Slim uitgavenbeheer voor CFO's en Financial Controllers binnen de energiesector en andere nutsbedrijven

Het realiseren van slim uitgavenbeheer zorgt ervoor dat een bedrijf in deze branche zowel flexibel als efficiënt kan blijven. Bij Payhawk leggen we jou als CFO of Financial Controller actief binnen de energiesector, graag uit hoe dat werkt.

Waar lopen nutsbedrijven tegenaan?

Bedrijven die goederen en diensten leveren die het openbaar nut dienen, werden in het verleden veelal door de overheid zelf opgericht. Veel van dit soort organisaties worden daarom ook vandaag de dag nog tot de ‘starre’ semioverheid gerekend. En ook bedrijven in de energiesector die inmiddels wel geheel zijn geprivatiseerd, staan dikwijls niet bekend om hun flexibiliteit en efficiency.

Met name in die laatste sector werden de afgelopen jaren veel veranderingen doorgevoerd om marktwerking te stimuleren zodat de consument zou profiteren. Toch blijft de overheid voortdurend sterk betrokken vanwege het grote maatschappelijke belang van de geleverde goederen en diensten. De intensieve overheidsbemoeienis als gevolg van de stijgende energietarieven door de oorlog in Oekraïne, is daar een voorbeeld van.

Tegenwoordig kunnen klanten eenvoudig overstappen en zelf een leverancier met bijbehorende prijzen kiezen. Dat veroorzaakt dat energiebedrijven op commerciële basis moeten werken in een ‘volledige vrije markt’. Tegelijkertijd houdt de overheid streng toezicht op energiebedrijven. De overheid legt jouw bedrijf van bovenaf de verplichting op om verantwoording af te leggen en om snelle veranderingen door te voeren. Dat zijn verantwoordelijkheden waar de hele organisatie mee te maken krijgt maar die vooral uitdagingen vormen voor het financiële team van het bedrijf.

Tot welke uitdagingen leidt dat voor de energiesector?

Nutsbedrijven waaronder energieleveranciers, moeten om hun bestaansrecht af te dwingen risico’s nemen en opereren als een commercieel bedrijf. Het is nodig om snel te kunnen reageren op internationale ontwikkelingen, zoals de energiecrisis in 2022 duidelijk maakte. Tegelijkertijd moeten ze vanwege het belang van de levering van hun goederen en diensten steeds de continuïteit van het bedrijf waarborgen. Daarnaast worden ze streng door de overheid gemonitord, moeten ze aan strenge regels voldoen en dienen ze complexe veranderingen zoals bijvoorbeeld een energieplafond razendsnel door te kunnen voeren. Het is lastig om dat allemaal te managen!

In de praktijk leidt dat onder andere tot de volgende uitdagingen voor de energie sector:

1. Gebrekkige automatisering

Doordat van oudsher de noodzaak om te innoveren ontbrak, iets wat men vaker ziet bij bedrijven die voorheen tot de overheid behoorden, is er vaak sprake van een gebrek aan automatisering. Er was eenvoudigweg lange tijd geen impuls om significant te verbeteren, en die cultuur verander je niet zomaar. Daardoor wordt er voor administratieve zaken vaak vertrouwd op handmatige, tijdrovende processen. Dat betekent veel spreadsheets en papierwerk. Daardoor is de kans dat administratieve fouten worden gemaakt in het proces van uitgavenbeheer voor energieleveranciers veel groter. En hierdoor ontstaat ook vertraging en inefficiëntie in het verwerkingsproces van gegevens.

2. Geen realtime inzicht en solide rapportage

Meten is weten. CFO’s en Financial Controllers hebben daarom behoefte aan betrouwbare gegevens in vorm van rapportage. Liefst in realtime, zonder vertraging zodat ze wijzigingen in het beleid kunnen doorvoeren naar aanleiding van up-to-date bevindingen. Het gebrek aan geconsolideerde gegevens en rapportagemogelijkheden zorgt er bij bedrijven in de nutssector echter voor dat men niet tijdig beslissingen kan nemen of data kan evalueren. Dat heeft zonder meer een nadelig effect op de financiële gezondheid van de onderneming. Het verkrijgen van tijdige managementinformatie over bedrijfsuitgaven is dus een van de belangrijkste uitdagingen voor de financiële afdelingen van energieleveranciers.

3. Moeilijkheden om te voldoen aan compliance en regelgeving

Energieleveranciers en andere nutsbedrijven worden voortdurend geconfronteerd met specifieke voorschriften en compliance eisen, voornamelijk opgelegd door de overheid. Ze moeten allerlei regels naleven en hier verantwoording over afleggen. Waarborgen dat de organisatie ‘compliant’ is, is complex en vereist nauwkeurige controle en documentatie. Het risico op fraude moet tot een minimum worden beperkt.

De strenge controle in deze sector is niet vreemd. In veel gevallen worden ondernemingen in de energiesector (deels) gefinancierd door de overheid en de maatschappij. Het is logisch dat de organisatie verantwoording moet afleggen over de bestedingsbeslissingen die het neemt met gemeenschapsgeld. Tegelijkertijd vormen de eigen mensen de kern van het succes van de organisatie. En het werkt averechts om het personeel te overladen met bureaucratische verantwoordingsregels ter voorkoming van fraude omtrent uitgavenbeheer in de energiesector.

4. Inefficiënte bedrijfsprocessen

Met name energieleveranciers moeten door de marktwerking steeds beter letten op hun concurrentiepositie. Uitgavenbeheer van personeelsleden in de energiebranche, speelt daarin een belangrijke rol. Want alleen door de productiviteit van werknemers te verbeteren kan de prijs omlaag of de winstgevendheid omhoog. De traditionele processen binnen nutsbedrijven zijn er niet op gericht om ‘compliant’ te blijven, fraude te kunnen identificeren en tegelijkertijd kosten te kunnen besparen. Is er wel sprake van intensief intern toezicht dan belemmert dat vaak de productiviteit van de werkvloer.

5. Weinig grip op duurzaamheid in eigen bedrijf

Zowel de overheid als de hedendaagse klanten eisen van energie- en andere nutsbedrijven een steeds duurzamere bedrijfsvoering. Jouw bedrijf heeft daarin een voorbeeldfunctie. Uitgebreide duurzaamheidsprogramma's richten zich daarbij niet alleen op een positieve bijdrage aan milieubescherming, maar ook op sociale rechtvaardigheid en bestuurlijke transparantie. Dat komt allemaal bovenop het traditionele belang van economische levensvatbaarheid. Doordat relevante interne informatie daarover ontbreekt, is het ook lastiger om op duurzaamheid in brede zin te sturen.

Hoe je als bedrijf in de energiesector deze uitdagingen met slim uitgavenbeer van Payhawk overwint:

Aan CFO’s en Financial Controllers van hedendaagse energie- of nutsbedrijven, biedt Payhawk een oplossing voor slim uitgavenbeheer (expense management). Met die oplossing, bestaande uit een combinatie van betaalkaarten die gekoppeld zijn aan intelligente softwareoplossingen, overwin je als organisatie de hiervoor genoemde uitdagingen.

1. Automatisering

Het systeem voor uitgavenbeheer van Payhawk wordt ondersteund door slimme softwareoplossingen waarin intelligente technologieën zoals AI (Artificial Intelligence), Machine Learning, Natural-Language-Processing en GPS een grote rol spelen. Hiermee kan gegevensinvoer door medewerkers grotendeels geautomatiseerd worden. Het verwerken van facturen, bonnetjes en onkostendeclaraties door middel van gebruiksvriendelijke mobiele apps, gaat bijna vanzelf. Dat komt doordat gegevens automatisch worden herkend en ingevuld en door de slimme technologie gecheckt. Ook het aanvragen van budgetten en betaalkaarten voor het doen van bedrijfsuitgaven volgt niet langer een complex en foutgevoelig proces op papier. Het is zo geregeld! De frustratie van bureaucratie wordt geheel geëlimineerd en handmatig werk wordt overbodig.

Om te kunnen overleven in een nieuw en complex business landschap moeten organisaties zich snel aanpassen. Met slimme automatisering van bedrijfsuitgaven vindt 'empowering' van de werkvloer plaats. Dat betekent effectiever uitgavenbeheer en minder tijd besteden aan administratieve rompslomp.

Alleen door middel van een geautomatiseerde bestedingsoplossing kan een nutsbedrijf de kosten beter beheersen en tegelijkertijd verlagen.

2. Betere en actuelere managementinformatie

De softwaretechnologieën gekoppeld aan slimme betaalkaarten vergemakkelijken niet alleen de invoer en controle van gegevens. Ook kostenallocatie en -categorisatie op basis van op maat gemaakte regels vindt hiermee automatisch plaats. Zowel de nauwkeurigheid als de tijdigheid van kostenallocatie binnen de energie-industrie worden hierdoor sterk verbeterd. De afdeling Finance is niet langer tegen het einde van iedere maand bezig met een race tegen de klok om alle informatie voor de maandafsluiting te verzamelen en te verwerken. Wanneer Finance en IT zich verenigen in de vorm van het digitaal transformeren van financiële processen en uitgavenbeheersing, ontstaat realtime inzicht in uitgaven en cashflows. De systemen van Payhawk beschikken namelijk over vooraf gebouwde integraties die compatible zijn met alle denkbare boekhoud- en ERP-oplossingen.

Realtime inzicht in bedrijfsuitgaven en rapportage over uitgaven draagt bij aan betere besluitvorming en het evalueren van financiële prestaties.

3. Grip op compliance

Als gevolg van de coronapandemie werd het voor energiebedrijven moeilijker om grip te houden op bedrijfsuitgaven en compliance. De sterk data gedreven bedrijfsvoering vond in deze periode plotseling plaats vanuit afgelegen en hybride werkplekken, ver vanwaar toezicht werd gehouden. Volgens de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), wereldwijd de grootste en meest vooraanstaande anti-fraude organisatie, is de toename van fraude binnen organisaties als gevolg van de Covid-19-pandemie nog altijd merkbaar. Dit maakt het noodzakelijke om uitgavenbeleid vast te stellen en te handhaven. Dit wordt bemoeilijkt doordat energie- en nutsbedrijven gedwongen worden om sneller dan ooit te veranderen. Door de uitgavenbeheerprocessen te automatiseren en te moderniseren door middel van slimme softwareoplossingen, kan de organisatie het hoge tempo echter bijhouden en tegelijkertijd risico’s op non-compliance verminderen.

Met Payhawk is het mogelijk om autorisatieschema’s vast te stellen en interne en wettelijke nalevingsvereisten op te stellen met betrekking tot elk type transactie. Met een druk op de knop is het centraliseren en standaardiseren van beleid voor iedereen binnen een afdeling of binnen de hele organisatie een feit. Verandert er noodgedwongen iets in de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld omdat externe belanghebbenden zoals de overheid dat willen, dan kunnen autorisatieschema’s direct worden aangepast. Financiële teams worden daarnaast voorzien van digitale tools om snel en effectief te kunnen handhaven, zonder dat dat tot extra overheadkosten leidt. Bovendien zorgt Payhawk voor verbeterde gegevensbeveiliging.

Slimme software voor bedrijfsuitgaven zorgt voor vereenvoudigde naleving van regelgeving door geautomatiseerde compliance controles.

4. Verbeterde efficiency en effectiviteit

Wie binnen de dynamische energiemarkt op prijs wil kunnen concurreren, moet op de bedrijfskosten letten. Heeft een energiebedrijf geen goede grip op de bedrijfsuitgaven, dan wordt dat een lastige zaak. Bedrijfsuitgavenbeheer door middel van Payhawk zorgt direct voor een efficiencyslag doordat de werkvloer veel minder tijd kwijt is aan verantwoording en Finance minder tijd aan handhaving.

Tegelijkertijd bieden de slimme softwaretools van Payhawk de mogelijkheid om uitgaven gerichter te sturen, schaalvoordelen te halen en dubbele kosten zoals bijvoorbeeld voor abonnementen te elimineren. Door het crediteurenplatform naar de Cloud te verplaatsen en centrale inkoopregels te definiëren, kan de organisatie ook voor kleine uitgaven profiteren van kortings- en prijsvoordelen door gebruik te maken van centrale leveranciers zoals hotelketens, vliegtuigmaatschappijen en andere vervoerders.
Ook vele kleine bedrijfsuitgaven vormen samen een grote kostenpost, en die is met slimme software niet langer onbeheersbaar.

5. Grip op duurzaamheid

Op het gebied van duurzaamheidsbevordering heeft de energiesector een toonaangevende rol, dat vindt zelfs de Autoriteit Consument & Markt (ACM). Die houdt in Nederland toezicht op concurrentiebevordering. Duurzame producten, diensten, investeringen en bedrijfsuitgaven worden binnen de sector van Nutsbedrijven van harte verwelkomd. Ook overheid en consument letten steeds meer op het duurzame karakter van de branche en baseren daar hun leveranciersselectie op.

Vanwege hun omvang krijgen energie- en andere nutsbedrijven daarom ook als eerste te maken met de verplichting tot het verstrekken van duurzaamheidsinformatie (ESG). Deze regels moeten op de jaarverslaggeving van omvangrijkere ondernemingen worden toegepast en maken de bijdrage aan duurzaamheid in brede zin duidelijk. Dat wil zeggen dat de score op zowel CO2-uitstoot, sociale aspecten als gelijkheid en inclusie en Governance (behoorlijk bestuur) hieruit objectief blijkt.

Het waarborgen van duurzame bedrijfsuitgaven vereist dat het duurzaamheidsbewustzijn tot op de werkvloer moet kunnen doordringen. Payhawk realiseert dat doordat slimme uitgaven en keuzes door middel van snel te implementeren betaalprocedures worden gestimuleerd. Per 2023 worden bedrijven bovendien geacht te voldoen aan het mobiliteitsbeleid van de overheid. Volg daarom automatisch de kilometrage van medewerkers aan de hand van hun smartphone en stuur hierop.

De beschikking over duurzaamheidsinformatie (ESG) wordt door middel van slimme software voor bedrijfsuitgaven sterk verbeterd. Daardoor kan er gemakkelijker extern over worden gerapporteerd en is er intern betere stuurinformatie beschikbaar om het duurzaamheidsbeleid nog verder te verbeteren.

Conclusie

Door de combinatie van toenemende marktwerking maar met blijvende overheidsbemoeienis, is er sprake van grote financiële uitdagingen voor de energiebranche. Uitgavenbeheer van werknemers speelt daarin een belangrijke rol. Slimme softwareoplossingen in combinatie met flexibele betaalkaarten zorgen er echter voor dat nutsbedrijven grote concurrentievoordelen kunnen behalen door hierin te investeren. Concreet zijn dat:

• significante kostenbesparing door slimme automatisering van administratieve rompslomp;
• de beschikking over veel betere en actuelere managementinformatie;
• meer grip op zowel compliance als duurzaamheid;
• een verbeterde efficiency en effectiviteit van de bedrijfsvoering die de resultaten direct positief beïnvloedt.

Wil je als CFO of Finance Controller van een energiebedrijf of ander nutsbedrijf weten hoe de implementatie van uitgavenbeheer op basis van Payhawk in de praktijk uitpakt? Vraag direct een demo aan! Ook zijn diverse van onze klanten graag bereid om hun positieve gebruikerservaringen over ons uitgavenbeheersysteem met je te delen.