Pijnpunten in het groeiproces van B2B SaaS bedrijven: Hoe efficiënt uitgavenbeheer kan bijdragen

Welke pijnpunten vormen uitdagingen voor B2B SaaS bedrijven tijdens hun groeiproces?

Elk bedrijf streeft succes na. Dat is waar het ook allemaal om draait. SaaS-bedrijven investeren vaak jarenlang in ontwikkeling van hun SaaS-product, om vervolgens in korte tijd razendsnel operationeel op te schalen. Dat is juist wat het SaaS-businessmodel zo aantrekkelijk maakt. Maar dat ongeremde groeiproces kent wel een aantal pijnpunten. We noemen een aantal belangrijke. En we leggen graag uit hoe slim uitgavenbeheer deze pijnpunten kan verzachten.

1. Behoud van zowel flexibiliteit als controle t.b.v. uitgaven

Om te kunnen opschalen is het noodzakelijk dat medewerkers liquiditeiten tot hun beschikking hebben om uitgaven te kunnen doen en middelen aan te schaffen waarmee ze de business laten groeien. Zelf werkreizen boeken, hotelovernachtingen, een auto huren, noodzakelijke software aanschaffen, etc. Zowel het systeem van out-of-pocket-uitgaven als het in het wilde weg verstrekken van traditionele betaalkaarten kennen grote nadelen. Beide methoden bieden geen balans tussen de flexibiliteit die de medewerker enerzijds nodig heeft en de mate van controle over bedrijfsuitgaven die Finance wenst anderzijds. Die controle is onder andere noodzakelijk omdat in de groeifase investeerders en andere stakeholders strengere audit eisen stellen aan de compliance van de onderneming.

Nieuwe vormen van uitgavenbeheer zoals de betaalkaarten van Payhawk in combinatie met slimme software, zijn wel in staat om zowel behoud van flexibiliteit als behoud van controle te waarborgen.

2. Onbeheerste groei van de finance-functie zelf

Nieuwe divisies, afdelingen en mensen dragen zorg voor de groei van je B2B SaaS bedrijf. Door de overheadkosten relatief beperkt te houden, wordt je organisatie aanmerkelijk winstgevender. Maar vaak lukt dat niet en groeit ook de Finance-afdeling zelf keihard mee vanwege alle complexiteit die gemanaged moet worden. Steeds meer administratieve mensen en procedures om controle te behouden kunnen de groei vervolgens belemmeren.
Slimme vormen van uitgavenbeheer kennen een hoge automatiseringsgraad die het verkrijgen van controle juist gemakkelijker maakt. En dat zonder dat het finance team enorm hoeft te groeien.

3. Inefficiënte maandafsluiting

Doordat de onderneming zo snel verandert, is het nog belangrijker voor het management om op korte termijn over financiële stuurinformatie te beschikken. Aan de hand van periode afsluitingen, het liefst maandelijks, krijg je meer grip op en inzicht in de cijfers. Door correcte maandafsluitingen kunnen korte periodes met elkaar vergeleken worden en kan snel een prognose gemaakt worden voor de volgende periode. Effectieve en efficiënte groei vergen bijsturing. In veel organisaties frustreert deze informatiebehoefte zowel de werkvloer als de Finance-afdeling. Wanneer het al lukt om juiste financiële informatie samen te stellen – meestal is dat namelijk niet het geval – dan vereist dat vaak een uiterst stressvol en arbeidsintensief en dus duur proces.

Totaaloplossingen voor uitgavenbeheer zoals die van Payhawk zijn ontwikkeld zodat iedere maandafsluiting een peulenschil wordt.

4. Gebruik van te veel afzonderlijke systemen die niet compatible zijn

Wildgroei aan systemen en procedures is vaak het onherroepelijke lot van groeiende B2B SaaS bedrijven. Doordat veel van dit soort bedrijven wereldwijd opereren, worden de bedrijfsvoering en het beleid omtrent uitgavenbeheer al snel zeer complex. Zie dat maar eens te handhaven! Binnen Finance leidt dat dikwijls tot allerlei zelfbedachte software- en registratiesystemen, Excellijstjes en apps die onderling totaal niet compatible zijn. Het gebruik ervan vergt de expertise van specifieke Finance-medewerkers. Wanneer die de organisatie verlaten is dat meestal een regelrechte ramp.

En dit soort systemen is niet alleen onderling nauwelijks compatible. De input is meestal ook niet integreerbaar met ERP- en / of boekhoudsystemen. Dat betekent dat informatie handmatig moet worden (her)ingevoerd of niet beschikbaar is. Payhawk integreert met verschillende ERP- en boekhoudsystemen waardoor handmatig werk overbodig wordt en systemen onderling perfect met elkaar communiceren.

5. Inflexibele workflows voor uitgavenbeheer

Een complexe, groeiende organisatie zoals een B2B SaaS bedrijf vraagt om maatwerk op afdelings-, projectteam- en zelfs medewerkersniveau. Echter is dit bij veel organisaties gestandaardiseerd en totaal niet intuïtief waardoor flexibiliteit ver te zoeken is. Als CFO of Finance Manager wil je juist flexibiliteit motiveren, zolang de controle behouden wordt.

Payhawk’s uitgavenbeheer software maakt het mogelijk om workflows in te stellen en aan te passen naar de structuur van je eigen organisatie, per team of individu. Hierdoor heeft de medewerker de flexibiliteit die hij of zij nodig heeft bij het uitvoeren van het werk en behoudt de financiële afdeling 100% controle.

6. Inefficiënte en tijdrovende declaratieprocedures

Niemand houdt van teveel administratieve rompslomp. Maar om de verantwoording van bedrijfsuitgaven te waarborgen is het nu eenmaal noodzakelijk. Gedurende de groeifase neemt het aantal bonnetjes en declaraties exponentieel toe. Medewerkers raken het overzicht zelf kwijt en niemand claimt de verantwoordelijkheid. Dit is zo een moment dat de financiële afdeling minder populair wordt binnen het bedrijf en een imago krijgt dat het bedrijfsgroei juist remt i.p.v. ondersteunt. Niets is natuurlijk minder waar

Geautomatiseerd uitgavenbeheer versimpelt het declaratieproces. Aan de ene kant doordat de slimme apps die medewerkers gebruiken notificaties geeft wanneer documenten vereist zijn. Anderzijds omdat de slimme boekhoudsoftware van Payhawk de declaraties zelf aan de juiste grootboekrekening koppelt. Ideaal!

7. Slecht toezicht op en beheer van abonnementen

B2B SaaS bedrijven weten zelf als geen ander hoe cruciaal het SaaS-concept is t.b.v. de digitale transformatie. Ook in hun eigen bedrijfsvoering vertrouwen ze daarom op allerlei cloud-gebaseerde services, App’s en API’s. De flexibiliteit van de business vereist dat ook. Waarom zelf software ontwikkelen en / of aanschaffen als je die ook per maand kunt ‘huren’? Toch leidt het gebruik van al die verschillende softwaretools tegelijkertijd tot onnodige kosten. Want de wildgroei belemmert het overzicht. Ongebruikte abonnementen worden vergeten, lopen door, raken inactief of worden binnen de organisatie meermaals (dubbel) aangeschaft. Voor een gemiddeld B2B SaaS bedrijf dat zich in een groeifase bevindt is dit helaas de dagelijkse realiteit.

Met Payhawk’s abonnementenbeheer, worden dubbele of overbodige abonnementen automatisch herkend door Machine Learning. Hierdoor zijn overbodige kosten verleden tijd en heeft de financiële afdeling een beter inzicht. Een win-win situatie.

Hoe uitgavenbeheer helpt om de pijnpunten van B2B SaaS bedrijven te verzachten

Geld kan maar 1 keer worden uitgegeven. En zeker in deze groeifase is het essentieel dat financiën aan de juiste zaken worden gespendeerd en dat er geen sprake is van weggegooid geld. De uitgaven omtrent dubbele en overbodige abonnementen vormen daarvan slechts een voorbeeld.

Het uitgavenbeheer systeem van Payhawk is een alles-in-één oplossing bestaande uit breed geaccepteerde betaalkaarten in combinatie met slimme software. Voorzie met één druk op de knop mensen, teams en afdelingen van betaalmogelijkheden en definieer + implementeer een op maat gemaakt betaalbeleid. Voor de financiële afdeling is inzichtelijk wie verantwoordelijk is voor wat en binnen no-time wordt de benodigde rapportage uitgedraaid voor het hoger management.

Een slim uitgavenbeheersysteem biedt de medewerkers van SaaS-bedrijven in de groeifase betaalmogelijkheden. Het waarborgt de kwaliteit van stuurinformatie en laat mensen over de gehele breedte van de werkvloer beter en efficiënter functioneren. Slim uitgavenbeheer is voor groeiende B2B SaaS bedrijven onmisbaar.

Payhawk groeit met je mee

Gedurende de groeifase schalen B2B SaaS bedrijven niet zelden in korte tijd op van minder dan 50 tot meer dan 250 medewerkers. Maar niet alleen de omvang van het medewerkersbestand neemt toe, ook de omvang en complexiteit van de bedrijfsprocessen en -activiteiten en de planning daaromtrent. Veel bedrijven realiseren zich nog niet dat ze al toe zijn aan een andere ERP- of boekhoudsoftware.

Het is belangrijk je dat als CFO of Finance Manager vooraf te realiseren en nu al na te denken over welke ERP- of boekhoudsoftware geschikt is voor je bedrijf in de volgende fase. Het belang van een juist ERP- en/of boekhoudsysteem dat integreert met je uitgavenbeheer systeem is in elk geval groot. Dit ontdekte ook Heroes CFO Giancarlo Bruni: “Werken zonder uitgavenbeheer en een ERP is als rijden in een 30 jaar oude auto - geen comfort en geen snelheid. Sommige bedrijven hebben een backoffice met 25 mensen die nummers invoeren, maar dat is niet efficiënt of noodzakelijk. Wij werken liever met Payhawk om te automatiseren, te integreren en geld te besparen op personeelskosten.”

Wil je meer leren over welke ERP- of boekhoudsoftware past bij de fase van jouw groeiende bedrijf? Download dat onze gids.

Voor ons van Payhawk is het niet moeilijk om de vele voordelen van ons eigen SaaS-product op te noemen. En dus ook niet om daar enthousiast over te zijn. We hebben immers zelf gezien, samen met onze klanten, hoe het de bedrijfsvoering van groeiende bedrijven in de praktijk kan vergemakkelijken en verbeteren. En gelukkig beschikken we ook over de nodige klanten die hun ervaringen met jou willen delen. Lees meer hier.

Conclusie

Aandacht voor uitgavenbeheer is juist gedurende de groeifase van B2B SaaS bedrijven essentieel en neemt de pijnpunten die hiermee gepaard gaan weg. Verwaarloos je dit dan loop je voortaan achter de feiten aan en wordt de o zo wenselijke opschaling van de organisatie sterk belemmerd. Hebben wij of onze klanten je nog niet weten te overtuigen? Overtuig dan nu jezelf en vraag vrijblijvend een demo aan!