringen.

5. Ondersteuning en support

Als laatste belangrijke factor willen we graag de ondersteuning en support belichten. Het is natuurlijk prettig als je een systeem aanschaft en je vervolgens ook geholpen kunt worden als je vastloopt. Biedt de beoogde implementatiepartner 24/7 support aan? Of heb je een dedicated customer success manager? Goede vragen om jezelf te stellen voor je met een partij in zee gaat.

De naadloze integraties met Payhawk

Nu we je hebben meegenomen in waarom het integreren van systemen belangrijk is en hoe je de juiste integratiepartner kunt kiezen, vertellen we je graag meer over de meest krachtige functies van de integraties tussen Payhawk en drie toonaangevende ERP’s: Exact Online, NetSuite en AFAS.

De integratie van Payhawk en Exact Online

De eerste van de drie integraties die we kort willen belichten is die van Payhawk met Exact Online. Deze integratie zorgt voor een moeiteloze reconciliatie tussen de uitgavenbeheersoftware van Payhawk en de boekhouding in Exact Online. En met de krachtige OCR, wordt het handmatig boeken van facturen iets uit het verleden, zodat jij je kunt focussen op groei.

Hoe je Payhawk met Exact Online integreert is makkelijker dan je misschien zou verwachten. Je gaat simpelweg naar de instellingen als je Payhawk geopend hebt, zoekt onder ‘integraties’ op Exact Online en klikt op ‘verbinden’. Vervolgens moet je een aantal instellingen kiezen om de juiste accounts in Exact Online aan de juiste categorieën in Payhawk te koppelen en het is geregeld.

Het volgende zegt Leon Steenbrink, CFO van Mercell Nederland, over de koppeling tussen Exact Online en Payhawk:

We creëerden een geautomatiseerde up- en download tussen Payhawk en ons boekhoudsysteem Exact Online. Dat is een manier om efficiënter te zijn en geen handmatige invoer meer te herhalen zoals we dat in ons vorige systeem deden. Het is veel efficiënter en altijd nauwkeuriger omdat het een geautomatiseerde invoer (API) tussen de twee is.

De integratie van Payhawk en NetSuite

We gaan verder met de integratie van Payhawk met Oracle NetSuite, naast Exact Online ook een krachtig ERP. Net als met Exact Online, is de koppeling tussen Payhawk en NetSuite eenvoudig te maken. Je opent Payhawk, gaat via ‘instellingen’ naar ‘integraties’, waar je vervolgens op NetSuite zoekt. Het is daarna een kwestie van de Payhawk SuiteApp for NetSuite installeren, waarna je aan de slag kan.

Vervolgens kun je verder met de configuratie, waar je de koppeling naar wens kunt aanpassen. Deze koppeling is krachtig, omdat hij met één druk op de knop up-en-running is, al je belangrijke data eenvoudig gesyncd wordt en je eenvoudig een groep van meerdere wereldwijde entiteiten beheert.

Eduardo Felipez, Management Accountant bij Heroes, zegt het volgende over de integratie van NetSuite met Payhawk:

We hebben vijf entiteiten op het Payhawk-platform. En in het moederbedrijf hebben we 300-500 uitgaven per maand. Met de directe Payhawk-integratie met NetSuite hoef ik het niet langer te bekijken, importeren en exporteren en in de boekhouding te zetten. juiste formaat (waar ik vroeger wel één dag voor nodig had voor één entiteit). Met de directe NetSuite-integratie besteed ik hier dagelijks ongeveer een uur aan. Het is een enorme hulp voor mij.

De integratie van Payhawk en AFAS

Als laatste willen we het met je hebben over de integratie tussen Payhawk en AFAS. Deze integratie kun je maken door de gebruiksvriendelijke setup wizard te gebruiken in Payhawk, je rekenschema te uploaden en vervolgens je live integratie met AFAS te activeren. Door deze stappen te doorlopen, integreer je AFAS met Payhawk in slechts 15 tot 20 minuten. Daarna kun je beginnen met het besparen van tijd met de geautomatiseerde categorisatie van onkosten en realtime exports.

Ook kun je je stamgegevens uit AFAS meenemen, zodat deze in Payhawk altijd up-to-date zijn. En je kunt leveranciersgegevens, belastingcodes, categorieën en custom velden gebruiken in Payhawk om boekingen te automatiseren.

En met de realtime reconciliatie van betalingen, maak je de maandafsluiting gemakkelijk uren, zo niet dagen, korter. Hoe dat werkt? Alle betalingen die gedaan worden via Payhawk worden met de bijbehorende bon of factuur in real-time geëxporteerd naar AFAS. Dat zal een hoop tijd scheelt, toch?

Tijd en energie besparen met het integreren van systemen

Hierboven hebben we je meegenomen in waarom het belangrijk is om te focussen op het integreren van verschillende systemen. Of het nu gaat om je ERP en je HR tool, je uitgavenbeheeroplossing en je zakelijke reiskosten beheertool, of welke twee systemen dan ook, het integreren van systemen zal handmatig verminderen en je een hoop tijd en energie besparen.

Vervolgens hebben we je verteld welke factoren belangrijk zijn in het kiezen van een integratiepartner. Stel, je hebt een ERP en wilt graag een uitgavenbeheeroplossing gaan integreren. Of je hebt al een uitgavenbeheeroplossing en zou daarmee graag een HR tool integreren. Stuk voor stuk integraties die jouw leven een stuk makkelijker kunnen maken. Waar je ook naar ook zoek bent, het is belangrijk om oog te hebben voor de kosten, certificeringen, expertise en ervaring, ondersteuning en support, maar natuurlijk bovenal natuurlijk wat het systeem kan.

De naadloze Payhawk integraties

Daarna hebben we je meegenomen in hoe eenvoudig het is om Payhawk te integreren met een drietal toonaangevende ERP’s en boekhoudpakketten. Stuk voor stuk zullen deze integraties ervoor zorgen dat handmatig werk verminderd wordt, waarmee je efficiënter werkt en dus tijd en energie bespaart. Ook is in de meeste gevallen de integratie vrij simpel tot stand te brengen, wat ervoor zorgt dat je vaak binnen 15 minuten up-en-running bent. Makkelijker kunnen we het niet maken.

Benieuwd hoe de naadloze integratie tussen Payhawk en NetSuite, Exact Online, AFAS of een andere ERP eruit ziet? Boek dan een demo.