AFAS integratie met Payhawk - een duik in de functies voor uitgavenbeheer

We mogen het eindelijk van de daken schreeuwen: AFAS en Payhawk slaan de handen ineen! Dit betekent dat je vanaf nu soepel de koppeling kunt maken tussen AFAS en Payhawk, waarmee processen verder geautomatiseerd worden en je nòg meer grip krijgt op je uitgaven. Het beste van AFAS en Payhawk, maar dan tegelijk. Hiermee houden jij en je team meer tijd en energie over om te besteden aan zaken die de organisatie ècht vooruit helpen.

In deze blog willen we graag met je duiken in waarom wij zo enthousiast zijn over de integratie tussen AFAS en Payhawk. Dit doen we door eerst even kort stil te staan bij wie AFAS en Payhawk zijn, waarna we inzoomen op waar bedrijven tegenaan lopen die (nog) niet-geïntegreerde systemen gebruiken. Vervolgens gaan we dieper in op de voordelen die zo’n naadloze integratie met zich meebrengt, natuurlijk in het bijzonder de kersverse native koppeling tussen Payhawk en AFAS. Lees je mee?

Wie zijn AFAS en Payhawk?

Voordat we duiken in de voordelen van een naadloze integratie tussen AFAS en Payhawk, willen we graag nog even stilstaan bij wie AFAS en Payhawk zijn en wat deze twee systemen precies voor je kunnen betekenen.

AFAS is een ERP waarmee je een groot aantal van je bedrijfsprocessen kunt automatiseren. Als het met bedrijfsprocessen te maken heeft, kan AFAS je er waarschijnlijk bij helpen. CRM, ordermanagement, HRM en het verwerken van salarissen, bijna het volledige palet aan bedrijfsprocessen kan AFAS bij ondersteunen.

De uitgavenbeheeroplossing van Payhawk vult dit soort ERP’s perfect aan. Met Payhawk houd je eenvoudig grip op de wereldwijde uitgaven met, onder andere, de mogelijkheid om creditcards uit te geven en te beheren, krijg je 100% real-time inzicht in deze uitgaven èn reduceer je het handmatige werk van je finance team gemakkelijk met 50%. Dit scheelt jou kostbare tijd, plus dat de maandafsluiting er een stuk soepeler van wordt. Die tijd, die kunnen jullie vervolgens gebruiken om ècht waarde toe te voegen aan de organisatie.

De gebruiksvriendelijkheid en talloze mogelijkheden, waaronder het uitgeven van creditcards, is wat Payhawk uniek maakt. Daarom kiezen veel partijen ervoor om naast hun ERP een uitgavenbeheeroplossing te gebruiken, zodat hun medewerkers optimaal ontlast worden en ze de ruimte krijgen hun talenten volledig te benutten.

Om echt alles uit deze systemen te halen is het van groot belang om je ERP en uitgavenbeheersysteem te integreren met elkaar. Anders ben je alsnog kostbare tijd kwijt aan taken die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden, wat natuurlijk zonde is. Toch zijn er helaas nog veel bedrijven die deze stap nog niet gemaakt hebben, wat voor een hele reeks problemen kan zorgen.

De problemen die bedrijven ervaren die (nog) niet-geïntegreerde systemen gebruiken

De problemen die bedrijven ervaren als ze systemen gebruiken die niet goed geïntegreerd zijn kunnen verrijkend zijn. Toch is een van de meest gehoorde pijnpunten het handmatig moeten boeken van facturen, wat organisaties enorm veel onnodige tijd en energie kost. Plus dat het handmatig boeken van facturen fouten in de hand werkt.

Daar komt het volgende bij: omdat er geen koppeling is tussen de verschillende systemen wordt informatie niet in realtime doorgeschoten, waardoor je als organisatie niet over up-to-date gegevens beschikt om strategische keuzes op te baseren. Dat maakt het managen van een organisatie natuurlijk een stuk lastiger.

Chris van Dongen, Commercieel Directeur van Payhawk Benelux zegt:

Niet-geïntegreerde systemen dwingen bedrijven tot handmatig werk, wat niet alleen inefficiënt is maar ook foutgevoelig. Onze samenwerking met AFAS stelt ons in staat om deze problemen te verhelpen door een naadloze integratie die zorgt voor nauwkeurigheid en besparing van tijd en middelen.

En tel daarbij op dat collega’s van het finance team steeds hetzelfde trucje moeten uitvoeren, wat allesbehalve efficiënt is. De tijd die ze hier aan kwijt zijn, kunnen ze beter gebruiken om op andere, daadwerkelijk waarde-toevoegende manieren bij te dragen aan de organisatie.

Giancarlo Bruni, CFO van Heroes vult verder aan:

Werken zonder uitgavenbeheersysteem en ERP is net als het rijden in een 30-jaar oude auto–geen snelheid en comfort. Sommige bedrijven hebben een backoffice waar nog 25 man zit die handmatig nummertjes invoeren, maar dat is simpelweg niet nodig en al helemaal niet efficiënt. Wij geven de voorkeur aan het werken met Payhawk, waarmee we processen automatiseren, makkelijk kunnen integreren met andere software en zo geld besparen op FTE.

Hoe het integreren van software je kan helpen

Om al deze veelgehoorde problemen het hoofd te bieden, heeft Payhawk de handen ineen geslagen met een groot aantal softwareleveranciers. Hiermee kan de uitgavenbeheeroplossing van Payhawk eenvoudig gekoppeld worden aan andere populaire systemen die jouw organisatie gebruikt voor de bedrijfsvoering, middels een native integratie. Zo kun je, onder andere, een 1-op-1 koppeling maken tussen Payhawk en de betere ERP pakketten, waaronder Exact Online, Netsuite en sinds kort dus ook AFAS, om grip te houden op de financiële stromen in de breedste zin van het woord.

Hier kun je lezen hoe de integratie tussen Payhawk en Exact Online het leven van het Nederlandse bedrijf AthenaStudies een stuk vereenvoudigd heeft. Om alvast een tipje van de sluier op te lichten: ze zijn geen tijd meer kwijt met het najagen van bonnetjes, laten creditcards automatisch blokkeren als er vreemde uitgaven gedaan worden èn hebben een kraakhelder overzicht van alle abonnementen die lopen binnen de organisatie. Hiermee hebben zij weer tijd vrij gekregen om te besteden aan dingen die er écht toe doen, waarmee ze hun organisatie verder kunnen opschalen.

Jan-Willem, CFO/CTO van AthenaStudies over de naadloze integratie tussen Payhawk en Exact Online:

Payhawk boekt niet alleen het betalingsoverzicht, maar ook de inkopen in in Exact Online. De inkopen bevatten bovendien de geuploade factuur als bijlage. Daardoor staat alles in Exact en hoeft de financiële administratie of de accountant niet te zoeken in meerdere systemen.

Maar daar stopt het niet. Zo is het maken van koppelingen ook mogelijk tussen Payhawk en de bekendere HR-systemen (zoals Deel en NMBRS), waarmee je uitgaven 1-op-1 kunt koppelen aan medewerkers. Of wat dacht je van de koppeling tussen Travelperk en Payhawk, die je helpt om alle onkostenvergoedingen voor zakelijk reizen (uiteraard rekening houdend met alle verschillende BTW-codes) bij te houden op een overzichtelijke manier? Meer weten over alle mogelijke integraties met Payhawk? Daarover lees je hier meer.

Het liever horen van iemand anders?

Dat wij enthousiast zijn over Payhawk is duidelijk. Maar, als je het liever van een ander wilt horen, lees dan hier wat onze klanten vinden van alle functionaliteiten van Payhawk. Ook kun je op verschillende vergelijkingssites, zoals Capterra en G2, meer lezen over de gebruiksvriendelijkheid van onze software en de successen die te behalen zijn met Payhawk.

De koppeling tussen AFAS en Payhawk

Wat zijn de voordelen van het integreren van AFAS en Payhawk?

We zijn er trots op om te kunnen zeggen dat we sinds kort onze uitgavenbeheeroplossing kunnen integreren met AFAS, een van de populairste ERP pakketten die Nederland rijk is. Want zo’n koppeling, dat is natuurlijk enorm belangrijk. Door Payhawk en AFAS met elkaar te integreren kun je jouw finance team namelijk een hoop tijd en energie besparen. Hoe deze koppeling jou gaat helpen? Hieronder de belangrijkste voordelen op een rij.

Synchronisatie van gegevens

Allereerst zorgt de koppeling tussen AFAS en Payhawk voor een soepele synchronisatie van gegevens. Omdat de verschillende velden in AFAS en Payhawk naadloos met elkaar communiceren, gaat er bij het verwerken van facturen en declaraties geen data verloren en kun je eenvoudig het overzicht houden. Categorieën in Payhawk worden GL Accounts in AFAS en VAT codes worden 1-op-1 gecommuniceerd. Daarnaast worden kostenplaatsen en projectcodes, die worden meegegeven in Payhawk, doorgeschoten naar AFAS. En ook de leveranciersgegevens worden bij het verwerken van een declaratie of factuur meegegeven in Payhawk, waardoor het direct goed terechtkomt in AFAS.

Automatiseren van workflows

Naast de synchronisatie van gegevens, kan de krachtige OCR-technologie die door Payhawk gebruikt wordt, bonnen en facturen herkennen en uitlezen op relevante data. Deze technologie kan zelfs het onderscheid maken tussen de twee, zodat jij niet meer handmatig hoeft aan te geven of het om een declaratie of directe kosten gaat.

De OCR (Optical Character Recognition) leest de bon of factuur uit op data als bedragen, projectcodes, kostenplaatsen en BTW-codes, waardoor deze niet meer handmatig hoeven worden ingevoerd. En hoe meer bonnen of facturen door de technologie behandeld worden, hoe beter de technologie wordt in het onderscheiden van alle nuances in de kostenstromen binnen jouw organisatie. Op basis van de gegevens die het systeem herkent, wordt een voorstel gedaan om welke leverancier, grootboekrekening, BTW-code, kostenplaats en eventuele projectcode het gaat. Het is vervolgens enkel nog zaak om door de collega’s op de administratie steekproefsgewijs te laten checken of het uitlezen van de factuur en het categoriseren van de kosten goed gaat, waarna de factuur of declaratie geboekt kan worden op de juiste grootboekrekening. Makkelijker kunnen we het niet maken.

Zoals we hierboven ook al even zeiden worden de boekingen vanuit Payhawk 1-op-1 doorgeschoten naar AFAS, waarna ze in AFAS automatisch geboekt worden. Hiermee heb jij er geen omkijken meer naar en kun je in realtime bijhouden wat er allemaal aan kosten wordt gemaakt binnen je bedrijf.

Daarnaast kunnen ook alle goedkeuringsflows voor het accorderen van facturen en declaraties eenvoudig worden opgezet in Payhawk. Hoe complex je organisatie ook is, in de uitgavenbeheeroplossing van Payhawk kan naar wens de goedkeuringsflow worden ingericht, waarmee je zeker weet dat de juiste persoon verantwoordelijk is voor de kosten die gemaakt worden.

Rapportage en analyse

Als facturen en declaraties binnenkomen in de software van Payhawk, worden deze documenten direct uitgelezen op alle relevante data. Daarmee is vanaf het moment van binnenkomen van de declaratie of factuur de data compleet, waarmee je in realtime je uitgaven kunt bijhouden èn met deze data aan de slag kan.

Hierdoor krijg je uitgebreide mogelijkheden om rapportages te maken en analyses te doen, waarmee je op ieder gewenst moment een helder inzicht hebt in hoe de organisatie er financieel voorstaat. Ook zijn er in Payhawk standaardrapporten beschikbaar, waardoor jij niet meer constant het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. Alle beschikbare data in Payhawk kun je vervolgens ook weer eenvoudig exporteren naar Excel, waarmee jij, mocht je dit willen, zelf aan de slag kan met het maken van rapportages.

Voor welke bedrijven is de integratie tussen Payhawk en AFAS geschikt?

In principe zijn goede bedrijfsprocessen en een soepele backoffice voor ieder bedrijf belangrijk. Maar helemaal als je een MKB’er, grootzakelijk bedrijf, of een bedrijf bent met een grote groeiambitie, is het belangrijk om te investeren in bedrijfsprocessen die met je mee kunnen groeien. Zo wordt alles wat aan de ‘achterkant’ van jouw organisatie gebeurt, nooit de bottleneck om verder te kunnen groeien.

Mocht je al met AFAS werken, dan is Payhawk hiermee integreren natuurlijk voordehandliggend. Maar ook als je werkt met een ander ERP of systemen die een integratie hebben met Payhawk, kan het enorm waardevol zijn om de mogelijkheden van Payhawk verder te ontdekken. Deze uitgavenbeheeroplossing neemt je een hele reeks handmatige processen uit handen, waarmee je jouw organisatie efficiënter laat werken, plus dat het je de beschikking geeft over realtime financiële data om keuzes op te baseren.

Twijfel je nog over de juiste ERP integratie voor jouw groeiende bedrijf? In dit ebook lees je welke integratie bij welk type bedrijf past, waarmee jij zeker weten de juiste keuze kunt maken.

Jouw organisatie klaarstomen voor de toekomst

Zoals je hierboven hebt kunnen lezen, heeft het integreren van je ERP en uitgavenbeheeroplossing de potentie je bedrijfsvoering vele malen efficiënter te maken. Minder handmatig werk, een snellere maandafsluiting, automatische workflows–ga zo maar door.

De belangrijkste manieren waarop een integratie tussen je ERP en uitgavenbeheeroplossing zoals Payhawk jou helpt, is door gegevens te synchroniseren tussen verschillende systemen en door het automatiseren van workflows. Daarnaast wordt door de integratie data in realtime beschikbaar, waarmee je op ieder gewenst moment je analyses kunt maken. Door een krachtige uitgavenbeheeroplossing als Payhawk te koppelen aan AFAS, krijg je alle voordelen van beide systemen. Hiermee maak je de organisatie efficiënter en krijgen mensen weer tijd om zaken op te pakken die daadwerkelijk waarde toevoegen. Dit betekent dat je met de juiste integraties de kans krijgt om je organisatie klaar te stomen voor de toekomst.

Benieuwd hoe zo’n integratie er in de praktijk uit ziet?

Tijdens een gratis live demo laten we graag zien hoe een integratie tussen Payhawk en AFAS (of een andere software) werkt, zodat jij kunt beoordelen of dit interessant is voor jouw organisatie. Gedurende een demo lopen we door de meestgebruikte processen heen, waarmee je een goed beeld krijgt van hoe de verschillende systemen werken én samenwerken. Boek hier een gratis live demo!