Automatisering is de ultieme game-changer. Geen geworstel meer met eindeloze bonnetjesuploads of gegoochel met goedkeuringsworkflows - nu kunnen financiële teams hun energie steken in wat echt belangrijk is, Wij leggen uit hoe.
Financieel directeur bij een groeiend bedrijf? De kans is groot dat je op zoek bent naar nieuwe en betere manieren om je uitgavenbeheer te verbeteren en de efficiëntie te verhogen naarmate de doelen en verwachtingen van je bedrijf verschuiven. Je zit in dat er geen ruimte is voor menselijke fouten, fixes of handmatige gegevensinvoer. En er is geen ruimte voor (vaak overgeërfde) meerdere losgekoppelde tools om uitgaven van dochterondernemingen te controleren en beheren.
Je bent niet de enige. In ons rapport: De toekomst van de CFO: Kansen om te groeien in een veranderende omgeving dat we samen met Raconteur hebben gemaakt, deelden CFO's (niet-Payhawk klanten) dat er grote gaten zitten in de huidige financiële technologie van hun organisaties, waarbij 51% aangaf betere toegang tot AI en automatisering te willen om taken te stroomlijnen en de efficiëntie te vergroten.
Het is een schokkend cijfer. Meer dan de helft van de CFO's gelooft dat AI en automatisering hiaten zijn in hun tech stack. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Bij Payhawk helpen onze slimme automatiseringsfuncties de handmatige werklast met 80% te verminderen. En we hebben klanten zelfs geholpen om dagen te besparen op hun administratie en hun maandafsluiting met 50% te verkorten.
Hieronder zie je Chris van Dongen, Country Director Benelux, die uitlegt welke veelvoorkomende problemen Payhawk kan oplossen waardoor je veel tijd bespaart en de controle verhoogt.
Automatisering heeft een heel nieuw niveau van vrijheid ontsloten voor financiële teams. Die vervelende, handmatige taken die vroeger uren in beslag namen? Nu worden ze uitgevoerd door technologie.
Zoals Konstantin Dzhengozov, medeoprichter en CFO bij Payhawk, beschrijft:
Als ik op reis ben, kom ik mensen tegen die met bonnetjes in hun zakken zitten. En ik vraag me af waarom dit nog steeds bestaat in de wereld, want er zijn oplossingen waarmee je het hele proces kunt digitaliseren... alles kan worden geautomatiseerd!
Als je uitgaven beheert, weet je hoe het gaat: Uitgavenbeheer in je bedrijf - en vaak in combinatie met meerdere entiteiten - is echt een eindeloos karwei. Het is tijdrovend, foutgevoelig en kan alledaagse taken zoals vergoedingen, goedkeuringen van aanvragen voor extra gelden en inkooporders veranderen in een traag en enerverend proces.
In het rapport, De Toekomst van de CFO, legt Vijay Padmanabhan, CFO bij UST, uit waarom automatisering de sleutel is tot verandering in hun bedrijf.
Automatisering helpt bij het verbeteren van de snelheid van besluitvorming en het verminderen van verspilling. Het automatiseren van bepaalde goedkeuringen kan bijvoorbeeld niet alleen tijd besparen, maar mogelijk ook de kosten verlagen.
Het beste nieuws? Bij Payhawk helpen we om alle bovenstaande uitdagingen aan te gaan en helpen we bedrijven om beslissingen drastisch te verbeteren, tijd te besparen en uitgaven onder controle te houden. En hier zijn slechts zeven van de vele manieren waarop we dat doen:
Met realtime reconciliatie worden je onkosten direct gesynchroniseerd met bank- en creditcardtransacties. Dit geeft een duidelijk en up-to-date inzicht in de huidige stand van zaken.
Zeg maar dag tegen die vervelende reconciliatievertragingen en slechte zichtbaarheid. Je krijgt controle over en inzicht in je financiën, waardoor het gemakkelijker wordt om zakelijke beslissingen te baseren op echte, actuele gegevens en je niet meer hoeft te vertrouwen op giswerk.
Eduardo Felipez, Management Accountant bij Heroes, zegt:
We hebben vijf entiteiten in het Payhawk platform. En in het moederbedrijf hebben we 300-500 uitgaven per maand. Met de integratie van Payhawk in NetSuite hoef ik niet langer te controleren, importeren en exporteren en het in het juiste formaat te zetten (wat me vroeger wel een dag kostte voor één entiteit). Nu, met de directe NetSuite integratie, besteed ik hier ongeveer een uur per dag aan. Het is een enorme hulp!
Door het elimineren van vertragingen bij de reconciliatie en het verbeteren van de zichtbaarheid via automatische matching met het ERP, stellen we financiële teams in staat om zich te concentreren op strategische initiatieven in plaats van op vervelende uitgavenmechanismen. Met realtime uitgavengegevens en meer tijd kunnen financiële teams samenwerken met niet-financiële afdelingen om uitgavenbeslissingen en -processen te verbeteren die een gezonde uitgavencultuur bevorderen en ondersteunen.
Optical Character Recognition (OCR) is de ultieme tijdsbesparing, waardoor het niet meer nodig is om elk detail op bonnen en facturen handmatig in te voeren (en menselijke fouten worden voorkomen). Je hoeft alleen maar een foto te maken en de technologie doet de rest - de gegevens worden automatisch ingevoerd.
Schemerig licht, gekreukeld papier, vervaagde inkt? Geen probleem voor onze AI-powered camera. Maak gewoon een duidelijke foto, kijk hoe de gegevens binnenkomen, kies de uitgavencategorie en druk op verzenden.
Vergeet het verspillen van uren aan het opsporen van ontbrekende bonnetjes. Met automatische reminders en prompts kun je het proces moeiteloos laten verlopen. In plaats van elke medewerker handmatig een e-mail te sturen, sturen we herinneringen naar je collega's om hun onkostendeclaraties bij te werken of aan te vullen. Het is een snelle, naadloze manier om alles op orde te houden en iedereen tijd te besparen.
Te veel ontbrekende bonnetjes? Je kunt kaarten automatisch blokkeren totdat de kaarthouder ze indient.
Bij sommige oplossingen voor uitgavenbeheer kun je eenvoudige geautomatiseerde goedkeuringsworkflows instellen om de administratieve last voor goedkeurders te verlichten.
Maar bij Payhawk kun je op maat gemaakte, geautomatiseerde goedkeuringsworkflows op meerdere niveaus maken met onze workflow designer die passen bij de specifieke goedkeuringsstructuur van je bedrijf. Je kunt zelfs de goedkeuringsregels variëren per onkostensoort, bedrag of niveau, waardoor je ultieme controle en flexibiliteit hebt bij het beheren van onkosten. Je kunt ook automatische goedkeuringen instellen voor als een goedkeurder afwezig is (of tijdelijk delegeren naar een andere goedkeurder), zodat er geen onverwachte aftekeningen of vertragingen ontstaan.
Daniel Tang, Finance Manager bij PinPoint Media, zegt:
De workflow designer van Payhawk heeft het algehele gebruiksgemak verbeterd door zeer intuïtief te zijn. Het heeft ook de aanpassingsfunctionaliteit verbeterd, omdat we de workflows afhankelijk van de projectafdeling kunnen aanpassen.
In wezen kunnen financiële managers de controles en workflows instellen met behulp van onze krachtige automatiseringsfuncties en vervolgens doorgaan met hun dag. Ze hebben meer tijd om zich op de strategie te richten en hoeven zich minder zorgen te maken over het handmatige werk.
Aanpasbare goedkeuringsworkflows (in combinatie met kaartcontroles) stroomlijnen niet alleen het goedkeuringsproces, maar creëren ook een omgeving waarin teams vrij kunnen opereren binnen gedefinieerde grenzen. Deze balans van vrijheid en controle helpt financiële teams om een robuuste uitgavencultuur op te bouwen , waardoor medewerkers zonder zorgen kunnen uitgeven. Je teams kunnen zich weer bezighouden met waar ze het beste in zijn: waarde creëren voor het bedrijf in plaats van te navigeren door bureaucratie.
Standaardiseer uitgavencategorieën, goedkeuringen en uitgavenlimieten voor verschillende entiteiten, zodat je in realtime inzicht hebt en de controle gestroomlijnd is. Met Payhawk kun je profiteren van op maat gemaakte instellingen die in lijn zijn met je algemene bedrijfsbeleid en toch rekening houden met regionale nuances. En het beste? We automatiseren de gegevensstromen tussen Payhawk en je ERP in overeenstemming met de boekhoudprincipes, wat een verbeterde nauwkeurigheid, consistentie en zichtbaarheid betekent.
Zo gebruikte Wellpointe Inc. deze functies om uitgaven van dochterondernemingen naadloos te volgen, complexe toewijzingen te vereenvoudigen, naadloze gegevensoverdracht met Netsuite te creëren en een beter algemeen inzicht te krijgen.
George Kutnerian, CEO en medeoprichter bij Wellpointe Inc, beschrijft:
Als groeibedrijf hebben we kapitaalpartners en specifieke rapportagevereisten. We moeten gesegmenteerde jaarrekeningen hebben voor elk bedrijf of elke entiteit en in staat zijn om die ook op te nemen om de rapportage te consolideren. Met Payhawk en de ERP-integratie hebben we de gegevensstroom op een manier die werkt om deze multi-entiteiten context te ondersteunen. De Payhawk integratie met NetSuite is zo soepel - ik zou zeggen dat het als boter werkt!
Onboarding en offboarding gaan nu nog soepeler. Dankzij onze synchronisatie met het door jou gekozen HR-systeem worden nieuwe teamleden automatisch ingesteld op uitgaven binnen de bedrijfsrichtlijnen - geen handmatige invoer of vervelende spreadsheetimport meer.
En als iemand vertrekt? Dan deactiveren we hun kaarten automatisch, waardoor ongeautoriseerde uitgaven direct worden gestopt. Dit bespaart niet alleen tijd, maar beschermt ook tegen mogelijke fraude.
Krijg volledig inzicht in de terugkerende betalingen van je bedrijf met onze abonnementsbeheer functie. Volg alle abonnementen - van SaaS-tools tot kantoorhuur - op één centrale locatie, zodat je slimmere financiële beslissingen kunt nemen.
Beoordeel eenvoudig fluctuaties in abonnementsbedragen over het afgelopen jaar om kostenstijging te voorkomen en handmatig werk te elimineren terwijl je verantwoording blijft afleggen. We groeperen abonnementen per provider, identificeren verborgen kosten en elimineren dubbele uitgaven om je te helpen problemen snel en efficiënt op te sporen.
Het vinden van de juiste software met de juiste automatisering kan een beetje een doolhof zijn, vooral omdat er zoveel keuze is.
Dat is waar wij om de hoek komen kijken. Onze oplossing integreert naadloos met je ERP- en boekhoudsystemen, zodat je één betrouwbare bron van waarheid hebt voor je financiële gegevens - geen dubbele gegevens of handmatige administratie meer (en veel minder gedoe). Bovendien automatiseren we veel van je meest gevreesde en repetitieve taken in PO, kaarten, uitgavenbeheer, abonnementen en nog veel meer - wat allemaal helpt om menselijke fouten en verspilling tot een minimum te beperken.
Zoals Essentia Analytics CFO Carolina Einarsson het zegt:
Voor ons was uitgavenbeheer een snelle overwinning. We zagen Payhawk als een manier om alles samen te brengen - onkosten bijhouden, creditcards, goedkeuringen en vergoedingen - alles op één plek!
Klaar om het uitgavenbeheer in jouw bedrijf te transformeren met slimme automatisering? Boek een persoonlijke demo om Payhawk in actie te zien.
Trish Toovey werkt in de markten van het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten om content te creëren bij Payhawk. Ze kan alles aan, van advertentieteksten tot videoscenario's, en steunt op een zeer gevarieerde achtergrond in copywriting en contentcreatie voor de financiële, mode- en reisindustrie.
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven van je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
Payhawk Limited 2024, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
English (EN-UK)
English (EN-US)
English (Rest of Europe)