Van excel naar efficiëntie: optimaliseer jouw uitgavenbeheer

In deze blog duiken we dieper in de voordelen van een geïntegreerde oplossing voor uitgavenbeheer. We bespreken hoe technologie niet alleen helpt om financiële processen te stroomlijnen, maar ook om de maandelijkse afsluiting te versnellen, de productiviteit van je team te verhogen, en zelfs de strategische groei van je bedrijf te ondersteunen. Bovendien laten we zien hoe een goed ingericht uitgavenbeleid niet alleen zorgt voor kostenbeheersing, maar ook voor een verbeterde samenwerking tussen financiële teams en andere afdelingen.

Wist je dat 72% van de financiële besluitvormers fouten tegenkomt in de onkostendeclaraties van werknemers? Uit onderzoek van YouGov in samenwerking met Payhawk blijkt daarom niet voor niets dat uitgavenbeheer een kritieke eerste stap is voor bedrijven die hun financiële processen willen verbeteren en tijd willen besparen. Toch heeft slechts 67% van de financiële besluitvormers hun processen volledig gedigitaliseerd. Dit resulteert in aanzienlijk tijdverlies, tot wel 5 uur per maand.

Met inzichten van experts en ervaringen van klanten zoals Giancarlo Bruni van Heroes en Javier Gorena van Rentals United, laten we zien hoe bedrijven profiteren van een gedigitaliseerde aanpak. Of je nu worstelt met het beheren van onkostendeclaraties, op zoek bent naar manieren om fraude te verminderen, of gewoon je financiële processen wilt optimaliseren, deze blog (en het bijbehorende ebook) biedt je de tools en kennis om de controle over je uitgaven terug te krijgen.

Waarom een uitgavenbeleid essentieel is

Een goed uitgavenbeleid is meer dan alleen een op papier vastgelegd beleid; het is een fundamenteel onderdeel van effectief financieel management dat een scala aan voordelen biedt voor elke organisatie. Hier zijn de belangrijkste redenen waarom een uitgavenbeleid cruciaal is:

• Optimalisatie van efficiëntie in processen: Een duidelijk uitgavenbeleid vereenvoudigt de administratieve processen door het minimaliseren van handmatige taken en dubbele controlemechanismen. Hierdoor wordt de tijd die je team besteedt aan administratieve rompslomp aanzienlijk verminderd
• Versterkte kosten- en budgetcontrole: Met een goed gedefinieerd uitgavenbeleid krijg je altijd helder inzicht in waar het geld naartoe gaat. Het beleid helpt bij het vaststellen van uitgavenlimieten en goedkeuringsprocessen, zodat alle uitgaven binnen de vooraf gedefinieerde budgetten blijven.
• Verbeterd kasbeheer: Effectief uitgavenbeheer draagt bij aan een gezonder kasbeheer door te zorgen voor een nauwkeurige planning en een efficiënte toewijzing van middelen. Door het beleid te volgen, kun je liquiditeitsproblemen vermijden en ervoor zorgen dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om aanlopende verplichtingen te dekken.
• Behoud van operationele wendbaarheid: In een dynamische bedrijfsomgeving is flexibiliteit van groot belang. Een goed uitgavenbeleid stelt je in staat om snel in te spelen op veranderingen in de markt of interne omstandigheden zonder de controle over je financiën te verliezen.

Hoe begin je?

Een uitgavenbeleid is alleen effectief als het gemakkelijk toegankelijk en duidelijk is voor iedereen in het bedrijf. Helaas zijn beleidsregels vaak moeilijk te vinden, verstopt in Notion-pagina's of verspreid over e-mails en chats. Dit maakt naleving een uitdaging en kan leiden tot inefficiënties en fouten.

Kwint Jansen, Sales Manager Benelux bij Payhawk, zegt hierover:

"Begin met het in kaart brengen van je financiële processen, zoals valutabeheer, wisselkoersen en uitgaven. Evalueer hoeveel tijd je kwijt bent aan handmatige taken en overweeg automatisering."

Bestrijd fraude met geavanceerde veiligheids- en nalevingsprotocollen

Fraude is een reëel risico. In de afgelopen jaren heeft 69% van de bedrijven in de Benelux te maken gehad met fraudepogingen, en 91% van deze bedrijven leed daadwerkelijk schade. Dit bleek uit een onderzoek van Allianz Trade. Zonder transparantie en controle in je uitgavenbeheer vergroot je de kans op fraude en misbruik van bedrijfsfondsen.

Zakelijke betaalkaarten bieden een verhoogde beveiliging en compliance, wat essentieel is om fraude te voorkomen. Giancarlo Bruni, CFO van Heroes, vertelt:

Als je in het buitenland gaat werken, is het heel gemakkelijk om de controle over de uitgaven van je bedrijf te verliezen. Payhawk geeft me alle controle en inzicht die ik nodig heb om mijn werk goed te doen en de beste beslissingen te nemen."

Welke hulpmiddelen heb je nodig?

Effectief uitgavenbeheer vereist een combinatie van strategische planning en de juiste technologie of tech stack. De sleutel tot succes ligt in het inzetten van de juiste tools die je helpen bij het stroomlijnen van processen, het verbeteren van nauwkeurigheid en het waarborgen van naleving. Hier zijn, volgens ons, de essentiële hulpmiddelen die je nodig hebt om je uitgavenbeheer naar een hoger niveau te tillen:

Zakelijke betaalkaarten
Zakelijke betaalkaarten vormen de basis van een effectief uitgavenbeheer. Ze bieden een directe en gecontroleerde manier om zakelijke uitgaven te doen en te traceren. Door gebruik te maken van zakelijke kaarten kunnen medewerkers uitgaven doen zonder hun eigen middelen te hoeven voorschieten, wat zorgt voor een snellere en nauwkeurigere verwerking van onkosten. Deze kaarten komen vaak met ingebouwde controles en limieten die helpen bij het handhaven van je uitgavenbeleid.

OCR-technologie
Optical Character Recognition (OCR) technologie speelt een cruciale rol in het automatiseren van de verwerking van bonnetjes en facturen. Deze technologie scant en leest gedigitaliseerde documenten om alle relevante gegevens automatisch in te voeren in je boekhoudsysteem. Dit vermindert de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer, minimaliseert fouten en versnelt de verwerking van onkostendeclaraties.

AI-gedreven fraudepreventie
Artificial Intelligence (AI) biedt krachtige tools voor fraudepreventie door continu te leren van transactiedata en patronen. AI-systemen kunnen verdachte activiteiten in real-time identificeren door afwijkingen en onregelmatigheden in uitgavenpatronen te detecteren. Dit stelt je in staat om snel in te grijpen bij mogelijke frauduleuze transacties en voorkomt schade door misbruik van bedrijfsmiddelen.

Idris Jaber, Business Development Manager Benelux bij Payhawk, adviseert:

Payhawk biedt een hoge mate van gedetailleerde controle, ongeacht de grootte van je bedrijf. Ons platform stelt je in staat de werking van je bedrijf nauwkeurig na te bootsen en de controlefuncties daarop aan te passen.

De voordelen van een oplossing voor uitgavenbeheer

Het is nu wel duidelijk dat het beheren van bedrijfsuitgaven op een effectieve manier het verschil kan maken tussen een goed presterende organisatie en een bedrijf dat worstelt met onnodige kosten en vertragingen. Een robuuste oplossing voor uitgavenbeheer biedt tal van voordelen die je kunnen helpen om zowel operationele als strategische doelen te bereiken. Denk hierbij aan:

Het versnellen van de maandafsluiting
Zoals Parkos dat deed, die de tijd voor de maandafsluiting meer dan halveerde. Steven Packer, Head of Finance bij Parkos deelt:

Payhawk en Parkos groeien samen. We besparen meer tijd en geld met elke functie die Payhawk uitbrengt! En deze besparingen samen hebben ons geholpen onze tijd om de maand af te sluiten terug te brengen van meer dan 30 dagen tot 14 dagen.

De capaciteit van je financiële team volledig benutten
Zoals Essentia Analytics dat deed. Zij hebben zoveel tijd kunnen besparen dat zij collega’s van de finance afdeling deels elders hebben kunnen inzetten. Carolina Einarsson, Finance Director bij Essentia Analytics deelt:

Tijdsbesparing met Payhawk is echt een game changer; we hebben zelfs collega’s deels kunnen toewijzen aan teams die de winstgevendheid beïnvloeden - één van onze financiële medewerker besteedt nu 50% van haar tijd aan het ondersteunen van het sales team.

Een onderscheidende gebruikerservaring bieden
Zoals AthenaStudies dat deed. Doordat ze met Payhawk elke medewerker een eigen betaalkaart hebben gegeven, hoeven deze medewerkers geen geld meer voor te schieten. Jan-Willem Gmelig Meyling, CFO/CTO bij AthenaStudies deelt:

Medewerkers vinden het fijn om een eigen betaalkaart te hebben, in plaats van bedrijfskosten te moeten voorschieten van hun eigen rekening. Zeker bij grotere uitgaven zoals een bedrijfsactiviteit of het aannemen van boodschappen op kantoor, was dit vaak een obstakel.

Leon Steenbrink, CFO bij Mercell, vat samen:

Een samenvatting van de voordelen van Payhawk is eigenlijk een combinatie van efficiëntie en extra controle, en ik ben blij met beide, want dat is wat we nodig hebben in de financiële wereld.

Transformeer jouw financieel beheer

Uitgavenbeheer is niet alleen een kwestie van kostenbesparing, het is een strategische pijler voor groei en succes. Met de juiste technologie, zoals Payhawk, kun je niet alleen je financiële processen optimaliseren, maar ook de algehele efficiëntie en tevredenheid binnen je bedrijf verhogen.

Wil je meer weten over hoe jij jouw uitgavenbeheer kunt verbeteren? Download dan ons uitgebreide eBook en ontdek hoe je je financiële team kunt bevrijden van repetitieve taken en kunt focussen op wat écht belangrijk is: de groei van je bedrijf. Daarnaast is het ook mogelijk om een persoonlijke demo te boeken om te kijken wat Payhawk voor jouw bedrijf kan betekenen.