Financial Controllers Series - De 5 belangrijkste manieren waarop jij als financial controller inflatie de baas kunt blijven

Hiervoor zal je oog moeten hebben voor zaken die zowel in de markt als geheel als intern bij jouw organisatie spelen. In deze blog vertellen we je alles over de 5 belangrijkste manieren waarop jij als financial controller ervoor kan zorgen dat jouw organisatie inflatie de baas kan blijven en daarmee klaar is voor de toekomst.

Los van zaken die je zelf zal moeten oppakken is er ook software die je kan helpen bij het tijdig identificeren van inflatierisico’s. Zo heb jij met de software voor uitgavenbeheer van Payhawk altijd real-time data voor het maken van financiële analyses, waarmee jij in staat bent nog sneller bedreigingen of kansen in de markt te signaleren. Daarnaast kan het automatiseren van financiële processen door het gebruik van software jouw organisatie efficiënter laten draaien, waardoor je als bedrijf minder vatbaar bent voor het risico van inflatie. Maar er zijn meer tips...

1 - Blijf economische indicatoren volgen

Allereerst willen we beginnen met hetgeen waar jij als bedrijf het minst invloed op hebt, maar waar je wel degelijk rekening mee moet houden: de markt als geheel. De centrale bank van ieder land of monetaire unie (zoals de DNB en de ECB) presenteren periodiek inflatiecijfers. Tijdens het presenteren van deze cijfers vertellen ze over wat de inflatie de afgelopen periode heeft gedaan en spreken ze een verwachting uit waar de inflatie de komende periode naar toe gaat. Door deze cijfers nauwgezet te volgen, blijf jij op de hoogte van wat de belangrijkste financiële instellingen verwachten wat de inflatie gaat doen, zodat jij jouw organisatie hierop kan voorbereiden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het tijdig indexeren van prijzen die je doorberekend richting de klant, of het opnemen van een voorziening voor de hogere inkoopprijzen waar je mee te maken gaat krijgen.

2 - Maak regelmatig financiële analyses

Los van het monitoren van economische indicatoren kun je binnen jouw organisatie ook allerlei stappen ondernemen om tijdig inflatierisico’s te identificeren. Als financial controller is het jouw taak om regelmatig financiële analyses te maken, om zo te bepalen wat de impact van verschillende inflatiecijfers gaat zijn op de marges en ratio’s binnen jouw bedrijf. Door meerdere scenario's te analyseren kom je minder snel voor nare verrassingen te staan en kun je je voorbereiden op de toekomst.

Voor het maken van een gedegen analyse heb jij natuurlijk real-time data nodig van alle kosten die gemaakt worden binnen jouw bedrijf. Software voor uitgavenbeheer, zoals Payhawk, kan jou hierbij helpen, door ervoor te zorgen dat jij realtime inzicht hebt in de kosten die binnen jouw bedrijf gemaakt worden. Door het gebruik van OCR-technologie voor het scannen en boeken van facturen kan software dit tegenwoordig voor jou doen, wat betekent dat een factuur direct geboekt kan worden als hij binnenkomt, en je niet meer hoeft te wachten tot een medewerker op de administratie de factuur scant en boekt. Hiermee weet jij altijd precies wat er wordt ingekocht, en kun je tijdig zien als de inkoopprijzen afwijken van de verwachting en hiernaar handelen.

3 - Blijf in nauw contact met andere afdelingen binnen jouw bedrijf

Als je bedrijf begint te groeien zullen finance en inkoop steeds meer hun eigen ding gaan doen. Jij bent verantwoordelijk voor de financiële cijfers en inkoop is verantwoordelijk voor het contact met leveranciers en de inkoop van materialen of diensten van derden. Door nauw samen te werken met andere afdelingen binnen jouw bedrijf kun je over meerdere schijven inflatierisico’s beter beheersen. Door bijvoorbeeld de inkoopafdeling op het hart te drukken dat langetermijncontracten noodzakelijk zijn, kun jij hen helpen met het maken van goede prijsafspraken, waardoor je niet ineens te maken krijgt met onverwacht hoge inkoopprijzen.

De daadwerkelijke inkoopprijs die je vervolgens betaalt voor je materialen en diensten kun je daarna nauwkeurig monitoren in jouw uitgavenbeheerssysteem en ERP-pakket. Als je gebruik maakt van toekomstbestendige systemen zal hiertussen een 1-op-1 koppeling zijn. Dit maakt het mogelijk om je inkoopafspraken en uiteindelijke inkoopprijzen te monitoren in één en hetzelfde systeem.

Door daarnaast als financial controller in contact te blijven met de sales- en marketingafdeling kun jij een idee krijgen van de prijsgevoeligheid van de klanten van je bedrijf. Als je noodgedwongen de prijzen moet verhogen door de aanhoudende inflatie is het daarom goed om samen te werken met sales en marketing. Zo kunnen jullie samen een juiste prijs- en promotiestrategie bedenken om de winstgevendheid van het bedrijf te borgen.

Naast het constant in contact staan met inkoop, sales en marketing is het natuurlijk cruciaal ook in contact te staan met de overige afdelingen binnen jouw bedrijf. Door effectief te communiceren met iedereen binnen jouw organisatie weet jij precies wat er speelt en kun jij proactief handelen en strategisch de juiste beslissingen maken in een economisch uitdagend speelveld.

4 - Kostenefficiëntie

Als je als bedrijf competitief wil blijven hoeven we je niet te vertellen dat je het productieproces in jouw bedrijf zo efficiënt mogelijk wilt inrichten. Helemaal in tijden van de aanhoudende hoge inflatie wordt dit alsmaar belangrijker. Als je de efficiëntie van het productieproces binnen jouw organisatie weet te verbeteren kun je met minder input dezelfde output genereren. Hierdoor ben je direct minder vatbaar voor kostenstijgingen die worden veroorzaakt door inflatie.

Naast dat je het productieproces zo efficiënt mogelijk wil inrichten is het ook belangrijk de ondersteunende processen binnen jouw organisatie, zoals bijvoorbeeld je uitgavenbeheer, zo goed mogelijk neer te zetten. Hoe efficiënter en soepeler, hoe beter. Door zo veel mogelijk processen te standaardiseren krijg je data altijd op dezelfde manier binnen, en dit helpt jou om efficiënt en effectief te rapporteren aan het MT en aandeelhouders.

In veel bedrijven wordt eens per maand de balans opgemaakt middels de maandafsluiting. Als jouw organisatie werkt met investeerders zal dit voor jou niets nieuws zijn. Door de maandafsluiting zo snel en soepel mogelijk te laten verlopen, hou jij voldoende tijd over om zaken op te pakken die er wel toe doen, zoals het maken van analyses op de kosten en het productieproces. Door bijvoorbeeld het gebruik van zakelijke betaalkaarten, die je met de software van Payhawk eenvoudig kunt beheren, ben je niet meer bezig met het najagen van bonnetjes en facturen tijdens de maandafsluiting. Zo kun jij de maandafsluiting een stuk sneller doen, en krijg je weer tijd om analyses te maken waarmee jij kansen en bedreigingen kunt ontdekken.

Wil jij naast deze tip nog meer tips voor het doen van een snelle en goede maandafsluiting? Download dan hier het ebook ‘Hoe sluit je de maand af als een pro?’. Voor het opstellen van dit ebook hebben we 6 CFO’s van internationale start-ups en scale-ups gevraagd naar hoe zij dit aanpakken. Hun aanbevelingen hebben we gebundeld tot het ebook waarmee we jou verder willen helpen richting een zo soepel mogelijke maandafsluiting.

5 - Beheer valutarisico’s effectief

Als je als bedrijf internationaal opereert ga je te maken krijgen met verschillende valuta's. De meeste SaaS- en FinTech-bedrijven, maar ook allerlei andere soorten bedrijven, hebben al in een vroeg stadium hiermee te maken. Daarom is het voor jou als financial controller goed om na te denken hoe je eventuele valutarisico’s zo goed mogelijk kunt beheersen. Inflatie kan natuurlijk een behoorlijke impact hebben op de wisselkoers, wat naast een bedreiging ook een mooie kans kan zijn. Om hiervoor passende hedging-strategieën te bedenken en implementeren kun jij ervoor zorgen dat je als bedrijf niet voor nare verrassingen komt te staan met betrekking tot snel wijzigende wisselkoersen.

Naast dat je extern met verschillende valuta te maken hebt kan je ook intern met diverse valuta te maken krijgen. Als je als bedrijf groeit en vestigingen in meerdere landen krijgt zal je ook tussen de entiteiten binnen jouw organisatie met verschillende valuta moeten gaan werken. En ook intern kan inflatie een significante impact hebben op de financiële positie van jouw organisatie. Door alle entiteiten in één helder overzicht te hebben waarop jij vervolgens je analyses kunt maken kun jij inflatierisico’s snel signaleren en zo beter beheersen.

Met multi-entity management van Payhawk stroomlijn je workflows tussen verschillende entiteiten. Daarnaast krijg je binnen multi-entity management beschikking over het Group Dashboard, waarmee je binnen in één oogopslag de uitgaven en cashpositie van alle entiteiten binnen jouw organisatie inzichtelijk hebt. Ook kun je binnen de uitgavenbeheeroplossing van Payhawk voor alle entiteiten binnen jouw organisatie een Payhawk-account aanmaken, waarmee je al die rompslomp van intercompany-leningen en -transacties in één klap oplost. En we hoeven natuurlijk niet te vertellen hoeveel tijd en energie je dat gaat schelen...

Serkan Yüksel, Lead Digital Transformation Finance bij Hypoport SE, zegt het volgende over het Group Dashboard binnen multi-entity management wat het Enterprise Plan van Payhawk biedt. “Met het Payhawk Group Dashboard kunnen we nog sneller en flexibeler de uitgaven op groepsniveau in de gaten houden. We kunnen nu de liquiditeitsplanning efficiënter en nauwkeuriger beheren via het dashboard en beter controle nemen door gegevens te segmenteren op dochterondernemingen, teams en kostensoorten.”

Mooi dat de lovende woorden van Serkan aansluiten bij de visie van onze CEO en mede-oprichter, Hristo Borisov. Hristo zei het volgende over wat hij wil bereiken met het vernieuwde Enterprise Plan: "Met ons Enterprise Plan bieden we grote internationale bedrijven een echt alternatief voor traditionele bankpassen en uitgavenbeheersystemen. Wat dit zo krachtig maakt, zijn de betrouwbare integraties met de populairste ERP-systemen voor grote bedrijven. Hiermee zorgen we voor een maximale automatisering van de boekhouding. Bovendien hebben we handige tools ontwikkeld waarmee financiële leiders een duidelijk beeld krijgen van de uitgaven op groepsniveau. Denk aan nieuwe dashboards en groepsinstellingen voor uitgaven en goedkeuring, zodat je gebruikers op grote schaal gemakkelijk kunt beheren."

Blijf op de hoogte van alle ontwikkelingen - zowel binnen als buiten jouw organisatie

In dit artikel hebben we je de 5 belangrijkste manieren verteld waarop jij inflatierisico’s kunt identificeren en beheersen. Hiermee hopen we je in jouw rol als financial controller een aantal duidelijke handvatten gegeven te hebben waarmee jij jouw organisatie toekomstbestendig kunt maken.

Door economische indicatoren in de gaten te houden weet jij hoe de centrale banken en statistiekbureaus nadenken over inflatie, en weet je grofweg wat eraan zit te komen wat betreft de inflatie. Daarnaast kun jij op allerlei manieren binnen jouw organisatie kansen en bedreigingen met betrekking tot inflatie tijdig opsporen, om deze vervolgens te benutten of de kop in te drukken. Door in nauw contact te staan met de andere afdelingen binnen jouw organisatie en met het regelmatig maken van financiële analyses kun jij samen met de rest van een organisatie een gedegen strategie bedenken om om te gaan met inflatie. Door vervolgens processen zo efficiënt mogelijk in te richten en goed na te denken over de impact van inflatie op de wisselkoers kun jij het effect wat inflatie heeft op de cashpositie en financiële resultaten van jouw organisatie minimaliseren.

Meer weten over hoe Payhawk jou kan helpen inflatie de baas te blijven?

Zoals we je eerder in dit artikel al vertelden kun je door het gebruik van de juiste software het beheersen van inflatierisico’s een stuk eenvoudiger maken. Zo worden door het implementeren van de uitgavenbeheersoftware van Payhawk meerdere administratieve processen geautomatiseerd, waardoor jij beschikking krijgt over realtime data waarmee jij je analyses kunt maken. En naast dat je analyses hierdoor accurater worden, richt je hiermee de processen binnen jouw bedrijf ook een stuk efficiënter in. Daarnaast kun jij binnen multi-level management een helder overzicht krijgen van alle entiteiten binnen jouw organisatie, waarmee je los van het verkrijgen van een helder overzicht ook nog eens alle rompslomp omtrent intercompany-leningen en -transacties oplost.

Benieuwd hoe Payhawk jou kan helpen bij het beheersen van inflatierisico’s? Boek dan een demo, waarin we met alle plezier al je vragen beantwoorden!