Omgaan met uitdagingen voor de toeleveringsketen: zo kunnen fabrikanten hun financiën aanpassen

Flexibiliteit in de toeleveringsketen ondersteunen en de marges in de gaten houden

"Het belangrijkste doel van fabrikanten is altijd om hun marges in stand te houden", zegt Hristo Borisov, CEO van Payhawk. "De meeste productiebedrijven werken met kleine marges tegen hoge volumes, wat betekent dat een verschil van 1% hun hele winst kan wegvagen."

In een economie waarin de inflatie de pan uit rijst, kan de binnenlandse vraag naar producten en diensten afnemen. Dit type schommelingen benadrukt het belang van kostencontroles en de zichtbaarheid van uitgaven voor fabrikanten. En de noodzaak wordt steeds hoger om uitgaven goed te controleren, inclusief uitgaven aan dochterondernemingen, abonnementenbeheer en terugkerende betalingen.

Als onderdeel van je proactieve maatregelen om de negatieve impact van inflatie te verzachten, moet je volgens Hristo de prijzen in je contracten koppelen aan de inflatie, vooral als je je goederen via resellers en retailers verkoopt.

"In plaats van de prijzen te verhogen, ligt de nadruk eerder op het laag houden van de kosten," zegt Hristo. "De flexibiliteit van de toeleveringsketen is belangrijk wanneer je over kortingen wilt onderhandelen. En de nadruk zou moeten liggen op balans en wendbaarheid om de laagste kosten te realiseren en de kwaliteit te handhaven."

Fintech inzetten voor beter inzicht in uitgaven

In de huidige markt verhogen bedrijven hun uitgaven aan technologie en software, waarbij ze vaak kiezen voor oplossingen en diensten volgens het SaaS-model. Het beheer van deze moderne systemen ziet er heel anders uit dan de methoden die fabrikanten eerder gebruikten.

"In het verleden ging het om het beheer van kredietlimieten, compliance van leveranciers, toeleveringsketens, te leveren producten en service level agreements (SLA's)", aldus Hristo. "Maar deze wijdverbreide technieken voor leveranciersbeheer werken niet goed met abonnementen omdat de risico's zo anders zijn. Bij abonnementen vormen duplicaten het risico, vooral als het gaat om aankopen in bulk en ongemerkt stijgende kosten."

Fabrikanten kopen vaak in bulk aan om de prijs per unit omlaag te brengen. Hetzelfde principe kan worden toegepast op abonnementen. Door alle licenties te identificeren die binnen het hele bedrijf gebruikt worden, kunnen fabrikanten een algemene licentie onderhandelen om de uitgaven te optimaliseren en mogelijkheden te ontdekken om kosten te besparen.

Maar volgens Hristo hebben veel bedrijven geen volledig beeld van hun kosten en uitgaven (waaronder abonnementen) en dat is een uitdaging. Abonnementen vormen ook een risico op ongemerkt stijgende kosten doordat prijzen in de loop van de tijd kunnen oplopen. Daarom is het voor effectief kostenbeheer essentieel om de gebruiksgegevens bij te houden.

Hristo benadrukt dat hiervoor een andere benadering van uitgavencontroles nodig is dan fabrikanten vanouds gewend zijn. De inzet van innovatieve technologie voor uitgavenbeheer kan diepgaand inzicht in uitgaven bieden en zo een beter beheer van abonnementen en uitgaven mogelijk maken.

Technologie inzetten voor een efficiënte prioritering van uitgaven

Hoewel de investering in technologie in het begin met kosten gepaard kan gaan, kan het goedkoper zijn dan het werven van meer medewerkers, vooral in markten met hoge inflatie en daaraan gekoppelde loonkosten. Het updaten van financiële systemen en doorlopende investeringen in technologie kunnen leiden tot kostenbesparingen op de lange termijn.

Borisov benadrukt het aanzienlijke potentieel voor automatiseren in financiën, onder andere door AI te gebruiken om handmatige processen te stroomlijnen. Hij legt uit dat automatisering de boekhoudkundige medewerkers niet vervangt, maar als doel heeft om hen door middel van trainingen nieuwe vaardigheden bij te brengen. Daardoor kunnen ze zich richten op waardevolle taken zoals strategie, samenwerking met de rest van het bedrijf en prognoses.

Op dit moment werken veel mensen in de productiesector aan handmatige financiële administratie vanwege het hoge volume aan transacties in de branche. Maar als processen voor kosten- en abonnementenbeheer worden geautomatiseerd, kunnen medewerkers hun aandacht verleggen naar het analyseren van informatie en het effectief communiceren van gegevens naar de stakeholders, zodat betere zakelijke beslissingen kunnen worden genomen. Deze overstap naar activiteiten die meer waarde toevoegen, leidt tot meer efficiëntie en commerciële groei.

De gebruikerservaring verbeteren met investeringen die je financiële team ten goede komen.

In de productiebranche zijn systemen voor beheer van inventaris vaak geïntegreerd in ERP-software (Enterprise Resource Planning), een onmisbare tool voor zakelijk beheer. Maar sommige ERP-systemen bieden niet de gebruiksvriendelijke functies om zakelijke uitgaven te beheren voordat die bij de boekhouding terechtkomen.

Er zijn moderne oplossingen voor kostenbeheer beschikbaar, inclusief zakelijke betaalkaarten, uitgavencontroles, categorisatie en automatische vastlegging van gegevens. En als deze oplossingen goed worden geïntegreerd met een ERP, kunnen gebruikers daarmee zakelijke uitgaven naadloos en in real time aanmaken en reconciliëren. Deze transformatie van de gebruikerservaring biedt financiële managers meer gemak en efficiëntie bij hun dagelijkse taken.

"Werken zonder uitgavenbeheer en een ERP is alsof je in een auto van 30 jaar oud rijdt: het is niet comfortabel en het gaat langzaam. Sommige bedrijven hebben een backoffice met 25 mensen of meer die cijfers invoeren, maar dat is niet efficiënt en ook niet nodig. Wij werken liever met Payhawk om te automatiseren, te integreren en geld te besparen op personeel", zegt Giancarlo Bruni, CFO van Heroes.

Een gekoppeld overzicht van uitgaven is een revolutie die niet veel systemen afzonderlijk kunnen bewerkstelligen. Door software met een gebruiksvriendelijke interface te gebruiken, hoeft het financiële team minder tijd te besteden aan het bijhouden van uitgaven en handmatige reconciliatie. Daardoor kunnen ze zich richten op meer strategische taken, zoals prognoses en interactie met stakeholders.

"We kunnen proactief te werk gaan, kosten bijhouden en inzicht krijgen in uitgaven op het moment dat ze gedaan worden, in plaats van reactief te blijven en altijd achter te lopen", bevestigt Nick Millard, VP financiën bij de GDS Group. "Daardoor hebben we tijd kunnen vrijmaken om naar de toekomst te kijken in plaats van altijd te rapporteren over uitgaven in het verleden."

Daarnaast kan deze verbetering in de arbeidstevredenheid een positieve invloed hebben op het personeelsverloop. Dat komt doordat tevreden medewerkers die de werkelijke impact van hun werk ervaren en minder last hebben van handmatige stress, minder vaak van baan wisselen.

Zorgen voor risicobeheer en governance in de productiesector.

Fabrikanten hebben te maken met substantiële regelgeving op het gebied van gezondheid en veiligheid, milieu en meer. Nieuwe regels naleven betekent vaak kosten maken, dus is het cruciaal om toegang te hebben tot kapitaal op de korte termijn, met verschillende opties om dit kapitaal te vergaren.

De traditionele afhankelijkheid van banken voor creditcards of leningen is tegenwoordig niet meer de enige optie. Fintech heeft nieuwe bankiersdiensten geïntroduceerd die veilige financieringsoplossingen bieden.

"De meeste moderne oplossingen zoals Payhawk worden beschermd door een EGI-regeling. Dat betekent dat alle middelen die door Payhawk voor debetoplossingen worden gebruikt, gewaarborgd zijn en niet voor andere doeleinden kunnen worden gebruikt", vervolgt Hristo.

Bedrijven zoals Payhawk bieden een beschermde regeling voor elektronischgeldinstellingen (EGI). Daardoor zijn alle middelen gewaarborgd die met Payhawk als debetoplossing worden gebruikt. Dankzij deze bescherming kunnen productiebedrijven hun cashflow efficiënt optimaliseren, vooral als ze al beschikken over kapitaal of langetermijnleningen voor de financiering.

Werk je in een financieel team in de productiesector? Verbeter nu je processen rondom uitgavenbeheer en krijg complete controle en inzicht met Payhawk. Boek vandaag nog een demo.