Alcançar a agilidade na Heura Foods com uma melhor gestão, controlo e visibilidade das despesas

A vida antes da Payhawk

Antes da Payhawk, a equipa da Heura Foods estava a afogar-se em recibos. Tudo era manual e baseado em papel, deixando o CFO Jaime López sem visibilidade sobre as despesas correntes.

"Costumávamos ter uma pilha enorme de recibos que as pessoas deixavam na secretária de alguém para serem registados. Não sabíamos quanto pagávamos ou gastávamos," explicou Jaime. Era tudo manual e era difícil controlar as despesas."

A falta de visibilidade também criou problemas mais além do controlo diário das despesas. Sendo uma empresa em crescimento, a Heura Foods também queria incentivar a confiança dos investidores e, por isso, precisava de demonstrar um controlo de despesas robusto, com visibilidade total das despesas e do fluxo de caixa.

O papel do CFO numa empresa em constante expansão

Enquanto CFO de uma empresa em rápido crescimento, Jaime López desempenha um papel vital e dinâmico. As suas principais prioridades incluem a gestão do fluxo de caixa, o controlo das despesas da equipa e a definição de estratégias de crescimento através da contabilidade e da análise de dados.

Jaime também supervisiona a conformidade legal e gere as relações com os investidores. Com tanta coisa para fazer, ele e a sua equipa têm de se apoiar nas ferramentas e tecnologias certas para se manterem ágeis e tomarem as decisões mais impactantes.

Em suma, Jaime lidera departamentos cruciais para a transformação da Heura Foods no setor alimentar. O progresso da empresa é impulsionado pela utilização da tecnologia e das ferramentas certas para a sua missão.

“Adoramos a agilidade enquanto empresa que a Payhawk nos oferece,” descreveu Jaime. “Todas as pessoas podem fazer upload de recibos para a app (mesmo quem não tem um cartão Payhawk), o que significa que podemos ver e controlar as despesas em tempo real.”

A equipa da Heura Foods também é capaz de monitorizar as tendências de despesas, registos e cancelamentos de cartões e extrair rapidamente dados financeiros de recibos e faturas (sem erro humano). Jaime comentou:

"A Payhawk faz uma grande contribuição para a Heura... Quando uma empresa está a crescer rapidamente, é fundamental confiar na automação e manter o controlo à media que nos expandimos e contratamos mais pessoas."

Três características não negociáveis para a Heura Foods

Diferentes empresas dão prioridade a diferentes funcionalidades com base nas suas necessidades específicas. Para a Heura Foods, as funcionalidades que se seguem são as mais essenciais, não negociáveis e mais utilizadas.

1. Automação de Processos

Por entre planos de crescimento ambiciosos, as tarefas manuais podem ser um obstáculo. A Heura Foods utiliza a nossa solução para eliminar a introdução manual de dados, poupar tempo e esforço e obter visibilidade das despesas em tempo real através da reconciliação automática.

2. Monitorização e relatórios em tempo real

A visibilidade das despesas em tempo real e as integrações com software de contabilidade também são vitais para a Heura Foods. Visualizar as despesas atualizadas ajuda a equipa a fazer o seguinte e muito mais:

• Tomar decisões baseadas em dados
• Poupar tempo em tarefas manuais e melhorar a eficiência
• Fazer o onboarding de novos colegas e emitir cartões mais rápido e com menos riscos
• Manter relações sólidas com os investidores, com dados de despesas atualizados.

3. Apoiar os utilizadores com fluxos de aprovação adaptáveis e uma app simples e intuitiva

Os fluxos de aprovação também são muito importantes para a equipa da Heura Foods. O bom controlo das despesas é importante para empresas de qualquer dimensão, mas pode significar o fracasso ou o sucesso para as empresas em crescimento.

Jaime necessitava de controlos de aprovação para trabalhar de forma harmoniosa, tornando fácil para os seus colegas focar-se nas suas tarefas, sem complicações.

"Decidimos criar um sistema de aprovação algo básico, mas que funciona bem,” explicou Jaime. “Ainda gostamos de confiar nos nossos colaboradores até um certo ponto, mas a Payhawk ajudou a tornar tudo muito mais simples."

Outra forma através da qual ajudamos a Heura Foods a simplificar a gestão de despesas? A nossa aplicação intuitiva e fácil de utilizar.

“O processo de aprendizagem para utilizar a Payhawk é tranquilo,” contou-nos Jaime. “Garante que os colaboradores se adaptam facilmente e são integrados na equipa sem quaisquer problemas.”

As subscrições também são mais fáceis de gerir. Assinalamos automaticamente as despesas recorrentes para que a equipa as marque como uma subscrição. Em seguida, estimamos a faturação prevista para cada subscrição e informamos quanto dos fundos do cartão vai cobrir a despesa.

As funcionalidades acima, e outras, permitem à equipa:

• Descobrir custos ocultos
• Eliminar o aumento dos custos
• Evitar o excesso de despesas

Porquê a Payhawk e não outra solução de gestão de despesas?

A equipa da Heura Foods fez uma pesquisa sobre soluções de gestão de despesas antes de nos escolher.

"Estávamos à procura de uma solução de gestão de despesas que nos ajudasse a melhorar a eficiência e a avançar mais rapidamente com automação e controlos," explicou Jaime. "As funções da Payhawk eram as melhores, e o pacote era o mais competitivo."

Para além de uma grande experiência anedótica, melhorámos a eficiência da Heura Foods de várias formas concretas, incluindo a poupança de tempo.

Jaime contou-nos:

"Estimamos uma poupança de meio dia a um dia inteiro por mês por pessoa que introduz e valida os recibos em papel."

Para uma empresa em constante expansão como a Heura Foods, é vital contar com um software de gestão de despesas que automatize os processos e acompanhe as despesas à medida que estas ocorrem.

Se a melhoria da visibilidade e do controlo das despesas, os relatórios em tempo real e o trabalho manual automatizado parecem ser algo que pode ajudar a sua empresa: agende uma demo hoje mesmo.