Het belang van uitgavenbeheer in de B2B SaaS industrie

B2B SaaS ondernemingen zoeken naar een oplossing voor uitgavenbeheer om te blijven groeien en opschalen, maar waarbij ze tegelijkertijd ook voldoen aan alle boekhoudkundige eisen. Dit gaat vaak om FinTech, IT en Software bedrijven.

Wat is SaaS?

De afkorting ‘SaaS’ staat voor Software as a Service. Dit zijn softwareoplossingen die bedrijven gebruiken voor het automatiseren van bedrijfsprocessen. Denk bijvoorbeeld aan uitgavenbeheer, CRM, email marketing en personeelsplanning. SaaS wordt aangeboden in de vorm van software op abonnementsbasis. Steeds meer bedrijven maken gebruik van SaaS oplossingen voor het verbeteren van de bedrijfsprocessen.

Uitgavenbeheer binnen een B2B SaaS onderneming

B2B SaaS ondernemingen hebben te maken met verschillende uitdagingen op het gebied van uitgavenbeheer (expense management).

Een van de grootste uitdagingen is op het gebied van financieel overzicht. Doordat deze bedrijven te maken hebben met snelle groei, maar tegelijkertijd nog veel administratieve taken handmatig doen, is er gebrek aan goed overzicht.

Zo wordt er bijvoorbeeld meer personeel aangenomen dat soms uitgaven moet doen voor werk. Deze B2B SaaS bedrijfsuitgaven moeten vervolgens worden ingediend, bijgehouden en weer worden terugbetaald. Out-of-pocket kosten zijn tijdrovend en lastig bij te sturen. Om deze reden wordt er vaak gezocht naar een oplossing voor de out-of-pocket kosten en blijkt een zakelijke betaalkaart een goede oplossing. Deze kaart is ook een perfect alternatief voor de zakelijke creditcard.

Lees dit artikel waarom de zakelijke betaalkaarten hét alternatief zijn voor creditcards

Een andere uitdaging betreft het voldoen aan de controles en boekhoudkundige eisen. Voor zowel interne als externe zaken geeft dit verschillende problemen. Door de snelle groei zijn er vaak geen duidelijke processen opgesteld. Wanneer er audits plaatsvinden of documenten en cijfers moeten worden aangeleverd aan externe partijen, kan het zijn dat de zaken niet goed op orde zijn en de boekhouding eerst nog moet worden bijgewerkt.

Ook intern is dit nadelig. Omdat de boekhouding niet compleet is kan het afsluiten van de maand, het kwartaal en/of jaar verschrikkelijk veel tijd kosten. Er moet dan nog met man en macht worden gezocht naar bonnetjes en facturen, wat voor veel frustratie zorgt bij het het financiële team. Neem als voorbeeld het e-commerce bedrijf Heroes, dat dankzij de Payhawk integratie met slimme software de maandafsluiting van 5 dagen werk wist terug te brengen naar slechts 5 uur.

Een goed B2B SaaS uitgavenbeheer is dus ontzettend belangrijk voor de financiële gezondheid van het bedrijf. Maar, in de praktijk is er vaak geen goed inzicht in de bedrijfsuitgaven.

Voordelen van geautomatiseerd uitgavenbeheer voor de B2B SaaS Industrie

De oplossing voor B2B SaaS ondernemingen ligt dan ook in het automatiseren van het uitgavenbeheer. Er zijn talloze voordelen waarvan de kosten- en tijdsbesparingen absoluut de grootste zijn.

Geautomatiseerd uitgavenbeheer zorgt voor reductie van onnodige uitgaven voor B2B SaaS bedrijven. Doordat er één systeem voor alle afdelingen is, wordt er voorkomen dat bijvoorbeeld dubbele abonnementen binnen de bedrijfsprocessen worden afgesloten en onnodige dubbele kosten worden gemaakt. Door snelle groei weten de afdelingen onderling vaak niet precies waar andere afdelingen mee bezig zijn. Door één oplossing voor uitgavenbeheer te hanteren wordt dit opgelost en is er één overzichtelijk dashboard. Daarbij hoeven we vast niet te vertellen dat er naast kosten ook veel tijd wordt bespaard.

Dankzij één oplossing en overzichtelijk dashboard kunnen er met gemak allerlei analyses worden gedaan en rapportages worden uitgedraaid.

Ook kunnen er geavanceerde systemen worden opgezet om uitgaven goed te keuren. Zo kunnen teamleiders met gemak de uitgaven verzoeken van werknemers goedkeuren. Hierdoor is er meer controle op de B2B SaaS bedrijfsuitgaven en minder kans op het overschrijden van budgetten of onverwachte verrassingen. Daarbij bieden de slimme software systemen ook een app aan aan de gebruikers. De mobiele applicaties maken het gemakkelijk de declaraties in te voeren. Dit voorkomt zoeken naar bonnetjes of het handmatig invoeren van een declaratie.

Payhawk als oplossing voor B2B SaaS bedrijven

Payhawk biedt al vele B2B SaaS bedrijven een oplossing. In één overzicht heb je realtime gegevens van alle bedrijfsuitgaven en cashflows in overzichtelijke rapporten. Daarnaast zijn er nog vele andere voordelen. Door een persoonlijke zakelijke betaalkaart per werknemer aan te bieden is het zoeken naar bonnetjes verleden tijd.

Ook bespaart het gebruik van de zakelijke betaalkaart je veel tijd in het uitbetalen van onkosten én heb je in één klap inzicht in de uitgaven van je werknemers, waarvoor je uitgavenlimieten kunt instellen. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar houd je ook met gemak grip op de kosten. Een zakelijke betaalkaart is dus een uitstekend alternatief voor een creditcard.
Geautomatiseerd uitgavenbeheer zorgt dus voor reductie van onnodige uitgaven voor B2B SaaS bedrijven. Naast kostenbesparing levert dit ook veel tijd op, bijvoorbeeld in de maandafsluiting. Wist je dat Essentia Analytics de maandafsluiting heeft kunnen halveren tot 5 dagen door gebruik te maken van Payhawk? Lees het hele verhaal hier.

En dankzij onze integraties koppel je onze financiële oplossing aan jouw ERP. Payhawk integreert namelijk met verschillende grote ERP systemen zoals NetSuite, Exact Online, Microsoft Dynamics, 60dias en Xero.

Ook beschikt onze software over slimme OCR-technologie om gegevens op bonnetjes en facturen binnen enkele seconden vast te leggen.

Slotopmerkingen

Efficiënt uitgavenbeheer in de B2B SaaS industrie kan zowel kosten als tijd besparen. Beide factoren zijn onmisbaar voor de financiële gezondheid van een bedrijf dat wil blijven groeien. Door het uitgavenbeheer te automatiseren heb je niet alleen financieel inzicht maar voldoe je ook aan de boekhoudkundige eisen. Zo kunnen financiële teams zich focussen op waar ze goed in zijn, in plaats van op handmatige administratieve taken. Door te kiezen voor één geïntegreerde tool voor uitgavenbeheer kun jij je focussen op de groei van het bedrijf.

Nieuwsgierig wat automatisering jouw B2B SaaS bedrijf kan brengen? Boek direct een demo.