Stappenplan voor succesvolle implementatie van uitgavenbeheer in de energiesector

Het is daarom per definitie complex van aard. De dynamiek binnen de energiebranche wordt echter steeds groter, waardoor het belang van succesvol beheer van uitgaven door medewerkers ook toeneemt. Payhawk stelde voor jou als financieel professional een stappenplan op voor succesvolle implementatie van uitgavenbeheer voor energieleveranciers.

Uitdagingen bij uitgavenbeheer in de energiesector

Organisaties staan met betrekking tot het beheersen van bedrijfsuitgaven voor de nodige uitdagingen. Met name energieleveranciers worden als gevolg van dynamische marktontwikkelingen meer en meer gedwongen om die te overwinnen. In de praktijk is het financiële team kartrekker van de implementatie van een oplossing. Daarbij loopt men echter tegen onder andere de volgende problemen aan:

1. Gebrek aan automatisering

De bedrijfsvoering binnen de energieindustrie wordt door veel energieleveranciers nog uitgevoerd met behulp van legacy systemen. Deze op maat gemaakte maar verouderde computersystemen, belemmeren de mogelijkheden op automatisering van andere processen zoals uitgavenbeheer. Veel financiële professionals binnen deze branche werken al gedurende hun hele carrière met traditionele financiële systemen. Dergelijke systemen zijn niet afgestemd op de dynamische hedendaagse omgeving waarin de organisatie opereert.

Van oudsher is de innovatiegraad op het gebied van ICT binnen de energiesector niet al te hoog. Veel administratieve processen worden daardoor nog handmatig of met behulp van spreadsheets uitgevoerd. De mogelijkheden voor automatisering van uitgavenbeheer voor energiebedrijven zijn veelal niet bekend.

2. Gebrek aan realtime inzicht en rapportage

Kostenallocatie van bedrijfsuitgaven in de energieindustrie blijkt een lastig proces. Ten eerste is het al complex om alle gegevens t.b.v. iedere maandafsluiting steeds weer te verzamelen. Een groot deel van de onkosten is eenvoudigweg niet tijdig in beeld, waardoor realtime inzicht en rapportage per definitie ontbreken.

Ten tweede: om het proces te kunnen versnellen vindt kostenallocatie vaak in zeer globale zin plaats, waardoor nauwkeurige rubricering van personeelsuitgaven nauwelijks wordt gedaan.

Alle kosten worden dan op de post ‘overige uitgaven’ geboekt. Op die manier wordt geen nuttige managementinformatie gegenereerd en kan sturen op bedrijfsuitgaven niet plaatsvinden.

In de derde plaats is het mede vanwege het gebrek aan automatisering niet mogelijk om gegevens over bedrijfsuitgaven gemakkelijk te kunnen importeren in andere systemen zoals ERP of Exact. Ook dat veroorzaakt dat een correcte maandafsluiting t.b.v. rapportage vaak niet lukt.

3. Uitdagingen bij het voldoen aan compliance en regelgeving

Ook de energieindustrie krijgt meer en meer te maken met de toename van digitale transacties en de verwerking van persoonsgegevens online. Daardoor worden allerlei vormen van compliance alsmaar belangrijker, zoals PCI-regelgeving. Daarmee wordt de kans op een datalek door een cyberaanval op je organisatie sterk verkleind. Daarnaast zijn er ook AVG-regels en -normen voor de verwerking van persoonsgegevens waaraan particuliere bedrijven en overheidsinstanties moeten voldoen.

Omdat energiebedrijven een belangrijke maatschappelijk functie vervullen - elektriciteit, gas en warmte kunnen immers worden gekwalificeerd als een eerste levensbehoefte - worden ze extra scherp door de overheid gemonitord.

Wanneer het proces omtrent uitgaven door medewerkers niet goed wordt georganiseerd, dan kan dit leiden tot onveilige transacties.

4. Inefficiënte bedrijfsprocessen

Is het proces van uitgavenbeheer niet goed georganiseerd, dan leidt dit op allerlei manieren tot een grote mate van inefficiency. In de eerste plaats omdat de werkvloer overmatig wordt belast met handmatige administratieve werkzaamheden waar men het nut niet van begrijpt. De hele organisatie is hier veel tijd mee kwijt.

Terugkoppeling op en sturing van bedrijfsuitgaven vindt vervolgens niet plaats, wat tot overmatige of gefragmenteerde inkoop leidt. Schaalvoordelen in bedrijfsuitgaven door centrale afspraken met leveranciers te maken, worden niet behaald. De kans op extra hoge kosten als gevolg van interne fraude of onrechtmatige uitgaven wordt groter. Dat draagt allemaal absoluut niet bij aan de winstgevendheid. En het is juist een van de financiële uitdagingen in de energiebranche om die te verbeteren.

5. Beperkte controle over duurzaamheid

De energiesector heeft de mond vol van duurzaamheid. Er worden grote klimaatneutrale investeringen gedaan en steeds meer energieproducten aangeboden met een ‘groen’ karakter. Maar dat waarborgt nog niet dat de werkvloerprocessen ook op duurzame wijze worden verricht. Wanneer de beheersing van bedrijfsuitgaven beperkt is, kunnen medewerkers niet worden gestimuleerd om hun activiteiten op een energievriendelijke, sociaal inclusieve en integere manier te verrichten. Het ontbreekt daarvoor aan managementinformatie.

Duurzaamheid in brede zin, ook wel ESG (Environmental, Social en Governance) genoemd, speelt daarnaast een steeds grotere rol bij het aantrekken van investeringskapitaal.

Hoe slim uitgavenbeheer deze uitdagingen in de energiebranche overwint

Wil je met jouw energiebedrijf de specifieke uitdagingen omtrent uitgavenbeheer overwinnen, dan kan een systeem voor slim uitgavenbeheer daar sterk aan bijdragen.

1. Automatisering van uitgavenbeheer

Vandaag de dag is het mogelijk om grote delen van processen omtrent uitgavenbeheer te automatiseren door middel van het verstrekken van betaalkaarten die gekoppeld zijn aan slimme softwareapplicaties. Moderne technieken zoals AI (Artificial Intelligence), ML (Machine Learning) en OCR (automatische tekstherkenning), mobiele functies zoals scannen evenals slim ontwikkelde apps en interfaces, zullen het totale proces van beheersing van bedrijfsuitgaven aanzienlijk vergemakkelijken. Die automatisering geldt voor alle stappen, van het invoeren van data omtrent bedrijfsuitgaven tot het accorderen en inboeken ervan.

2. Verbeterde managementinformatie

Automatisering maakt het de werkvloer gemakkelijker om de juiste bedrijfsuitgaven te doen en tijdig de juiste informatie hierover aan te leveren. De Financial Controller van energiebedrijven kan op die manier zorgen dat verschillende soorten kosten niet op 1 hoop terechtkomen, maar dat ze nauwkeurig worden gealloceerd. Dit proces zorgt ook voor perfecte reconciliatie tussen verschillende bedrijfsonderdelen. En dat leidt vanzelfsprekend tot veel betere en actuelere managementinformatie.

3. Compliance- en regelgevingscontrole

Het uitreiken van betaalkaarten gekoppeld aan slimme software die voorzien is van ingebouwde controles, waarborgt de compliance- en regelgevingscontrole op diverse manieren. De intelligentie en de snelheid van de analysesoftware zorgen ervoor dat transacties niet alleen steekproefsgewijs kunnen worden gecontroleerd, maar allemaal. Deze automatische controles helpen energiebedrijven om interne en externe beleidsregels en regelgeving na te leven en fraude te voorkomen.

Regels en autorisaties kunnen alleen door de juiste personen worden vastgelegd. Daardoor kan het op de werkvloer, of het nu moedwillig of per ongeluk is, niet meer verkeerd gaan. De risico’s t.a.v. compliance en regelgeving die binnen de energiebranche zo groot zijn, worden op deze manier sterk verkleind.

4. Verbeterde efficiency en effectiviteit

Medewerkers, zowel op de werkvloer als binnen de afdeling finance, zijn met behulp van slimme oplossingen omtrent bedrijfsuitgaven veel minder tijd kwijt aan administratie. Dat levert efficiency op. En dat terwijl de kwaliteit van informatiestromen door gedetailleerdere kostenallocatie juist sterk verbetert. En daardoor kunnen weer betere, effectievere beslissingen genomen worden.

Doordat door middel van interne controlesystemen regels kunnen worden vastgelegd over wie, waar, welke bedrijfsuitgaven in welke omvang mag doen, kan een veel gerichter inkoopbeleid worden geïmplementeerd. Overbodige kosten worden geëlimineerd en de introductie van preferred suppliers, bijvoorbeeld t.b.v. hotelovernachtingen of autohuur, scheelt flink in kosten.

5. Duurzaamheidsbewaking en -rapportage

De omvang van de rapportageverplichtingen met het oog op ESG (Environmental, Social en Governance) die vanuit de overheid worden gesteld, nemen toe. Door vat te krijgen op uitgavenbeheer, ontstaat een informatiebron over het werkvloergedrag met betrekking tot deze duurzaamheidsfactoren. Daarmee kan veel gemakkelijker aan de rapportageverplichtingen worden voldaan, waardoor ESG-bewuste investeerders worden aangetrokken.

Een slim uitgavenbeheersysteem volgt bijvoorbeeld automatisch de kilometrage van medewerkers, zelfs via hun smartphone. Dergelijk inzicht had men eerder niet. En daardoor ontstaat ook de mogelijkheid om het werknemersgedrag te beïnvloeden en bijvoorbeeld een intern mobiliteitsbeleid te gaan voeren dat CO2-arm is.

Voordelen van slim uitgavenbeheer in de energiesector

De voordelen van slim uitgavenbeheer in de energieindustrie zijn legio. Maar laten we de belangrijkste nog even opsommen:

1. Kostenbesparing
Minder overbodige uitgaven, schaalvoordelen door gericht inkoopbeleid en sterke afname van fraude. Dat alles leidt tot een significante kostenbesparing voor de organisatie en draagt bij aan de winstgevendheid.

2. Tijdsbesparing
Werkvloermedewerkers zijn veel minder tijd kwijt met verantwoording en het aanleveren van informatie. Die tijdsbesparing kunnen ze besteden aan hun primaire verantwoordelijkheid. En een flinke tijdsbesparing voor de finance-afdeling is er vanzelfsprekend ook. Controlestappen en processen voor data-input worden immers geautomatiseerd. En door de integratiemogelijkheden van slimme uitgavensoftware met andere interne systemen, wordt ook reconciliatie veel minder arbeidsintensief.

3. Verbeterde nauwkeurigheid
Nauwkeurigere kostenallocatie zorgt voor een veel beter inzicht in de samenstelling van bedrijfsuitgaven. Foutkansen worden geëlimineerd en data zijn real-time beschikbaar.

4. Versterking van compliance
Traditionele, handmatige systemen van compliance vergen steekproefsgewijze, arbeidsintensieve controle. Ze zijn echter ook sterk gebaseerd op de integriteit van medewerkers en op hun kennis van interne regels. Dat is allemaal lastig beheersbaar. Bij slimme systemen voor uitgavenbeheer zijn regels en autorisaties echter gemakkelijk configureerbaar in het uitgavenbeheersysteem. Met een druk op de knop worden ze razendsnel voor iedereen in de organisatie geïmplementeerd.

5. Duurzaamheidsvoordelen
De mogelijkheid om actuele en transparante rapportages over duurzaamheid te kunnen genereren, geeft toegang tot duurzaam bewust investeringskapitaal. Het draagt bij aan het imago van de organisatie als leverancier, klant, werkgever, etc. En met het slimme uitgavenbeheersysteem ontstaat bovendien de mogelijkheid om op het thema duurzaamheid te gaan sturen. Om de duurzaamheid m.a.w. nog verder te verbeteren.

Hoe kun je je uitgavenbeheer verbeteren? Een stappenplan

In het verbeteren van uitgavenbeheer kan men niet om de toepassing van moderne technische mogelijkheden heen. Het belang van een gestructureerde aanpak voor een succesvolle en soepele implementatie van een uitgavenbeheersysteem, is echter groot. Gebruik daarom als CEO of Financial Controller van een energiebedrijf ons stappenplan voor succesvol uitgavenbeheer.

Stap 1. Selecteer een geautomatiseerd uitgavenbeheersysteem
Nadat je de specifieke doelen van jouw energie/nutsbedrijf hebt geïnventariseerd, is het van belang om de juiste uitgavenbeheeroplossing te selecteren die past bij de behoeften van jouw bedrijf. Bij Payhawk maken we het je gemakkelijk. Op de volgende pagina’s kan jij gemakkelijk de functionaliteiten vergelijken met andere aanbieders van uitgavenbeheeroplossingen zoals Pleo, Rydoo, Spendesk en SimpledCard.

Het zal je vast niet verbazen dat Payhawk de ambitie heeft om de aanbieder met de meest optimale oplossing voor uitgavenbeheer te zijn. Vandaar dat wij de karakteristieken van ons product uitgebreid bespreken en weergeven. Ons systeem onderscheidt zich significant op de onderstaande gebieden.

• Integratiemogelijkheden met externe applicaties boekhoud- en ERP software zoals Exact Online en QuickBooks. Dit zorgt voor moeiteloze reconciliatie tussen onze uitgavenbeheer software en jouw externe bedrijfssoftware.
• Geen enkele andere aanbieder biedt zulke uitgebreide betalingsmogelijkheden en functionaliteiten door middel van de eenvoudige uitgifte van virtuele en fysieke Visa- betaalkaarten, gekoppeld aan slimme softwareapplicaties.
• Factuurbeheer is lastig. Verschillende afdelingen, bedragen en onkostentypen vereisen verschillende acties van goedkeurders, alvorens de factuur wordt betaald. De mogelijkheid tot het realiseren van custom workflows die Payhawk biedt, is uniek en eenvoudig in gebruik. Het beleid wordt daarmee direct geïmplementeerd op bedrijfs-, afdelings- of zelfs persoonsniveau.
• Onze betaalkaarten met ingebouwde controles waarborgen dat je bedrijf agile (flexibel) blijft, zonder verlies van beheersbaarheid van bedrijfsuitgaven. Het is eenvoudig om individuele kaartlimieten in te stellen per dag of per (type) transactie en t.b.v. cash opnames.

Welke oplossing je als finance afdeling ook kiest, vergeet niet om de hele organisatie al in een vroeg stadium te betrekken. Zo bereid je het bedrijf voor en verkrijg je betrokkenheid van belanghebbenden/stakeholders om de implementatie soepel te laten verlopen.

2. Implementeer realtime inzicht en rapportage
Na systeemselectie voer je een grondige analyse uit van de bestaande processen en workflows zoals de organisatie die nu hanteert. Configureer en pas de uitgavenbeheeroplossing vervolgens aan, aan de specifieke behoeften van jouw bedrijf. Op die manier worden de processen voor uitgavenbeheersing direct geautomatiseerd en verbeterd.

Vergeet niet om je medewerkers te trainen zodat ze de nieuwe oplossing ook daadwerkelijk effectief kunnen gebruiken en de voordelen zelf direct gaan ervaren.

3. Investeer in compliance en regelgevingsoplossingen
De mate waarin het uitgavenbeheersysteem voorziet in een oplossing t.b.v. compliance en het voldoen aan regelgeving, hangt af van de wijze waarop het systeem wordt ingericht. Investeren in compliance en regelgevingsoplossingen gaat dus verder dan alleen het aanschaffen van beheersoftware of het afsluiten van een abonnement daarop. Het betekent dat finance steeds proactief risico’s moet blijven inschatten en beheersen en op basis daarvan het uitgavenbeheersysteem moet inrichten. Het goede nieuws is dat de financiële afdeling daar door de sterke mate van automatisering ook meer tijd voor krijgt.

4. Optimaliseer bedrijfsprocessen omtrent uitgavenbeheer
Het optimaliseren van bedrijfsprocessen omtrent uitgavenbeheer kan flink wat tijd en kosten besparen. Maar alleen wanneer er aandacht is voor de juiste configuratie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het sturen van het inkoopgedrag door medewerkers automatisch richting preferred suppliers te loodsen voor hun inkopen. En maak gebruik van de analysefuncties van slimme software om bijvoorbeeld dubbele abonnementen en dergelijke te elimineren.

5. Monitor en rapporteer duurzaamheidsprestaties
Het bestedingsgedrag omtrent duurzaamheid wordt met een slim uitgavenbeheersysteem inzichtelijk. Word als energiebedrijf een van eerste die daadwerkelijk zijn ESG-rapportage op orde heeft! Daarmee onderscheid je je op het gebied van een duurzame bedrijfsvoering van de concurrentie!

Ga aan de slag

Nu je over een concreet stappenplan voor een succesvolle implementatie van uitgavenbeheer in de energiesector beschikt, lijkt het ons tijd om aan de slag te gaan. Doe dat door je op mogelijke oplossingen te oriënteren, bijvoorbeeld door een demo aan te vragen bij één van onze experts. Wil je ervaren hoe onze klanten de implementatie van ons uitgavenbeheersysteem ervaren hebben? Zij vertellen het je graag hoogstpersoonlijk.