Software voor de automatisering van crediteuren

Slim crediteurenbeheer en leveranciersbetalingen met AI

Met software voor geautomatiseerd crediteurenbeheer kun je facturen efficiënt verwerken en betalen met minder handmatig werk en papierwerk. Dankzij AI, OCR en machine learning verloopt het hele proces digitaal, van het proactief ophalen van facturen tot de uiteindelijke betaling. Je beheert alles vanaf één centraal dashboard.

Goede software voor geautomatiseerd crediteurenbeheer doet meer dan facturen verwerken. Met een compleet pakket aan functies kun je het hele proces organiseren en je financiële bedrijfsvoering proactief aansturen. Let daarbij op de volgende mogelijkheden:

• Facturen automatisch verzamelen: AI-agents halen zelf facturen op van de websites van leveranciers en uit e-mails. Je hoeft ze dus niet meer handmatig te downloaden of achter ontbrekende bonnetjes aan te gaan.
• Geavanceerde tekstherkenning (OCR): de software scant facturen en leest de gegevens automatisch uit. Dat bespaart handmatige invoer.
• 3-way matching: door facturen automatisch met inkooporders en pakbonnen te vergelijken, controleert de software of de gegevens overeenkomen en voorkom je dat je te veel betaalt.
• Automatische goedkeuringsworkflows: facturen gaan digitaal naar degene die ze volgens het bedrijfsbeleid moet goedkeuren. Een handtekening op papier is niet meer nodig.
• Koppelingen met je ERP en boekhoudsystemen: de software wisselt in real time gegevens uit met de financiële systemen die je al gebruikt, zoals NetSuite, Xero of QuickBooks. Zo is je boekhouding altijd bijgewerkt.
• Betalen vanuit het platform: keur leveranciersbetalingen rechtstreeks in het platform goed en voer ze daar uit. Zo beheer je de cashflow op één centrale plek.
• Een volledige audit trail: bij elke factuur wordt veilig vastgelegd welke handelingen zijn uitgevoerd en wanneer. Daarmee kun je aantonen dat je aan de regels voldoet en handel je belastingaangiften en audits eenvoudig af.

De belangrijkste voordelen van software voor geautomatiseerd crediteurenbeheer zijn:

• Kostenbesparing: door handmatige taken te automatiseren, verlaag je de administratieve kosten voor gegevensinvoer en de verwerking van papieren documenten.
• Fraudepreventie: systemen die werken op basis van AI signaleren automatisch dubbele facturen, controleren de bankgegevens van leveranciers en bewaren van elke transactie een beveiligde historie met datum- en tijdregistratie.
• Betalingskortingen benutten: doordat facturen sneller worden goedgekeurd, kunnen bedrijven structureel profiteren van leverancierskortingen voor vroege betaling. Bij trage, handmatige verwerking gaan die kortingen vaak verloren.
• Betere leveranciersrelaties: een snellere verwerking zorgt ervoor dat leveranciers hun betalingen op tijd ontvangen en beter weten wanneer ze die kunnen verwachten. Dat vermindert vragen over betalingen en versterkt het vertrouwen van je leveranciers.
• Meer inzicht in de cashflow: doordat gegevens in realtime worden gesynchroniseerd, ziet je financiële team precies welke bedragen nog betaald moeten worden en wanneer. Zo kan het de financiële planning beter afstemmen op de bedrijfsstrategie.

Crediteuren (AP) en debiteuren (AR) zijn twee fundamentele aspecten van de financiële bedrijfsvoering van een onderneming; elk vertegenwoordigt een afzonderlijke kant van de financiële transacties met andere partijen.

• Crediteuren (AP) vertegenwoordigen het geld dat de onderneming aan anderen verschuldigd is, en worden geboekt als een verplichting.
• Debiteuren (AR) vertegenwoordigen het geld dat anderen aan het bedrijf verschuldigd zijn, en worden geboekt als een actief.

Zowel AP als AR zijn van cruciaal belang voor het beheer van de financiële gezondheid van een bedrijf. Een efficiënt beheer van deze rekeningen zorgt ervoor dat het bedrijf zijn liquiditeit behoudt, zijn rekeningen op tijd betaalt en inkomsten snel van klanten int.

Een correcte gegevensinvoer is van cruciaal belang om systematische fouten in de boekhouding te voorkomen, die kunnen leiden tot boetes, sancties, problemen bij controles en problemen met de managementrapportage.

Het invoeren en verwerken van factuurgegevens in de boekhouding is cruciaal voor het waarborgen van nauwkeurige financiële rapportage, het naleven van beleid en normen, effectief cashflowbeheer, budgettering en planning, en het onderhouden van relaties met leveranciers. Het automatiseren van dit proces vermindert fouten, bespaart tijd, versnelt de verwerking, verlaagt de kosten, maakt schaalbaarheid eenvoudig, verbetert de zichtbaarheid en bevordert effectieve naleving.

Ja, je kunt binnen Payhawk aangepaste goedkeuringsworkflows met meerdere stappen instellen. Je kunt verschillende goedkeurders aanwijzen op basis van je organisatiestructuur, individuele goedkeurders, rollen binnen het platform of elk willekeurig aangepast veld (project, kostenplaats, locatie enz.). Je kunt workflows zo instellen dat ze op groepsniveau worden beheerd, zodat ze consistent zijn voor alle entiteiten, of op entiteitsniveau.

Payhawk werkt samen met 60dias, een toonaangevende specialist die bedrijven helpt btw op reiskosten en andere zakelijke uitgaven in heel Europa terug te krijgen. Ons systeem leest automatisch alle relevante gegevens uit bonnetjes. Vervolgens zet 60dias deze om in facturen die aan alle eisen voor btw-aftrek voldoen. De integratie regelt de verschillende stappen: van het digitaliseren van bonnetjes met certificering door de Spaanse belastingdienst (AEAT) tot het verkrijgen van volledige, geldige facturen. Lees meer in ons helpdeskartikel.

Je kunt rechtstreeks vanaf het platform geld overmaken via SEPA Instant, Faster Payments, ACH of Bisera. Ook kun je betalingen inplannen voor automatische betaalruns.

Via onze directe integraties worden al je documenten, boekhoudgegevens en verwerkte betalingen na controle in Payhawk in real time gesynchroniseerd met je ERP- of boekhoudsysteem naar keuze. Neem contact met ons op voor meer informatie over hoe we Payhawk naadloos op je systeem kunnen aansluiten. In onze helpdeskartikelen lees je meer over onze directe integraties met Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, DATEV en Exact Online.