Question 1

O que é software de gestão de despesas?

Accepted Answer

Um software de gestão de despesas ajuda as empresas a gerir as suas despesas. No caso da Payhawk, o nosso software de gestão de despesas pode apoiar as organizações nas várias formas como incorrem em gastos e automatizar grande parte do processo envolvido. O nosso software suporta múltiplos requisitos de gestão de despesas, incluindo cartões empresariais, reembolsos, gestão de despesas dos colaboradores, pagamentos de faturas a fornecedores, gestão do pagamento de faturas (contas), integrações com sistemas de contabilidade/ERP e subscrições. Um software de gestão de despesas deve ajudar as empresas a ter uma boa visão sobre as suas despesas, para apoiar a orçamentação e o controlo dos custos. Para além disso, deve ajudar a tornar a contabilidade mais fácil e ágil.

Question 2

O que é uma empresa de gestão de despesas?

Accepted Answer

Uma empresa de gestão de despesas oferece a outras empresas as várias ferramentas necessárias para que façam a gestão das suas despesas, incluindo a elaboração de relatórios e visibilidade sobre o dinheiro gasto. Na Payhawk ajudamos as empresas a gerir não apenas as despesas reembolsáveis dos colaboradores, como ajudas de custo e de deslocação, mas também faturas de fornecedores e subscrições. De forma geral, a gestão de despesas deve incluir formas para permitir que os colaboradores incorram em gastos, mas ajudem a sua empresa a manter o controlo sobre o fluxo de caixa, com controlos proativos e reativos (como fluxos de aprovação) integrados nos cartões empresariais e no próprio software de gestão de despesas.

Question 3

A gestão de gastos e a gestão de despesas são a mesma coisa?

Accepted Answer

A gestão de gastos e a gestão de despesas são semelhantes, mas há uma diferença entre o que cada conceito inclui. A gestão de gastos abrange a estratégia global de gestão, o processo e as ferramentas para cuidar dos pagamentos de contas/faturas de fornecedores, cartões empresariais e despesas e reembolsos dos colaboradores. Inclui formas específicas de gerir e controlar os gastos, incluindo fluxos de aprovação, integrações e automação de contabilidade e relatórios em tempo real. A gestão de despesas, por outro lado, compreende apenas as despesas – mas em muitos formatos, incluindo ajudas de custo e de deslocação e muito mais.

Question 4

Como é que a Payhawk melhora os relatórios de despesas?

Accepted Answer

A Payhawk ajuda-o a utilizar os seus dados de despesas de forma eficaz e eficiente. A nossa solução inclui ‘campos’ personalizáveis para recolher os dados de que necessita para apoiar a sua empresa de uma perspetiva comercial. Estes campos personalizados permitem-lhe registar os dados de despesas da forma que melhor ajude a sua empresa a segmentar a informação, com base em projetos, localizações e outras. Ao criar campos personalizados para as despesas, pode definir os dados a reportar, de forma a torná-los mais específicos e valiosos.

Question 5

A vossa solução vai melhorar o meu processo de seguimento/receção de recibos?

Accepted Answer

Sim. Todos os pagamentos digitais podem ser facilmente carregados para o portal sob a forma de PDFs, e só precisa de fotografar os recibos físicos com a câmara do seu telemóvel e carregá-los para a nossa aplicação. A tecnologia OCR do portal Payhawk carrega automaticamente toda a informação, pelo que os colaboradores (e os gestores da equipa financeira) evitam 95% da introdução manual de dados. Os colaboradores não precisam de guardar recibos ao longo do mês ou preencher folhas de cálculo intermináveis. Os gestores da equipa financeira podem ver que os recibos e faturas estão em falta, sendo o portal envia lembretes automáticos aos utilizadores para reduzir o seguimento de recibos. O nosso cliente AIOPSGROUP reporta que poupou cerca de 2h diárias e até 1-2 dias em termos de tempo de resolução desde que começou a trabalhar com a Payhawk.

Question 6

Como podemos garantir que as equipas cumprem as nossas políticas de despesas?

Accepted Answer

Com a Payhawk, as políticas de despesas da sua empresa são integradas na solução. Pode definir limites a vários níveis para garantir que dá liberdade aos colaboradores dentro da estrutura de despesas definida. Tineke Van Maerken, VP of Finance do nosso cliente Luxair, explica: "Enquanto gestora, posso ajustar instantaneamente os limites dos cartões às necessidades do negócio. Todos os titulares de cartões têm um limite mensal – mas também podem ocorrer despesas inesperadas para além desse limite." Os gestores podem definir limites de aprovação automática para os pedidos de fundos dos colaboradores, diferentes níveis de aprovação nos fluxos de trabalho e ainda designar que vários colaboradores aprovem pedidos (o que significa que as aprovações são concluídas mesmo que alguém esteja ausente).

Question 7

Há um processo de aprovação integrado?

Accepted Answer

A solução Payhawk permite aos gestores selecionar limites máximos de despesas individuais ou de equipa. Podem atualizar estes limites em qualquer altura, com apenas alguns cliques, para garantir que a ferramenta responde às necessidades de negócio em constante mudança. Se um colaborador precisar de pedir mais dinheiro, pode fazê-lo criando um pedido de fundos, de novo, com apenas alguns cliques. O responsável pelo orçamento pode então aprovar ou rejeitar o pedido, onde quer que esteja, num portátil ou através da aplicação no seu telemóvel.

Question 8

Como é que o software de gestão de despesas me pode ajudar no fecho do mês?

Accepted Answer

Ao utilizar a Payhawk, as empresas podem fechar o mês até cinco dias mais depressa. As reconciliações bancárias e a sincronização de transações e faturas estão entre as tarefas que consomem mais tempo às equipas financeiras e de contabilidade no [fecho do mês](https://payhawk.com/blog/five-tips-to-improve-your-month-end-close). Com a Payhawk, estas tarefas morosas são automatizadas e enviadas diretamente para o software de contabilidade através de uma integração ERP. Também se poupa tempo no seguimento de recibos, uma vez que a aplicação móvel pede ao utilizador que anexe o seu recibo diretamente após a transação (e envia-lhe lembretes ao longo do mês se não o fizer). Adicionalmente, os clientes Payhawk dispõem de um IBAN único, para que a empresa possa pagar reembolsos e faturas de colaboradores através do SEPA Instant and Faster Payments.

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Defina limites de gastos

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Defina políticas de despesas e fluxos de aprovação

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Personalize a sua cadeia de aprovação

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Mantenha a agilidade das aprovações

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