Retos de la cadena de suministro: finanzas para fabricantes

Cadenas de suministro flexibles y control de márgenes

«El principal objetivo de los fabricantes es mantener siempre unos márgenes de beneficio», explica Hristo Borisov, director general de Payhawk. «La mayoría de las empresas manufactureras trabajan con pequeños márgenes y grandes volúmenes; esto significa que una diferencia del 1 % en los costes puede acabar con todos los beneficios».

Cuando una economía experimenta una inflación elevada, la demanda nacional de productos y servicios puede verse afectada. Estas fluctuaciones subrayan la importancia que tiene para los fabricantes el control de los costes y la visibilidad del gasto. Además, cada vez se hace más imperativo llevar un control riguroso del gasto —incluido el de las filiales—, una gestión de las suscripciones y de los pagos recurrentes.

Según Hristo, tomar medidas preventivas para mitigar los efectos adversos de la inflación —especialmente cuando se venden productos a través de intermediarios y minoristas— implica vincular los precios a la inflación en los contratos.

«En lugar de centrar la atención en subir los precios, habrá que esforzarse por mantener a raya los costes», afirma Hristo. «Para estar en posición de negociar descuentos, es importante que la cadena de suministro sea flexible. Y el foco debe ponerse en el equilibrio y la agilidad, de manera que se puedan reducir los costes al mínimo sin que esto afecte a la calidad».

«En lugar de centrar la atención en subir los precios, habrá que esforzarse por mantener a raya los costes», afirma Hristo. «Para estar en posición de negociar descuentos, es importante que la cadena de suministro sea flexible. Y el foco debe ponerse en el equilibrio y la agilidad, de manera que se puedan reducir los costes al mínimo sin que esto afecte a la calidad».

Cómo ayudan las tecnologías financieras a comprender mejor el gasto

En el mercado actual, las empresas cada vez invierten más en tecnología y software, y a menudo adoptan soluciones y servicios del modelo SaaS. La gestión de estos sistemas modernos difiere en gran medida de los métodos que utilizaban antiguamente los fabricantes.

«En el pasado, se gestionaban los límites de crédito, el cumplimiento de los proveedores, la cadena de suministro, los productos, los acuerdos de nivel de servicio (SLA)...», cuenta Hristo. «Sin embargo, hoy en día todas esas técnicas generalizadas de gestión de proveedores no son eficaces para la gestión de suscripciones, porque los riesgos son muy diferentes. En el caso de las suscripciones, los riesgos residen en los duplicados, sobre todo en relación con las compras al por mayor y el aumento de los costes».

La compra por lotes es una práctica habitual en el sector manufacturero porque permite reducir los costes por unidad; el mismo principio puede aplicarse a las suscripciones. Una vez identificadas todas las licencias empleadas en la empresa, los fabricantes podrán negociar una licencia global para optimizar los gastos y descubrir oportunidades de ahorro.

Sin embargo, según Hristo, muchas empresas no disponen de una visibilidad completa sobre los costes y gastos (incluidos los de las suscripciones), lo cual supone todo un reto. Otro riesgo asociado a las suscripciones es el aumento de los costes, ya que los precios pueden subir con el tiempo, por lo que es decisivo controlar los datos de uso para gestionar eficazmente los costes.

Hristo destaca que para ello se requiere un enfoque de control de gastos diferente al de las prácticas del sector manufacturero tradicional. El empleo de tecnologías innovadoras de gestión de gasto permite conocer en profundidad los gastos, así como llevar una gestión de las suscripciones y de los gastos más eficaz, para, en última instancia, afrontar de mejor manera los retos de la cadena de suministro.

Cómo ayudan las tecnologías financieras a priorizar eficazmente el gasto

Aunque invertir en tecnología puede conllevar costes iniciales, puede resultar más rentable que contratar personal adicional, sobre todo en mercados altamente inflacionistas con gastos salariales asociados. La actualización de los sistemas financieros y las inversiones en tecnología en curso pueden suponer un ahorro en costes a largo plazo.

Borisov hace hincapié en el enorme potencial de la automatización en el ámbito de las finanzas, que incluye el uso de IA para agilizar los procesos manuales. Aclara que la automatización no pretende sustituir al personal contable, sino mejorar sus competencias gracias a la formación, para que puedan centrarse en tareas de mayor valor —como las de estrategia, colaboración entre departamentos de la empresa y previsiones.

En la actualidad, hay muchas personas en el sector manufacturero administrando las finanzas manualmente debido al elevado volumen de transacciones propias del sector. Ahora bien, cuando se automatizan los procesos de gestión de las suscripciones y los gastos, el personal manufacturero puede concentrarse en analizar la información y transmitirla eficazmente a las partes interesadas, posibilitando así tomar decisiones empresariales más acertadas y hacer frente a los retos de la cadena de suministro. La transición a actividades con un mayor valor añadido fomenta la eficiencia e impulsa el crecimiento comercial.

Por qué mejorar la experiencia de usuario invirtiendo en favor de los equipos financieros

En el sector manufacturero, los sistemas de gestión de inventarios suelen estar integrados en un software de planificación de recursos empresariales (ERP), una herramienta imprescindible para la gestión empresarial. Sin embargo, las funciones de algunos sistemas ERP no son fáciles de usar y no permiten gestionar los gastos de la empresa antes de que estos lleguen a contabilidad.

Existen en el mercado soluciones modernas de gestión de gasto, que incluyen funcionalidades como tarjetas corporativas, control de gastos, categorización y recopilación automática de datos. Estas soluciones, cuando están bien integradas con un ERP, permiten a los usuarios crear y conciliar los gastos empresariales de forma fluida y en tiempo real. Esta transformación de la experiencia del usuario facilita y agiliza la labor diaria de los responsables financieros.

«Trabajar sin una gestión de gastos y sin un ERP es como conducir un coche de 30 años: no es cómodo y es muy lento. Algunas empresas tienen a 25 personas introduciendo números en el back office, aunque esto no sea ni eficaz ni necesario. Preferimos trabajar con Payhawk para automatizar, integrar y ahorrar dinero», explica Giancarlo Bruni, director financiero de Heroes.

Una visión conectada sobre el gasto representa un cambio generacional que no muchos sistemas pueden lograr de forma independiente. Al adoptar un software con una interfaz fácil de usar, los equipos financieros pueden dedicar menos tiempo al seguimiento de los gastos y a la conciliación manual, lo que les permite centrarse en tareas de mayor calado estratégico, como la previsión y la participación de las partes interesadas.

«Podemos adoptar una actitud proactiva, hacer un seguimiento de los costes y obtener visibilidad de los gastos a medida que se producen... En lugar de ser reactivos e ir siempre rezagados», asegura Nick Millard, vicepresidente de Finanzas del GDS Group. «Esto nos ha liberado, porque ahora podemos estudiar los gastos futuros en vez de tener que informar siempre de los gastos pasados».

Además, esta mejora de la satisfacción laboral repercute positivamente en los índices de rotación de personal, ya que los empleados satisfechos, al ver las repercusiones reales de su trabajo y evitar el estrés que suponen los procesos manuales, es más probable que decidan permanecer en sus puestos.

Gestión de riesgos y buena gobernanza en el sector manufacturero

El sector manufacturero se enfrenta a importantes normativas en materia de salud, seguridad, responsabilidades medioambientales, etc. Cumplir las nuevas directrices suele acarrear costes, por lo que es fundamental poder acceder a capital a corto plazo y disponer de diversas opciones para obtenerlo.

En la era moderna, existen opciones más allá de la tradicional dependencia de los bancos para obtener tarjetas de crédito o préstamos. Las fintech han traído consigo servicios neobancarios que ofrecen soluciones de financiación seguras.

«La mayoría de las soluciones modernas, como Payhawk, están protegidas bajo el esquema de una EMI, lo que significa que cualquier fondo utilizado con Payhawk como solución de débito está custodiado y no puede emplearse para ningún otro fin», continúa Hristo.

Las empresas como Payhawk ofrecen un sistema protegido de entidades de dinero electrónico (EMI), que garantiza la seguridad de los fondos abonados con Payhawk como solución de débito. Esta protección permite a las empresas manufactureras optimizar eficazmente el flujo de caja, sobre todo si ya disponen de capital o préstamos de financiación a largo plazo.

¿Formas parte del equipo financiero de una empresa del sector manufacturero? Mejora ya mismo los procesos de gestión de gasto y empieza a disfrutar de un control y una visibilidad completos con Payhawk. Habla con un experto hoy mismo.