Hoe digitaliseer je het uitgavenbeheer in energiebedrijven? Een checklist

Het is daarbij noodzakelijk dat zij op het gebied van bedrijfsuitgaven een digitale transformatie ondergaan. Maar hoe digitaliseer je het uitgavenbeheer in energiebedrijven en wat levert dat op? Payhawk stelde voor jouw energiebedrijf een checklist op.

Dit vind je misschien ook interessant:

• 11 tips voor een effectief kostenbeleid
• Het belang van efficiënte uitgavencontroles
• Creëer een wereld zónder verloren bonnetjes en mét foutloze administratie?
• Uitgavenbeheer in de luchtvaart

Benutting van technologieën voor verbeterde efficiëntie in uitgavenbeheer

De afgelopen jaren was binnen de energiebranche sprake van sterke fluctuaties in energieprijzen als gevolg van wereldwijde ontwikkelingen. Daardoor is het kostenbeheer voor bedrijven die opereren binnen de energiebranche, nog belangrijker geworden. Tegelijkertijd zijn er voortdurend grote innovaties gaande in deze branche en veranderen businessmodellen a.g.v. de energietransitie in razend tempo. Bedrijven die actief zijn in de energiesector MOETEN bovendien mee met trends op het gebied van verduurzaming en automatisering.

Het doorvoeren van automatisering is gericht op zowel het verbeteren als het sturen van de bedrijfsvoering, onder andere op het gebied van slim uitgavenbeheer. Vanwege de toename van digitale, slimme technieken, is het doorvoeren van een digitale transformatie een ‘must’. Hier ligt echter een van de grootste uitdagingen voor de energie sector. Zo’n transitie betekent namelijk dat je nieuwe technieken voor registratie en administratie als bedrijf moet gaan omarmen.

Met name oudere organisaties in deze branche die van oorsprong een (semi) overheidsachtergrond hebben, hebben daar moeite mee. Die werken namelijk nog steeds voornamelijk met legacy systemen (verouderde computersystemen). Daar afscheid van nemen blijkt in de praktijk een grote verandering te zijn en vormt een van de grootste uitdagingen op dit moment.

Digitalisering: welke technologieën spelen een rol bij beter uitgavenbeheer? Een checklist

Het is onvermijdelijk. De Financial Controller of CFO binnen energiebedrijven ontkomt er niet aan om zich te moeten richten op de mogelijkheden die technologieën bieden voor beter uitgavenbeheer. Met slimme technologie kan namelijk ingespeeld worden op de hedendaagse en toekomstige uitdagingen omtrent uitgavenbeheer waar het financiële team van energiebedrijven mee te maken krijgt.

Payhawk stelde speciaal voor jou als financial een checklist op van slimme technologieën die het uitgavenbeheer voor energieleveranciers helpen te verbeteren. In hoeverre maakt jouw organisatie al gebruik van de onderstaande mogelijkheden? En in hoeverre zijn 1 of meer van deze opties voor jouw organisatie implementeerbaar?

1. Automatisering van uitgavenbeheer

Effectief uitgavenbeheer betreft allerlei processen, van het invoeren van data tot het boekhoudkundig verwerken en analyseren van gegevens omtrent bedrijfsuitgaven op de werkvloer. Nieuwe technieken zoals Machine Learning (ML) en Artificial Intelligence (AI) maken uitgavenautomatisering mogelijk. Ze helpen medewerkers om bonnetjes snel te digitaliseren en transacties automatisch te categoriseren voor optimale kostenallocatie binnen de energie-industrie.

Een slim uitgavenbeheersysteem neemt medewerkers veel werk uit handen, detecteert afwijkingen en geeft automatisch suggesties. Het versnelt het boekhoudproces en extraheert gegevens voor een betere besluitvorming. Kunstmatige intelligentie verbetert het uitgavenbeheer binnen de energiesector aanzienlijk.

Hoe slim is het uitgavenbeheersysteem van jouw organisatie in de energiebranche al?

2. Gebruiksvriendelijke interfacing

Het invullen van complexe formulieren door de werkvloer; Het opzoeken van gegevens in allerlei administraties wat ervoor zorgt dat ze lastig te vinden zijn; Onbegrijpelijke vragen beantwoorden; Of de noodzaak tot het verrichten van veel administratief werk omtrent bedrijfsuitgaven, bovenop het primair takenpakket dat een medewerker op de werkvloer moet vervullen. Dat zijn allemaal zaken die een effectief proces van uitgavenbeheersing in de weg staan. Het is echter onmogelijk om de werkvloermedewerker niet te betrekken in dit proces.

Op basis van de hedendaagse technologie is het echter wel mogelijk om medewerkers een gebruiksvriendelijke, digitale interface aan te bieden die hun administratieve processen in het kader van uitgavenbeheer sterk vereenvoudigd. Bonnetjes kunnen gescand worden in plaats van dat ze handmatig moeten worden ingevoerd. En de gegevens van papieren en digitale documenten zoals facturen, worden op basis van slimme technologie automatisch direct herkend en ingevuld.

Gebruiksvriendelijke interfacing waarborgt dat gebruikers direct toegang hebben tot alle benodigde zaken voor hun uitgavenverantwoording. Dat ze suggesties krijgen over ‘wat’ ze het beste ‘waar’ aan kunnen schaffen. En dat ze zich niet langer een ongeluk hoeven te zoeken naar wat ze daarbij nodig hebben.

3. Cloud computing

Moderne oplossingen voor digitalisering voor het beheer van bedrijfsuitgaven, zijn gebaseerd op Cloud Computing. Dat betekent dat er niet langer software-investeringskosten of opstartkosten hoeven te worden gemaakt, maar dat bedrijfsuitgavenbeheer in 1 klap via een abonnementsmodel kan worden geregeld. De kosten daarvoor zijn laag en duidelijk.

Medewerkers kunnen bovendien altijd en overal werken in de Cloud, iets wat met name met het oog op de werkvloer van groot belang is. Bedrijfsuitgaven worden immers niet alleen gedaan vanuit de onderneming, maar ook vanuit de marktomgeving van de organisatie, thuis, vanuit het buitenland, etc. Slimme software voor uitgavenbeheer op basis van Cloud Computing maakt het mogelijk voor medewerkers om hun bedrijfsuitgaven via een internetverbinding altijd en overal direct online te monitoren en te verwerken.

Een bijkomend voordeel voor de energiebranche, waarin bedrijven actief zijn die in snel tempo groeien als gevolg van de enorme marktdynamiek, is dat Cloud Computing gemakkelijk opschalen heel gemakkelijk maakt. Nieuwe medewerkers worden ‘plug-and-play’ aan het slimme uitgavenbeheersysteem gelinkt.

4. Onbeperkte systeemintegraties

Een goed digitaal systeem voor uitgavenbeheer binnen de energiebranche opereert niet stand-alone. Het kent vergaande integratiemogelijkheden met andere financiële systemen binnen de organisatie zoals ERP, boekhoudsoftware en bankrekeningen. Dat maakt gegevensuitwisseling en synchronisatie mogelijk. Daardoor wordt het voor verschillende gebruikersgroepen mogelijk om real-time inzicht te krijgen in financiële gegevens en uitgaven.

Het beheren en consolideren van gegevens vanuit verschillende bedrijfsonderdelen gebeurt binnen de energiebranche tot op heden vaak nog handmatig. Het is een vervelend en foutgevoelig proces dat zelden leidt tot goed actueel inzicht in de totale bedrijfsuitgaven en de verdeling daarvan. Door de onbeperkte systeemintegraties die slimme uitgavenbeheersoftware biedt, wordt het consolidatieproces aanzienlijk eenvoudiger.

5. Digitalisering van betaaloplossingen

Waar een systeem van out-of-pocket-uitgaven aan de werkvloer de meeste flexibiliteit biedt, is het qua beheersing geen goede oplossing. Moderne systemen voor bedrijfsuitgavenbeheer bieden echter digitale betalingsoplossingen die op basis van vooraf te definiëren flowcharts razendsnel kunnen worden uitgereikt. Denk aan het verstrekken van (tijdelijke) betaalkaarten en virtuele kaarten aan afdelingen, projectteams en individuen. Dat zijn betalingsmogelijkheden die met een druk op de knop gekoppeld kunnen worden aan voorwaarden en restricties.

De mogelijkheden op het gebied van digitalisering van betaaloplossingen stelt de financiële afdelingen van energiebedrijven in staat om uitgaven te beheren en controle te houden over het uitgavenbeleid. En dit terwijl medewerkers toch de flexibiliteit krijgen die ze bij het doen van zakelijke aankopen nodig hebben.

6. Geavanceerde beveiligingsoplossingen

Gegevens met betrekking tot financiën en financiële transacties zijn gevoelig van aard. Daar komt nog eens bij dat dergelijke gegevens met betrekking tot het proces van uitgavenbeheer, ook nog eens gekoppeld worden aan privacygevoelige data. Maar dat hoeft digitalisering van het proces van bedrijfsuitgaven helemaal niet in de weg te staan. Geavanceerde digitale beveiligingsmaatregelen zoals encryptie, tokenisatie en toepassing van andere beveiligingsprotocollen, waarborgt namelijk de privacy en veiligheid van gegevens en van hun gebruikers volledig.

Daar komt nog eens bij dat juist het risico op externe en interne vormen van fraude door middel van slimme software voor bedrijfsuitgaven aanzienlijk kan worden verkleind. Slimme automatisering voor uitgavenbeheer van energiebedrijven in combinatie met zakelijke betaalkaarten voorkomt zowel fraude als fouten. En het zorgt daarnaast ook nog eens voor extra efficiency.

De voordelen van digitalisering voor energiebedrijven en nutsbedrijven

Er is sprake van een groot aantal uitdagingen voor financiële teams binnen energie- en nutsbedrijven. Enerzijds worden ze geacht om bedrijfsuitgaven te kunnen beheersen, te kunnen sturen en te adviseren over te ondernemen acties en zo bij te dragen aan de efficiency. Daarbij wordt van hen verwacht dat ze tijdig informatie kunnen verstrekken aan het management, ook op consolidatieniveau.

Anderzijds verwacht de werkvloer voldoende mate van vrijheid. Het uitgavenproces moet beheerst worden, maar niet ten koste van de door de werkvloer benodigde bestedingsvrijheid. Bovendien heeft die werkvloer een hekel aan vergaande administratieve verplichtingen omdat de tijd die daaraan gespendeerd moet worden ten koste gaat van de business.

Goed nieuws dan! Want de mogelijkheden die digitalisering op het gebied van uitgavenbeheer aan energiebedrijven en nutsbedrijven biedt, zijn aanzienlijk:

• Meer efficiency en schaalvoordelen in bestedingsprocessen
• Veel minder administratieve belasting
• Veel betere stuurinformatie:, realtime, solide en geconsolideerd

En dat alles zonder dat het leidt tot extra uitdagingen en de noodzaak tot opschaling van het financiële team. Sterker nog, binnen het totale proces t.b.v. boekhouding kan door middel van digitalisering fors op tijd en kosten bespaard worden. En dat terwijl er t.o.v. de huidige, niet digitale werkwijze veel nauwkeurigere informatie beschikbaar komt, bijvoorbeeld door op maat gemaakte uitgavencategorieën in te voeren.

Uitgavenbeheer met Payhawk

Payhawk is actief als fintech bedrijf dat software voor uitgavenbeheer en zakelijke betaalkaartoplossingen voor bedrijven, onder andere in de energiebranche, aanbiedt. Onze checklist met technologieën die door middel van digitalisering het proces van uitgavenbeheer sterk kunnen verbeteren, staat in beginsel los van ons software-as-a-service (SaaS) -product.

Maar juist de technologische functionaliteiten in onze checklist beschrijven optimaal wat ons platform aan bedrijven te bieden heeft op het gebied van digitalisering van uitgavenbeheer. Met Payhawk is een organisatie verzekerd van ‘State of the Art’ uitgavenbeheertechniek, oftewel het hoogst denkbare niveau van softwareontwikkeling op ieder moment.

Ook het anticiperen op toekomstige trends en ontwikkelingen in het uitgavenbeheer voor energie bedrijven wordt daarmee mogelijk. De technische innovatie van Payhawk zal namelijk blijven evolueren naarmate de ontwikkeling van nieuw functies mogelijk wordt.

Dit blijven wij doen zodat jij de financiële uitdagingen waar de energiebranche nu en in de toekomst mee te maken krijgt, het hoofd kan blijven bieden.

Het belang van digitalisering in uitgavenbeheer met betrekking tot duurzaamheidaspecten

Het is belangrijk om op te merken dat in het proces van digitalisering van bedrijfsuitgaven niet alleen de traditionele doelstellingen van het vergroten van efficiency en effectiviteit centraal staan. Beide dragen uiteindelijk bij aan de winstgevendheid van een organisatie. Dat is belangrijk maar het is niet waar alles om draait.

Zowel de overheid als de moderne klant eisen van energie- en nutsbedrijven actie en verantwoording omtrent duurzaamheid van de bedrijfsvoering. Dat proces vergt goede stuurinformatie en krachtige rapporteringsmogelijkheden, onder andere met het oog op verplichte ESG-regelgeving omtrent externe duurzaamheidsrapportage. Payhawk maakt het mogelijk om sneller, betere informatie te kunnen genereren op het gebied van duurzaamheid en hier realtime over te kunnen rapporteren. Dat zorgt voor grip op de CO2-footprint. En dat vergroot de ESG-score dan weer aanzienlijk en biedt zo betere toegang tot investeringskapitaal dat transparantie over duurzaamheid als voorwaarde stelt.

En overigens betekent duurzaamheid binnen ESG niet alleen dat men scoort op milieuvriendelijkheid. Het betekent ook dat de organisatie compliant is t.a.v. de strenge controle die onder andere de overheid op deze sector uitvoert. Dit is het geval vanwege het grote aandeel van gemeenschapsgeld in de bedrijfsvoering, en vanwege de grote betekenis van energieproducten voor de samenleving. Payhawk draagt m.a.w. bij aan verduurzaming van de energiesector in brede zin. Dus qua milieu impact, compliance en op sociaal gebied.

Meer weten?

Zien is geloven. Dat snappen wij bij Payhawk.

Vraag daarom vrijblijvend een demo aan en ervaar de voordelen. Klinkt het je allemaal fantastisch in de oren maar twijfel je aan onze objectiviteit? Een aantal van onze klanten maakte voor jou inzichtelijk hoe ons slimme uitgavenbeheersysteem hun organisatie hielp te groeien.