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Trish Toovey
One-size-fits-all im Business? Ein teurer Irrtum. Jedes Unternehmen ist einzigartig – warum sollten Ihre Geschäftsprozesse es nicht auch sein? Besonders beim Ausgabenmanagement zeigt sich: Wer auf Standardlösungen setzt, verschenkt Potenzial und riskiert ineffiziente Abläufe. Die Lösung sind maßgeschneiderte Prozesse, die zu Ihrem Unternehmen passen wie ein perfekt sitzender Anzug. Entdecken Sie, wie Sie mit individuellen Ansätzen den entscheidenden Unterschied machen.
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Individualisierung spielt eine zentrale Rolle beim Umgnag mit einer Ausgabenmanagement-Software. Sie gewährleistet Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Agilität für wachsende Unternehmen. Ohne diese Anpassungsmöglichkeiten entstehen oft erhebliche Schwierigkeiten – hier sind die sieben wichtigsten Herausforderungen:
Behalten Sie die volle Kontrolle und den vollständigen Überblick über Ihre Ausgaben
Die Verwaltung von Geschäftsausgaben sollte einfach sein. Oft werden Prozesse jedoch durch manuelle Tätigkeiten und komplizierte Abläufe verlangsamt. Langsame Freigaben, unübersichtliche Abrechnungen und fehlende Transparenz kosten Zeit und Geld. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Tools lassen sich Abläufe flexibel gestalten und automatisieren, sodass Sie die Kontrolle behalten. Hier sind sieben häufige Herausforderungen im Spesenmanagement – und wie Sie sie lösen können.
Wenn Freigabe-Workflows nicht an Ihre Unternehmensrichtlinien angepasst werden können, entstehen langsame, unflexible Abläufe.
Keine Organisation erstellt einen Spesenfreigabe-Workflow und denkt: „Das bleibt für immer gleich.“ Prozesse ändern sich, besonders in wachsenden Unternehmen. Daher brauchen Sie eine flexible Lösung wie Payhawk, mit der Sie beliebig viele individuelle Freigabe-Workflows ohne Zusatzkosten erstellen können.
Manuelle Verwaltung von Spesenabrechnungen verzögert Finanzberichte und erhöht die Fehlerquote.
Stoppen Sie die manuelle Arbeit. Nutzen Sie eine Lösung, die Prozesse automatisiert und beschleunigt.
Bei Payhawk erleichtern unsere OCR-Technologie und Firmenkarten die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben und ermöglichen Echtzeit-Abrechnungen. Mitarbeiter scannen Belege oder laden Rechnungen in die App hoch, während die KI automatisch relevante Informationen extrahiert. Auto-Kategorisierungsregeln machen die Bearbeitung von Spesen nahezu automatisch.
Sie können außerdem eigene Felder erstellen, damit Ausgaben von Anfang an korrekt zugeordnet werden – individuell für Ihr Unternehmen. So wird Spesenmanagement effizient, genau und hochgradig anpassbar.
Howard Thompson, Global Financial Controller bei GDS Group, berichtet:
„Unser größter Vorteil sind die Echtzeitinformationen. Payhawk erlaubt es, individuelle Felder und Projektcodes aus NetSuite zu übertragen. Mit Custom Fields können wir Spesen erfassen und jeder Veranstaltung einen Projektcode zuordnen. So lassen sich Margen je Veranstaltung auswerten.“
Ohne Überwachung der Spesendaten fehlt Ihnen Kontrolle über die Ausgaben. Wachstum, Planung und Prognosen lassen sich so nicht zuverlässig steuern.
Eine anpassbare Lösung ermöglicht:
Außerdem lassen sich übermäßige Ausgaben verhindern durch:
Mitarbeiter, die privat für Unternehmensausgaben zahlen, erwarten schnelle Erstattungen. Manuelle Prozesse verzögern dies.
Lösungen:
Beispiel Luxair: Vor Payhawk zahlten Mitarbeiter Ausgaben selbst, sammelten Belege und erstellten Spesenberichte manuell.
Tineke Van Maerken, VP Finance bei Luxair:
„Mit der Payhawk-App können Mitarbeiter Spesen in Sekunden erfassen. Mit Firmenkarte reicht eine Anfrage über die App – inklusive Erklärung – und die Genehmigung erfolgt sofort.“
Ohne Anpassung müssen Ausgaben manuell Projekten zugeordnet werden, was Fehler und Verzögerungen verursacht.
Mit unbegrenzten Custom Expense Categories lassen sich Ausgaben präzise verwalten. Das unterstützt Budgetkontrolle und Finanzplanung.
Pünktliche Zahlungen an Lieferanten stärken Vertrauen. Flexible Zahlungsabläufe vermeiden Fehler und Verzögerungen.
Mit anpassbaren Lieferantenmanagement-Funktionen können Sie:
Genaues Finanzreporting ist entscheidend für Ressourcenplanung, Cashflow und Budgetierung. Nahtlose Integrationen zu ERP- und Buchhaltungssystemen sind deshalb unverzichtbar.
Payhawk sorgt für reibungslosen Datentransfer und Echtzeit-Abrechnungen. Mit dem Accounting Template Builder lassen sich Excel- und CSV-Vorlagen bearbeiten, Datenfelder anpassen und komplexe Regeln einrichten.
Martin Reindl, Director of Implementation bei Payhawk:
„Wir lassen Kunden eine Bulk-Import-Vorlage ausfüllen – mit Benutzern, Karten, MwSt-Sätzen, individuellen Feldern – um die Integration von Anfang an korrekt einzurichten.“
Individuelle Ausgabenkontrollen ermöglichen Regeln und Limits, die genau zu Ihrem Unternehmen passen. Sie helfen, Budgets einzuhalten, Compliance zu verbessern, Einsparpotenziale zu erkennen und relevante Echtzeitinformationen zu erhalten.
Zahlen allein überzeugen nicht – die Geschichten dahinter tun es. CFOs und Finanzverantwortliche wandeln Storytelling und Daten in Entscheidungen.
Mit präziser Anpassung erfassen Sie alle Felder, Kategorien und Kontexte. Jede Ausgabe wird korrekt einem Projekt, einer Abteilung oder Initiative zugeordnet. So entsteht eine datenbasierte Geschichte, die Risiken erklärt und den nächsten Schritt zeigt.
Dank Anpassung behalten Kunden wie PinPoint Media Abteilungs- und Projektspesen im Blick und erstellen individuelle Freigabe-Workflows für transparente, regelkonforme Ausgaben.
Daniel Tang, Finance Manager bei PinPoint Media:
„Der Workflow Designer ist einfach zu bedienen und flexibel. Er steigert die Effizienz, da verschiedene Personen die Kosten ihrer Projekte freigeben können. Zusätzliche Anpassungen je nach Projekt oder Abteilung sind möglich. Besonders geeignet ist er für Projektkostenfreigaben.“
Bereit, die Flexibilität im Spesenmanagement zu nutzen? Demo anfragen.
Trish Toovey ist bei Payhawk für die Märkte in Großbritannien und den USA tätig und verantwortet die Erstellung von Inhalten. Mit einem vielseitigen Hintergrund in der Finanz-, Mode- und Reisebranche bringt sie umfassende Erfahrung in der Texterstellung mit. Von Werbetexten bis hin zu Videoskripten deckt sie ein breites Spektrum ab und sorgt dafür, dass die Inhalte zielgerichtet und wirkungsvoll sind.
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